会议服务工作流程和礼仪

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1、会议服务工作流程相关礼仪一、会场布置1、接到会议室使用通知后,应首先明确客人需要提供的服务项目,如会议室的使用时间,使用次数、人数、单位、何人参加,有无会标、席位牌,是否摆放鲜花水果,话筒的个数,是否摆放投影仪、投影幕、板书用具(白板、板擦、白板笔)以及会议联系人落实看会场的时间等)。2、会议室服务人员按会议联系人预约看会场时间,提前半天安排服务员按照要求布置好会场,开窗透气,摆放会议所需物品(茶叶、水杯、托盘、水瓶、信纸或白纸、圆珠笔、一次性铅笔等)。一、会场布置3、检查会议室灯具、桌椅、空调、音响等设施设备的完好。地面、四周墙裙、门窗做到

2、无损坏、无灰尘。如有损坏及时报修,并督促工程维修人员,检查维修结果,保证设施完好率达到百分百。4、按要求粘好会标,保证协调美观。5、投影设备、板书器材等应首先征得会议负责人的同意进行适当摆放,所需用具应完备、易取用。提供良好稳定的电源。帮助调试投影设备和客人携带的媒体工具。一、会场布置6、检查并准备好音响及话筒视频追踪等设备,并调试音响、话筒到适当音量,话筒高度一致。7、席位牌由商务中心接待员核对好后,提前放在会议室,由会议组织者安排摆放。8、在圆桌上摆放好香巾碟。摆放好纸笔,要求将纸摆放在距下桌沿5厘米正对椅背处,笔尖朝上成45度角。9、最

3、后一次检查台面是否整洁,各种用具是否干净、齐全,摆放符合要求。二、会前准备1、会前准备务必在接到开会通知的时间半小时前进行。会议服务员应将手机调至振动或关机。2、根据会议人数,在茶水间准备好相应数量的茶杯,并放置适量茶叶,准备好干净保温的开水瓶,打好开水。3、准备香巾。4、打开空调,确保会议室温度适宜。5、保洁人员在公共卫生间配卷纸、点檀香,对台面、地面卫生再次打扫,并清理会议室外的立式垃圾桶。二、会前准备6、在吸烟区摆放好烟缸和纸巾,如果有茶歇,在会议开始前在指定位置摆放好。7、开音响、灯光,再次进行音响的调试。8、会议开始前30分钟,会议

4、服务人员应再次检查会标,欢迎牌、绿化布置、空调、音控等情况以及公共卫生间、公共卫生是否OK,如有欠漏,需立即通知服务中心或有关部门人员,保证会议按时进行。二、会前准备9、会议即将开始时,会场播放与会议主题相符的轻音乐,任何妨碍客人的工作如吸尘等应立即停止,服务员站在会议室门外,面向客人到来的方向,保持微笑。若是重点会议,需有主管或经理在场迎候。对年老体弱者进行搀扶。10、客人到来距离会议室约2.5米时,服务员上半身略微前倾,问候客人:“您好,领导”,并伸手示意大门的方向:“这边请。”三、会中服务(重点)1、客人陆续入座时,服务员一人先上香巾,

5、其他人倒茶水。先在茶水间倒好茶水,用托盘将茶水托出,先为会议室主桌上的客人送茶水。走近就座的客人,站在客人右侧,身体略微前倾,右手先拿一个杯垫放置在桌上,(客人的右手正上方的位置),然后拿茶杯将茶杯放置在杯垫上,杯把朝右下方方便客人取用,退半步转身离开服务下一位客人。三、会中服务(重点)2、如有投影仪,服务人员不要横穿投影仪,以免影响投影效果。3、会议服务人员必须手机调成振动或关机,坚守岗位。会议开始时,茶水服务人员按标准站姿在茶水间门口,音响师站在音响室门口,面向会议室,站姿规范,注意观察参会人员随时可能产生的需求。会议进行时,服务员要留意

6、会议进程,发现有需求的客人要立即上前询问。三、会中服务(重点)4、会议服务员注意观察会场情况,适时续水,在会议开始后15分钟左右进行,以后每隔20分钟续一次,(可视情况提前或延迟)。茶水温度始终应保持在85摄氏度以上。拿暖瓶倒水时,须左手拿壶(同时手心里可放叠好的纸巾两张,如遇有客人自己不小心将水溅到桌上的情况,可以应急处理),右手托壶于胸前,走路要稳,步子要轻,动作协调;从桌后倒水时,侧身站立于客人右侧,大拇指、食指拿起杯把并后退一步,与宾客保持30厘米左右的距离,倒水以七八成满为宜,斟完后,上前一步将茶放回原处,面带微笑,伸右手示意“请用

7、茶”,然后进行下一位。三、会中服务(重点)如客人坐的比较拥挤,服务员拿不到杯子时,可轻声提示客人“打扰一下,给您加点水”,同时手伸向杯子,这时一般客人都会理解服务员的意思,协助将杯子拿给服务员。如遇到客人碰倒茶杯的情况,要及时到茶水间拿抹布擦拭,如是主席台上的(会议室内)可先就近抽取纸巾先应急处理,再去拿抹布处理。此项事情出现考验的是会议室服务人员的应急能力和协作能力。一般主席台上的会议室都会安排两个以上的服务员进行服务,每个人都要一边工作一边关注会场情况,出现应急情况,会场内服务人员要通力协作,最快速的解决问题。三、会中服务(重点)5、密切

8、注意会议室的音响问题和视频追踪系统。6、签字仪式:帮客人传递文件的工作一般由礼仪小姐负责(否则由服务员完成),服务员应事先与其沟通好,并协助把准备好的红酒送到客人手

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