学校档案工作业务建设规范

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1、档案工作业务建设规范武汉市档案局2015年3月档案业务规范文件《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局8号令《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T282002）《全宗卷规范》(DA/T12—2012)《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》（鄂档规20111号）教育部国家档案局第27号令（《高等学校档案管理办法》）《湖北省档案工作业务建设规范》（鄂档规20116号）《湖北省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规2

2、0112号）《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法》（鄂档规20121号）《武汉市归档文件整理办法》（武档规20122号）《会计档案管理办法》（财会字199832号）内容档案工作制度归档文件材料的收集归档文件材料的整理内容档案的保管档案的移交档案的统计、鉴定及销毁档案的开发利用档案信息化要求机关单位荣誉室建设一、档案工作制度机关档案分类方案、归档范围、保管期限表（简称机关档案“三合一”制度）。分类方案按档案门类结合机关档案分类方法编制；归档范围应涵盖机关形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类

3、和载体的文件材料；保管期限应符合国家相关规定。各级直属一级机关档案“三合一”制度应报送同级档案行政管理部门审批；垂直管理机关档案“三合一”制度应报送同级档案行政管理部门备案；二级以下单位档案“三合一”制度应报送主管机关审批。本机关档案工作制度档案保管制度为了维护机关档案的历史面貌，确保档案的完整与安全，使档案排列有序，便于查找利用，制定本制度。一、严格按照《立卷归档制度》，做到收集齐全完整，集中统一管理。二、档案库房具有防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光等设施，确保档案的安全。三、定期或不定期地对所有档

4、案进行检查，及时排除不安全因素，防患于未然。四、档案人员必须严格执行档案借阅、利用、鉴定销毁制度，维护档案的安全与保密。档案利用制度一、本机关人员利用档案时，必须填写档案借阅登记表，写明利用的内容、目的、借阅时间、借阅人，做到限期交回注销。如因遗失或损坏档案的，要追究借阅人的责任。二、本单位档案原则上不外借，如因工作需要确需外借的，必须经分管领导批准，并办理借阅手续。三、凡利用档案者，不得对档案进行涂改、圈划、挖补、损坏，违者视情节论处。四、查阅密级较高的档案，应报分管领导批准。档案保密制度一、严格执行《保密

5、法》，遵守保密制度，保守党和国家秘密。二、查阅利用档案，必须严格履行登记手续，查阅机密文件，须经分管领导批准。三、未经领导批准，不得擅自复印档案。四、档案工作人员不得以任何理由和方式对外泄露档案中的机密，对造成失泄密事故者，应追究其责任。立卷归档制度一、立卷归档范围：按照本单位的工作性质和职能确定归档和不归档的范围，确保归档文件材料齐全完整。二、立卷归档时间：文书档案、照片档案在每年三月底以前，基建档案在工程竣工时，会计档案由财务室保管一年后移交。三、立卷归档要求：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联

6、系，区别不同保管价值，分类立卷清楚，排列有序，编目清晰，装订整齐。四、本机关档案由档案兼职人员负责收集齐全后，各科室抽人会同档案兼职人员整理归档。档案鉴定销毁制度一、档案的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满档案，认真进行鉴定。二、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。三、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。档案管理员岗位责任制一、监督指导本机关各部门有关档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各

7、项规章制度。二、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。三、熟悉档案业务，工作认真负责，积极提供利用，热情为本机关领导和各部门利用者服务。四、严格遵守保密制度，不得失泄密。五、认真履行工作职责，严格执行档案管理工作制度，确保档案安全。如因工作失误造成损失，视其情节论处。学校档案一级设置类目（一）党群工作类主要包括党委（总支、支部）、共青团、少先队、工会、民主党派等组织形成的文件材料。（二）行政管理类主要包括行政事务、人事管理、安全保卫、法纪监察、计划生育、总务、外事等工作中形成的文件材料以及公开出

8、版物、校报、刊物等。（三）教学科研类主要包括教学管理、教学实践、教学研究、德育教育及科研课题研究准备、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广等活动中形成的文件材料。（四）教师业务管理类主要包括教师教学计划、教学方案、发表的论文及个人基本情况、进修培训等有关文件材料。（五）学籍管理类主要包括招生、学籍登记；在校学生异动情况；毕业生成绩册、登记表；义务教育基本情况统计等文件材料。（六）资助类主要包括国家