《秘书机构的设置》PPT课件

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1、行政秘书学原理篇第一章行政秘书学的基础知识第一节秘书与秘书学第二节秘书机构第三节秘书工作第四节秘书的职业道德和能力结构第五节秘书与领导章节安排第一节秘书与秘书学一、秘书的定义及分类1、“秘书”词义的演变（1）宫中秘藏之书（2）辅臣（3）行政职业（4）社会职业2、秘书的定义所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员——2003《秘书职业技能标准》3、秘书的职业特点1.直接性2

2、.稳定性3.知识化4.年轻化5.女性化4、秘书的分类横向分类按单位性质不同——机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。按工作内容不同——行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。纵向分类（层次）高级、中级、初级我国党政机关秘书高级秘书：秘书长、办公厅（室）主任。一般是省、厅两级的秘书人员。中级秘书：办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。一般是处、科两级的秘书人员。初级秘书：是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待

3、、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。企业秘书高级秘书：包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，这是秘书职位的顶点。要求有长期的相关工作经历，良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……而具备这些条件的人才更是凤毛麟角。中级秘书：包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25—35岁左右。初级秘书：包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。职责一般比较单一，技术含量较低，

4、薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。企业秘书的各种类型总经理行政助理ExecutiveAssistantManager总经理助理AssistanttoGeneralManager总经理秘书ExecutiveSecretary总经理秘书SecretarytogeneralManager行政秘书ExecutiveSecretary行政助理AdministrativeAssistant机要秘书Secretary接待文员Clerk企业部分秘书岗位工作职责【办公室主任岗位职责】1.领导办公室工作并具体主持行政事务工作；2.召集公司办

5、公室每周例会,制定每周工作计划;3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告;4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划;5.负责公司防火防盗及交通等安全管理工作;6.公司员工及住房管理;7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;8.总经理办公室人员编制管理;9.对外联系的工作计划制订与实施.【行政主管岗位职责】1.按合同实施物资采购和小型用品采购;2.员工午餐的具体安排;3.电话费缴纳;4.环境卫生管理;5.外来宾客的住宿安排;6.车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系；7.办理公司员工暂住证及与治安委

6、员会联系。8.其他工作配合。【前台文员岗位职责】1.交换机电话转接；2.传真收发与登记；3.前台接待、登记；4.来宾引见、招待、接送；5.打印监督与考勤汇总；6.请假及加班申报单的保管、汇总、造表；7.锁门、电梯管理、检查灯光和门窗；8.报刊函件收发及报纸的整理保管。1、秘书学的学科发展全国性秘书杂志目录《秘书工作》（中共中央办公厅秘书局编）《秘书》（上海大学编）《秘书业务》（中共广东省委办公厅）《秘书之友》（兰州大学）《秘书界》（成都市秘书学会编）《秘书学研究》（江汉大学编）《文秘》（沈阳大学编）《秘书学刊》（郑州秘书专科学校编）二、秘书学的学科发展与

7、研究对象2、秘书学的研究对象“秘书工作”说“辅助管理”说“对象多元”说“秘书活动”说秘书学的研究对象=秘书工作+秘书人员3、秘书学的学科特征秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。其学科特征体现在：1）知识的综合性（与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系、心理学等学科有着密切的关系）2）理论的应用性3）学科的群体性（理论秘书学、应用秘书学）第二节秘书机构一、秘书机构的概念广义的秘书机构，是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、文

8、书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。秘书机构图办公室（主任、副主任）调