《会展策划与组织》PPT课件

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1、会展策划与组织学习目的主要内容第一节会议的构成要素第二节会议策划第三节会议组织第四节国际性会议通过本章的学习,掌握会议策划和会议组织的具体步骤与内容,了解国际性会议的市场细分及申办程序。会议的构成要素会议策划国际性会议会议组织会议议题会议主办者与会人员会议时间会议场所会议方式确定会议目标和任务确定会议议题确定会议参加对象策划会议规模策划会议地点和时间策划会议议程日程和程序策划会议公关和宣传会议前的准备工作会议期间的组织管理会议后的总结与收尾工作国际性会场市场细分国际性会议承办方式国际性会议的申办

2、第一节会议的构成要素一、会议议题会议议题：就是会议内容,就是会议要商议、解决的问题,它是会议的基本任务。议题是会议交流的中心,与会者的报告、演讲应当紧紧围绕议题。一个好的议题往往能够起到集思广益、清晰地凸现会议目标的作用,并有助于会议效率的提高。一、会议议题二、会议主办者三、与会人员四、会议时间五、会议场所六、会议方式会议主办者：是会议活动的具体组织者,其任务主要是根据会议的目标和规划制定具体的会议实施方案,并为会议活动选择和提供必要的场所、设施和服务,确保会议正常进行。二、会议主办者三、与会人员与会人员：即会

3、议的参加者。会议应该由哪些人出席,是会议策划的重要内容,包括“谁来开会”和“多少人参加”两个方面。会议时间:是指会议的起讫时间和时间跨度。四、会议时间五、会议场所会议场所：即会议的地点,是会议的空间要素。六、会议方式会议方式：指用以达到会议效果的手段,包括活动式样、传递方式、会场布置等方面。第二节会议策划一、确定会议目标和任务会议活动：是一种目的性很强的群体性社会交往活动,人们举行会议都是为了达到某种目的、完成一定的任务。会议目标和任务的确定,一定要切合工作实际和人们的思想实际。目标过高或者过低,以及目标空洞、

4、具体任务不明确,不仅无助于会议的成功,有时甚至还会造成负面影响。会议的目标根据实际需要可以是一个,也可以是多个。有些协会或公司的工作性会议,常常需要讨论解决几个不同性质的问题,以减少召开会议的次数,提高会议的效率,因而会议的目标多而且杂。第二节会议策划二、确定会议议题在会议过程中,会议的目标与任务必须落实到具体的会议议题上。议题是为目标和任务服务的,并为目标和任务所制约。会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。APEC会议(亚太经济合作组织工商领导人峰会)目标和任务是:让工商界从企业的角度,广泛交流

5、意见和看法,共同探讨亚太地区企业发展之路并取得更清晰的共识;在竞争的同时加强合作,扩大贸易投资,共同参与,共同繁荣,增强本地区的整体竞争力,从而更好地应对新经济和全球化带来的机遇和挑战。议题：“新世纪、新经济:在全球化中发展”。议案:单项议题的正式书面文件。第二节会议策划三、确定会议参加对象会议的参加对象应当依据会议的目的、性质、议题以及议事规则来确定。会议参加对象确定是否恰当关系到会议的目标是否能顺利实现。第二节会议策划四、策划会议规模影响会议规模的主要因素是动用的人员数量,其中又以参加会议的总人数为主要依据

6、。会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。会议的规模与会议的效果密切相关。会议的规模直接制约会议的效率。会议规模还与会议成本有关。第二节会议策划五、策划会议地点和时间会议地点的策划会议地点的策划包括两方面的含义:一是选择合适的地方;二是选择合适的场馆(包括会场、住食的饭店等)。现代会议地点的选择不仅要考虑是否能够容纳会议的人数这些简单的问题,更重要的是考虑这一地点能否突出会议主题、提高会议效果、有利于实现会议目标。会议时间的策划会议时间的策划也涉及两方面问题:一是指什么时候召开会议最为合适;二是指

7、会期的长短。会期的长短要依据会议的实际需要来确定。由法律法规以及由组织章程或议事规则明确规定会期的,应当严格按规定的会期召开,非特殊情况不得提前或推迟。第二节会议策划六、策划会议议程、日程和程序会议议程：是会议主要活动的安排顺序,它将会议的议题按付诸讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来。确定会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间,凡会期满一天的会议都应当制定会议日程,以便与会者和会议工作人员了解会议的具体进程。会议程序：是一次具体会议活动的详细顺序和步骤,是会议议程的具体化和明细化,可供会议

8、主持人直接操作,也可让与会者了解每次具体会议活动的内容及时间顺序。第二节会议策划七、会议公关和宣传的策划会议的公关和宣传是会议组织工作的有机组成部分,也是会议取得成功的重要保证。不同类型、不同性质的会议,其公关和宣传的目的与意义不一样。与媒体沟通是会议公关和宣传主要的、首选的方法。会议的公关和宣传报道分为会前、会间、会后三个时段,不同的时段具有不同目的和不同的公关、宣传效果。第三节会