行政部工作内容及流程汇总(新

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1、北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书行政部作业指导书编制日期：2014年4月-38-北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书目录一.采购管理……………………………………………………………….4~81.1采购流程1.2物资分类1.3物资分类采购1.3.1办公设备及办公家具采购：1.3.2办公用品采购：1.3.3计算机软件采购：1.3.4图书资料采购1.3.5机票、火车票购买、酒店预订二.行政部日常工作管理…………………………………………………….9~261火车票2机票3酒店预订4办公用品管理5.名片印刷6.合同装订7打印图纸8.图书管理9.北京工程造价信息

2、图书管理10.工程合同管理11.图章12.印刷品13.车辆管理14.每月费用申请15.接听电话16.访客17.预订会议室18.水票登记19.拨打长途电话20.快递21.贵重物资22.物资报废23.办公资产管理24.叠图、送件/取件25.办公区检查26.茶水间物资管理27.换水-38-北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书目录(续上)三.复印室的工作规程…………………………………………………27~331.复印机帐户管理及个人读数管理2.复印机及相关操作流程3.复印机的工作状态及相关消耗品的维护4.合同复印流程5.复印纸的使用及订购6.装订设备的使用及保管四.附

3、件……………………………………………………………34~38-38-北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书一.采购管理1.1采购流程： 1.1.1物资需求部门提请购买物资，并提供购买依据及所需物资规格，并填写《物资申请单》(见附件1)交行政部；1.1.2行政部采购人员负责寻找供应商、寻价、比价并填写《费用申请单》(见附件2)交行政主任；1.1.3行政主任审核《费用申请单》确认物资规格、价格、品牌等信息，确认签字交总经理批准；1.1.4总经理在《费用申请单》签字批准，返回行政部进行物资的购买；1.1.5行政部负责对购买的物品品牌、规格、质量进行验收，无误后给供货

4、商签收；1.1.6物资签收后将总经理已批准的《费用申请单》及物资发票一并交财务部申请付款；1.1.7财务付款完成，将物资交付需求部门使用。1.1.8采购流程图：3.行政主任签字审核1.申请人提出申请，并填写《物资申请单》2.行政部询价，填写《费用申请单》5.行政部购买物资并验收4.总经理签字批准6.将《费用申请单》及发票交财务部7.付款完毕、物资交付需求部门使-38-北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书一.采购管理(续上)1.2物资分类：1.2.1办公设备及办公家具：办公设备：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；办

5、公家具：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；1.2.2办公用品：耐用品和易耗类办公用品及合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；1.2.3计算机软件：办公软件及应用程序、广联达加密锁、金润软件等；1.2.4图书资料：工具用书及相关资料图集等；1.2.5机票、火车票购买、酒店预订。1.3物资分类采购：1.3.1办公设备及办公家具采购：1.3.1.1办公设备分类：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；1.3.1.2办公家具分类：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；1.3.1.3行政采购人员在进行办公设备采

6、购时，按照统一型号统一配置标准，向最少两家或以上供应商进行综合询价； 1.3.1.4询价筛选出2家以上意向供应商；并要求意向供应商向我司传真或邮件报价单， 同一标准选价低者， 并通知供应商提供物品样本进行质量确认；-38-北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.1办公设备及办公家具采购：(续上)1.3.1.5确认样品质量后，根据报价单信息填写《费用申请单》(见附件1)，交行政主任审核；行政主任审核签字，报总经理审核签字；1.3.1.6总经理审核签字通过后，与供应商签订供货合同，同时将已签字《费用申请单》及

7、合同原件交予财务部进行费用支付；1.3.1.7财务部支付费用完成，行政部通知供应商送货；1.3.1.8行政收到货物并验收无误后，向供应商提供验收单，同时将货物发票提供财务部。1.3.2办公用品采购：1.3.2.1主要分类：文件夹、计算器、订书机、剪刀、比例尺、直尺、签字笔(芯)、铅笔、圆珠笔、荧光笔、笔记本、胶带、胶水、回形针、橡皮擦、刻录光盘、燕尾夹、便签条、复印纸、硒鼓墨盒、合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；1.3.2.2办公用品采购执行年度供应商制度，对涉及的办公用品，每年选择2家以上供应商进行综合比价；1.3.2.3综合比价结果低者在与现有供

8、应商进行综合比价，如新供