关于秘书机构设置原则的几点探讨和思考

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1、关于秘书机构设置原则的几点探讨和思考黄月寒安徽师范大学文学院秘书机构一般根据单位的职责和任务等的实际需耍设置，虽然目前没有统一的规定和耍求，但其设置必须遵循一些基本原则。科学合理地设置秘书机构具有十分重要的意义:有利于群体形成合力，提高工作效率;可以避免秘书机构因规模过于庞大而导致职责不清、人浮于事;便于迅速解决各种问题、处理各样局面。[1]但目前对于秘书机构的设置原则，学术界仍存在不同看法。一“原则”与“要求”的区别有不少论著把“原则”与“要求”混为一谈。比如刁㈩丁先生在《论我国地方国家机构设置的基本原则》（

2、《政治学研究》1985年第2期）中提出：“‘努力把国务院建设成为……’。这既是机构改革的要求、标准和A的，也是机构设置依据和原则的全面概括。”把“要求”“标准”“目的”“依据”和“原则”全部指向同一事物，这有失合理。在《现代汉语词典》中，“原则”的释义是:说话或行事所依据的法则或标准。“要求”的释义是:提出具体愿望或条件，希望得到满足或实现。“原则”与“要求”的区别在于:原则是标杆，是宏观的，是客观存在的，是衡量事物正确与否的标尺;要求则是依据原则对行动进行细化，是微观的，而且是可以变化的，所以不能作为衡量正误

3、的标尺。二关于秘书机构设置原则的代表性观点及其探讨国家行政机关对秘书机构设置有明文规定：“秘书工作机构，应根据精简原则，尽力减少层次。办公厅一般可分设两层，最多不超过三层。”“适应业务分工，组织机构可适当向横的方面发展，逐渐改变过大过多的一揽子的组织形式。条件许可时，可把秘书业务、研究工作、机关事务管理工作划分开来，具体编制应依各地区各部门具体情况决定。”[2]（一）观点列举根据此项规定，秘书学研宄者们纷纷提出了关于秘书机构设罝原则的见解。现将有代表性的观点列举如下，并对可能产生疑问的观点作简要解释。1.“一、

4、适应性原则；二、分级管理原则;三、精简、高效原则；四、相对稳定原则。”[3]分级管理是指每一层级的秘书机构都有对应层级的领导，不存在多层领导，否则秘书机构开展工作将无所适从。相对稳定是指秘书机构一旦设立就应避免随意变动，否则会影响秘书机构职能的发挥。2.“设置秘书工作机构有三个原则:一是精简原则；二是纵向层次尽量少的原则；三是横向幅度可适当加大。”[4]纵向层次少有利于上下沟通，提高工作效率；横向幅度大有利于扩大工作覆盖面，处理繁杂的事务。这三大原则主要是以秘书工作内容繁琐、种类繁多为依据提出的，也是根据上文中

5、的规定得来的。3.“狭义秘书部门（指典型的秘书部门）……的设罝原则：一是凡独立的单位，……必须设立秘书部门，这是主要的原则。二是大单位内的分支机构，如果存在一定的秘书工作任务，也就可以设立办公室或秘书科。三是秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。”[5]独立的单位是指有领导，有办事人员，有经常性业务，在一定范围内独立行使一定职权的实体单位。这些单位的存在范围很广，从党政军群到基层单位均涵盖在内。工作性质相适应是指因为各类领导机关工作性质不尽相同，工作的侧重点和具体职责也各有不同，所以秘书机构和所属机关要“专

6、业对门”。4.“秘书机构的设置，要适应……实际需要，这是总原则。具体体现在以K三个方而：（1）凡独立单位必须设置秘书机构；（2）秘书机构的组织形式、人员配备，必须符合精简、合理、高效的要求；（3）秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。”[6]5.“秘书机构的构建，应遵循精简、效能，适应领导工作、综合辅助及公务服务需要的原则。”[7]秘书机构要具有适应和应变能力，为领导做好铺垫性工作，提供良好的工作环境和人际关系环境。6.“一、适应需要、横向发展;二、精干高效、减少层次;三、分工协作、责权一致。”[8]秘书工

7、作要根据工作性质进行分类，避免混乱。秘书机构所承担的工作任务和职责应与其权力一致。这些学者的见解均有道理。归纳起来我们发现，学者们普遍认为秘书机构的设置必须遵循适应性（常崇宜和陈合宜两位学者提出的独立单位必须设立秘书机构及秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应这两条原则可以用适应性原则进行解释，下文将详细说明）、精简性原则，就是要适应领导决策和管理工作的要求，要严格控制秘书机构的层级，重视秘书群体的优化，充分发挥秘书群体的优势，提高工作效率。[9]（二）分析及探讨1.重合度最高的两条原则。首先是适应性原则。它

8、主要体现为两个方面。第一，一个机关或部门必须根据需要来设立秘书机构。若机关或部门较小，则无需设置秘书机构，以避免资源浪费。若机关或部门较人，或者属于独立单位，则需要专门的秘书机构来处理和协调事务，因为总是有些事务性工作需要专门人员进行处理，如印发公文、接待来访等。在这种情况下不能为了节约资源而不设立秘书机构。同时，秘书机构的性质要和所属机构一致，比如，财务处设立的秘书室不可能是政策研宄