高等学校档案工作规范（节选）

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1、高等学校档案工作规范（节选）（1993年11月16日国家教委发布，自1994年1月1日起执行）第一章编制说明一、为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，提高档案干部的政治、业务素质，加强对高校档案工作的监督指导，更好地开发利用档案信息资源，有效地为高校和社会主义建设服务，特编制本规范。二、本规范以辩证唯物主义和档案学基本理论为指导，以档案工作的法律、法规、规章为依据。引入系统论的观点和现代化管理的方法，把高校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，充分吸取我国高校档案工作数

2、十年发展的经验教训，源于实践，高于实践，既尊重历史，又有所创新；既突出共性，又照顾个性；既统一标准，又灵活运用。三、本法规是一个较重大的系统工程，涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉，把档案基础标准，业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。四、本法规是《中华人民共和国档案法》及其实施办法《普通高等学校档案管理办法》的某些重要原则的具体化。上述法规属宏观、原则、概括的导向，偏重于“做什么”；规范则是根据高等学校档案工作的规律和特点，进行微

3、观、具体、量化的落实，偏重于“怎么做”。五、本规范与《高等学校档案实体分类法》配套使用，互为补充。引入、采用“高等学校档案”这一综合概念，编制了偏重于业务工作组织标准的总体规范《高等学校档案部门业务建设规范》。同时，根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与技术开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目设10个具体工作规范。声像载体档案由于其载体和幅面尺寸不同，有特殊的形成规律、内容特点和特殊的管理要求，我们为它单独列出工作规范。六、本法规的体例。除总体的业务建设规范

4、外，每个门类的工作规范均包括九个大项、四个附件。九个大项是：1.引言2.主题内容3.引用标准4.档案工作的基本原则5.归档范围的确定6.文件材料的部门立卷和归档流程7.档案的管理8.档案开发利用的主要内容和方法9.档案工作的各级岗位责任制四个附件是：1.归档范围和保管期限表2.二级类目代号简表3.案卷(装具)规格4.常用表格、卡片本规范依据的是已发布的国家标准，同时又考虑高校的实际，九大项中，归档范围、文件材料的部门立卷和归档流程两大项最能体现高校该门类档案的特色，其余有的部门如“档案的管理”等属于共性的，或《高等学校档案部门业

5、务建设规范》已有明确规定的，则从简、标明见该规范的某条某款。七、本规范编写中，我们对一些重大的技术问题是这样处理的：1.关于交叉问题的处理：我们的原则是,各门类档案关系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般归入相应门类档案保存；各门类档案中，除密不可分配套的声像材料外，其余均归入声像档案单独保存，在编号上用参见号的方式相互呼应，以方便查找利用。这样一来，行政管理类档案中，除综合性的外，教学（包括教务、研究生、成人教育）、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版、外事、财会等方面管理工作的文件材料就归入了相应各类，保持各类的

6、相对的完整、准确、系统，显得更加科学，更便于管理和查找利用。对不设分室而对部分门类档案实行二级管理问题，尚需实践，宜慎重处理。2.分类编号问题的处理：分类编号一是检索分类号，一是实体分类号，前者主要供分类标引，后者主要供组织馆藏。从理论上讲，而这应该有联系，也有区别。检索（信息）分类号，国家教委组织编制的《中国档案分类法——教育档案分类表》，已作了规定。实体（排架）分类号，按国家教委组织编制的《高等学校档案实体分类法》处理。充分考虑高校档案工作的历史、现状和未来，考虑这些年来档案学理论和实践的发展，考虑到国家标准的新要求，既科学

7、又实在，既简明又概况。归纳起来，主要这么几层意思：A、根据各类档案的领域范畴、形成规律和内容特点，溶类目体系和归档范围为一体，分别编制用于档号的二级类目代号简表；B、分类号由一级类目代号和二级类目代号组成；C、从一个学校档案部门最好用统一的档号模式的认识出发，在比较了国内通行的“文书档案”和“科技档案”的档号内涵之后，确定档号＝年度号＋分类号＋案卷号。这只是一般而言，如一个档案部门有多个全宗的，原则还应在前后加上“全宗号”。3.关于排架问题的处理：在编定档号之后，一律按档号排架，而不是通常的按保管期限排架。《规定》在考虑了高等学

8、校档案的归宿，它的成套性特点，它们彼此之间的有机联系之后，大胆在一个卷内把文件材料规定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列。将来鉴定时，只需把该销毁的部分清出来即可，这样既方便插卷调整，又不缺号、不空档。4.关于常用表格、卡片和