《会议策划与组织》PPT课件

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1、会场布置与现场服务（一）、会展业的特点产业带动性强综合效益高信息交流城市形象提升提供就业机会（二）会展经济的功能整合功能纽带功能展示功能连带功能促销功能进程1.1：认识会议主题学习单元1：会议与会议策划进程1.2：会议策划导入：问题：1、根据自己的理解，说说什么是会议；2、会议有哪些类型；3、召开会议的目的有哪些。任务一会议的涵义与特点一、会议的涵义历史：原始社会的“氏族议事会”。字面含义：“会”——聚集、见面、会合等“议”——商议、讨论的意思。会议是有组织、有领导地商议事情的集会。总结：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。形成会议的

2、主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。任务一会议的涵义与特点二、会议的作用集思广益、科学决策的作用01发扬民主、动员群众、宣传教育的作用02协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用04国际交流、跨文化的沟通作用05传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用03任务一会议的涵义与特点三、会议的特点目的性01组织计划性02交流方式多样性04群体沟通性03实践训练1、背景资料：2012“中秋国庆双节出行各地高速堵车大观”2、实训要求（1）将班级分成多个小组，选取一名会议主持人。让每组的学生分别不同社会角色（如交通管理者、普通市民，旅游

3、者等），围绕既定目的，按照上述情景对“改善节庆堵车”的措施各抒己见，展开热烈讨论。（2）此外，每组选一名学生扮演秘书，对各位与会者的发言进行记录。会议结束后，记录员对各种意见和措施进行书面归纳，与会议记录一起上交指导教师。（3）指导教师随机抽取各小组的结论予以分析。任务二会议活动的基本要素引入案例：优秀企业成功经验高层研讨会简报（p8）问题：1、从材料中可以看出，一个成功的会议应由哪些要素构成？2、各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义？任务二会议活动的基本要素一、会议人员会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。1、会议主体指主要策划

4、、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、和协办单位等。“水城新津”杯会议人员举例2、会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。与会者的数量是决定会议规模的主要因素。3、其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。任务二会议活动的基本要素二、会议名称要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围和规模等。必须用确切、规范的文字表达如：“水城新津”杯四川饭店技能大赛可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议任务二会议活动的基本要素三、会议议题据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体

5、问题，是会议必备的要素。议题的主要作用：1.准确、具体的体现会议的目标，为目标服务；2.引导和制约会议的发言。任务二会议活动的基本要素四、会议时间会议召开时间和会期。五、会议的地点据会议的性质和规模，综合考虑会场的大小，交通情况环境与设备等到因素是否适合，有些要考虑政治影响或经济效果。任务二会议活动的基本要素六、会议的方式为了提高会议的效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。七、会议结果会议结束时实现目标的情况。实用范例：哈啤雪中送炭欢迎来成都参加《财富》论坛2013年，成都将举办《财富》全球论坛这样高规格的国际会议，重点向国内

6、外友人宣传成都的国际化进程作业：为明年的《财富》论坛写一封邀请函实践训练1、背景资料上海惠达科技有限公司准备在11月15日上午召开一次咨询工作会议。公司拟邀请一些专家、学者以及其他企业单位的负责人共同探讨公司发展之路。为了能让与会者有充分的时间安排好工作，公司决定提前将通知发给有关与会者。秘书发出书面通知后不久，公司总经理突然指示：“这次会议十分重要，应当还要邀请区科改委有关领导参加，听听他们的意见，以便更好地推动公司工作发展。”可是经过联系，区科改委的林主任11月15日正好在外地出差，要到11月16日才能回来。于是，秘书再次发补充通知，通知各位与会者会议时间改在11月17日召开。后来

7、，林主任的秘书打来电话说：“林主任在外地出差可能要延迟几天，还要去当地一些企业视察工作。”于是，公司的咨询工作会议无法确定时间，只能一拖再拖。2、实训要求（1）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？（2）班级讨论如何避免上述情况的出现？任务三会议的种类与工作原则一、会议的种类1、按会议的规模划分小型会议中型会议大型会议特大型会议2、按会议内容划分综合性会议专题性会议任务三会议的种类与工作原则一、会议的种类3、按会议的性质划分决策性会议：