销售和收款循环内部控制制度和流程

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1、销售和收款循环的内部控制一、销售及收款循环文件类别作业项目编号页次一、流程图二、销售和收款循环内控作业程序销售及收款循环作业流程图销售计划作业程序客户授信作业程序订单处理作业程序预收货款及签证押汇作业程序交货作业程序开立销货发票作业程序应收帐款作业程序客诉处理及销货退回作业客诉处理及销货折让作业收款作业程序1-21-31-41-51-61-7~81-91-101-111-121-13-销售及收款循环作业流程图订单作业收款作业否客户授信作业预收账款交货作业投诉处理作业是是否发生客户投诉开立销售发票应收账

2、款作业销售计划作业销售退回作业销货折让作业【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体销售计划作业一、控制的作业程序1.配合年度预算作业，预测未来一季乃至二或三年之销售变化情形。2.业务单位于制定销售目标前，应由下列各项基础着手：(1)以往年度销售情况。(2)市场占有率及竞争者状况。(3)国内外经济景气状况。(4)产业状况。(5)产品开发计划。(6)售价政策及促销计划。(7)其它可能影响销售预测之因素。3.依据上述之基础了解后拟定未来方向。4.未来方向确定后考虑自

3、身资源及经营策略，提出销售预测目标。5.每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。二、控制的重点：1.预测是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者进入等因素。2.预测是否包含短、中、长期预测，并适时修正之。3.预测是否考虑历史及未来之各种变量之数据。4.公司是否依规定定期举办营业会议并做成议事录。一、参考信息：1.预算管理办法2.营业会议议事录【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体客户授信作业程序一、作业程序：1.新客户要求信用交易时，由业务人员收集客户数

4、据和银行往来账户数据后填入「客户基本资料表（业务部）」，并预估客户之每月交易金额后，拟定欲申请之信用交易金额，送业务部门主管签核。2.业务部门主管签发信用交易金额后，由业务助理送交财务部征信，征信人员依『授信管理办法』进行征信作业，再将征信数据及意见汇总填入「客户基本资料表（财务部）」，呈请权责主管核定其信用交易金额。3.权责主管核定其信用交易金额后，征信人员进入ERP《营业管理循环体系》建立客户之信用交易额度。4.若信用评估不佳，仍须接此订单，则由总经理决定是否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。

5、5.信用交易额度变更时需重新填写「客户基本数据表（业务部）」，再依『授信管理办法』规定办理。6.「客户基本数据表(业务部)」、「客户基本数据表(财务部)」及「超出信用额度申请书」由财务部征信人员留存，并定期复核客户之信用额度。7.征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时，经初步查明证实，应立即通知业务部门停止信用交易，俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请；业务人员对于有问题之客户应进行了解，以决定因应之对策。二、控制重点：1.是否建立客户征信数据并随时更新。2.客户授信总额是否经适当核准。3

6、.修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。4.如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写「超出向用额度出货申请书」并呈权责主管核准。5.对于授信不佳之客户，其交易型态是否考虑变更。一、参考文件：1.授信管理办法。二、使用窗体：1.客户基本数据表（业务部）。2.客户基本资料表（财务部）。3.超出信用额度出货申请书。【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体订单处理作业程序一、作业程序：1.接单：(1)业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理售价范围内可接单

7、，若客户询价或订单不在合理售价范围内，则由主管确认后报价。(2)业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。(3)接获客户订单后，业务人员需进入ERP《库存管理盘点体系》检视库存量，库存不足时，则依『CP-1请购作业程序』进行请购。(4)业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于ERP订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印「内部订单」呈权责主管核准。2.订单变更：(1)受订后在未出货前才准予受理变更。(2)「内部

8、订单」若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入ERP《营业管理体系》制作「订单变更单」，打印变动后「内部订单」通知厂商。二、控制重点：1.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。2.需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。4.业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。一、使用窗体：1.内部订单2.订单变更单【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体预收货款及签