高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范

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1、国家教育委员会关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的通知教办[1993]429号各省、自治区、直辖市及计划单列市教委、高教（教育）厅（局），国务院有关部委教育司（局），委属各高等学校：为适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高等学校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化，我委在反复论证、广泛征求意见并在分片试点的基础上，制定了《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》（以下简称《分类法》、《规范》），现予发布，自1994年1月1日起施行。《分类法》和《规范》对现行的髙等学校档案分类

2、及管理有了很大改进，是高等学校档案工作的重要基础建设，望各部门切实加强领导，精心组织实施。在执行过程中，有何问题、建议，请及时报我委办公厅。《分类法》和《规范》适用于高等学校，中等职业技术学校亦可参照执行。《分类法》和《规范》的印发办法将另行通知。国家教育委员会—九九三年十一月十六日高等学校档案实体分类法第一章编制说明、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高

3、校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。（一）体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理

4、档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。（二）符合科学性本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际,又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。1.釆用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象,按照髙校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。1.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,适度注意与《中国档

5、案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。2.类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。3.类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分,从一般到具体的原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。（三）重视适用性本法采用多元，灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次院校的特点，根据各校档案实际情

6、况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。三、体系结构本法由编制说明和主表两部分组成。编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。主表由类目、标识符号、注释等组成。（一）一级类目的划分与标识一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主

7、要内容如下：DQ党群主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。XZ行政主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。JX调教学主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY科学研究主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。CP产品生产与科技开发主要包括产品生产、、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。JJ基本建设主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。SB仪器设备主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报

8、废等各个环节中形成的文件材料。CB出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。WS外事主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。CK财会主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。一级类目的标识，采用类目