湖北省机关档案工作业务建设规范

《湖北省机关档案工作业务建设规范》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、鄂档规〔2011〕6号省档案局关于印发《湖北省机关档案工作业务建设规范》的通知各市、州、县档案局，省直各单位档案部门：为适应新形势下机关档案工作发展的需要，推进机关档案管理政策法规和规范标准的贯彻落实，提高全省机关档案工作管理水平，更好地为机关各项工作服务，省档案局对1999年印发的《湖北省机关档案工作业务建设规范》和2005年印发的《湖北省机关荣誉室建设指导意见》进行了修订合并，现印发给你们，请认真贯彻执行。执行中的问题请报告我局档案馆室业务指导处。二○一一年七月二十二日—1—湖北省机关档案工作业务建设规范（1999年3月印发，2011年

2、7月修订）为了适应新形势下机关档案工作的需要，提高机关档案工作规范化、标准化和现代化水平，更好地为机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《湖北省档案管理条例》等规定，结合湖北省机关档案工作实际，制定本规范。一、档案工作机构与人员机关应建立综合档案室，配备档案人员，集中统一管理机关各种门类和载体的档案。在行政中心（大楼）集中办公的多个机关，可以建立联合档案室性质的档案（文件）管理中心，集中管理大楼内多个机关的档案。二、档案工作主要任务（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，制定

3、本机关、本系统档案工作规章制度。（二）按照《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》的规定，向同级档案行政管理部门办理档案登记。（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。—19—（四）运用现代化手段，积极开发利用档案信息资源，为机关各项工作服务。（五）按照《中华人民共和国政府信息公开条例》及相关规定，向同级国家综合档案馆报送政府公开信息。按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定，向同级国家综合档案馆移交档案资料。（六）对机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作和系统档案工作进行业务监督和指导。（七）

4、完成上级领导交办的其它工作。三、档案用房及设施设备（一）档案用房机关应设置档案库房、阅档室和档案员办公室，并实行三室分开。成立满20年和实物档案多的机关，还应建立实物档案室。形成档案特别多的机关，应根据工作需要设置档案整理和信息化等技术工作用房。档案用房应相对集中，不宜设在楼房的最高或最底层，以利于档案安全管理和防潮、防漏。安装密集架的档案库房地面活荷载不应小于12kN／m2（1Kg等比于9.8N）。库房应安装铁门、铁窗。实物档案室是保管和展示本单位实物档案的专门场所，具有实物档案保管和陈列双重功能。（二）设施设备机关档案室应配备密集架或铁

5、皮柜、防磁柜等标准档案装具，配置防火、防盗报警系统及灭火器材等安全管理设施和—19—除湿机、空调机、温湿度记录仪、计算机、扫描仪等基本设备。四、档案工作制度（一）本机关档案工作制度1、机关档案分类方案、归档范围、保管期限表（简称机关档案“三合一”制度，格式见附件1）。分类方案按档案门类结合机关档案分类方法编制；归档范围应涵盖机关形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的文件材料；保管期限应符合国家相关规定。各级直属一级机关档案“三合一”制度应报送同级档案行政管理部门审批；垂直管理机关档案“三合一”制度应报送同级档案行政管理部门备案；二

6、级以下单位档案“三合一”制度应报送主管机关审批。2、档案管理制度。对本机关文件材料收集、整理、归档，档案保管、保密、统计、鉴定和销毁等作出规定。3、档案利用制度。对利用档案的权限、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈等作出规定。（二）系统档案工作制度对机关直属单位和系统档案工作的监督管理和专业档案管理工作作出规定。五、归档文件材料的收集（一）收集范围—19—反映本单位职能活动、历史面貌、单位和个人权益的各种门类和载体的文件材料均应收集归档。同时收集与档案有关的资料。文件材料具体收集范围按经过批准的机关档案“三合一”制度执行。实行无纸化办

7、公的机关，应做到电子文件与纸质文件双套制归档。属于国家所有的档案，任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。国家禁止归档的文件材料，不得擅自归档。（二）归档时间机关文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束（竣工）或中止后3个月内归档。设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修文件材料在工作结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务部门保存一年后向综合档案室移交。专业文件材料一般随办随归或于次年上半年归档，国家有特殊规定的按其规定执行。声像材料、电子文件、实物等即时归档。（三）归档责任与要求文件材料由承办部门负责收集、整

8、理、归档，由承办部门负责人签字负责。归档文件材料应齐全完整，整理质量应符合相关标准、规范的要求。—19—移交档案、资料应填写《档案交接文据》（格式见附件2）；移交电子档案应填写《