outlook常用功能操作手册

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1、HunterTerracotta(China)Co.,LmtHDTCOutlook常用功能操作手册Outlook邮件数据库创建OutlookHDTC签外设计Outlook会议提醒发起Outlook外出程序李红刚2012-11-22HDTCOutlook常用功能操作手册目录一．如何将邮件下载到本地硬盘21.1如何识别本地邮件数据库与服务器虚拟数据库21.2如何创建本地数据库31.3将存放在服器的邮件转移到本地数据库51.4设置默认数据库6二．如何设置签名7三．外出程序设置93.1.Webmail的登录93.2.设置外出程序9四．如何

2、发起约会及会议提醒10说明：该手册基于Microsoftofficeoutlook2007该手册适用于HunterdouglasAsiaNetwork的网络环境一．如何将邮件下载到本地硬盘由于邮件服务器的容量限制(50M或200M)，如果大量邮件保存在服务器上，服务器将限制该邮箱收发邮件。所以，建议将收到的收件转移到本地或删除不需要长期保存的邮件，并清空已删除的邮件。转移方法及步骤：-识别本地邮件数据库与服务器虚拟数据库；-创建本地数据库；-转移邮件；-设置本地默认数据库，可以设置本地数据库为默认数据库，邮件将直接收到本地而不存放

3、在服务器上。注：以下内容以Office2007outlook为标准1.1如何识别本地邮件数据库与服务器虚拟数据库网络迁移后亚太区统一采用Exchangeserver邮件服务器，客户端统一采用outlook收发邮件，在邮件数据管理上有了很大的变化。采用新的模式后，当在outlook中新增邮件账号后系统会自动创建一个*.ost的数据库文件，此文件的数据实际上保存在服务器上，同时用户可以根据自己的需要创建本地数据库*.ost的数据库文件，并可以将服务器上的邮件转移到本地，如何识别及查看邮件数据库文件如下图：开启Outlook后，点击［文

4、件］à[数据文件管理]说明：数据库文件：在outlook中数据库文件用来存储所有的邮件数据，如：已收取邮件、已发送邮件、已删除邮件、通讯录等。*.pst的数本地数据库*.ost的为数据存放在服务器上的虚拟数据库1.1如何创建本地数据库邮件账户设置完成后，系统会自动创建一个*.ost的数据文件，但本地数据库*.pst的必须由用户自行创建。目前，大部份用户IT都有设置本地数据库，如果没有的用户也可以自行创建。创建步骤如下：-创一个文件夹，建议在D盘并用自己的名字+Mail命名，如：PeterMail。-创建一个邮件数据库，建议以“Ma

5、il”命名即可，创建过程如下：点击［文件］à[数据文件管理]à[添加]，选择“OfficeOutlook个人文件夹文件.pst”点击[确认]。选择第一步创建的文件夹，如：”peterMail”，并输入希望创建的邮件数据库名称,如：”Mail”;确认后要求输入名称，此名称即在Outlook中显示的名称，如下图。输入邮件数据库显示名称显示名称1.1将存放在服器的邮件转移到本地数据库选中服务器数据库内的邮件（收件箱、已发邮件等），将其拖放到本地数据库即可，如何从名称上识别服务器数据库及本地数据库，如下图：服务器数据库以用户信息显示一、邮

6、件转移2XM+名称+职位命名。本地邮件数据库创建时输入的名称转移时注意以下内容：-新创建的邮件数据库没有文件夹必须手动创建，方法如下：选中要添加子文件夹的项目，如：个人文件夹，点击右键即出现下图-邮件可以一次性拖动一封，也可以多选拖动多封，按住Ctrl可以选择多封，按住Shift可以选一个区间，按Ctrl+A可以选择当前文件夹的全部邮件。1.1设置默认数据库可以设置本地数据库为默认数据库，邮件将直接收到本地而不存放在服务器上，减少日常转移的工作量，操作如下：点击［文件］à[数据文件管理]，选择本地数据库文件点击［设为默认值］，系统

7、会弹出警告窗口，如下图：注意：-建议将所有邮件下载到本地后再将邮件默认数据库转为本地数数据库；-设置完成后下次开启outlook才会生效；-设置完成后所有邮件将保存在本地磁盘请注意保证文件的安全，否则所有邮件将丢失。二．如何设置签名Outlook设置路径Outlooksettingdirection[工具]à[选项]à[邮件格式]à[签名],新建一个签名，并复制模板跟据实据情况修改。[Tools]à[option]-à[MailFormat]à[Signature]，Createanewsignature,changethete

8、mplateaccordingtothepersoninformation.模板：Withbestregards, Name姓名Title职务HunterDouglasArchitecturalTerracotta(China)Co.,Ltd.