二级管理体制下高职院校教学秘书队伍建设研究new

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1、第13卷第4期宁波教育学院学报Vol_l3No．42011年8月J0URNALOFNINGB0INSⅡTUTE0FEDUCAT10NAug．2011二级管理体制下高职院校教学秘书队伍建设研究李习爱(宁波天一职业技术学院健康服务与管理学院，浙江宁波315104)摘要：目前二级管理体制下的高职院校教学秘书在教学管理中发挥着举足轻重的作用，但是由于一些现实原因，导致部分高职院校教学秘书队伍建设滞后。因此，要从重视思想教育、创新用人机制、提高工作水平等方面加强教学秘书队伍建设，为我国高职院校培养优秀的教学管理人才。关键词：高职院校；教学秘书；二级管理；队伍建设中图

2、分类号：G718．5文献标识码：A文章编号：1009-2560(2011)04-0008-02实施二级管理是我国高职院校为适应社会经济发展解决大规模扩招、多校合并办学等带来的新问题，使高职院校能持续、健康、稳定发展的一项重要改革举措[1]。二级管理体制下，学院权力逐渐下放到各分院系部，作为二级管理部门在管理方面也面临着更多的压力。在二级管理体制中，教学秘书发挥着举足轻重的作用，加强教学秘书队伍建设以及提高教学秘书的管理和服务水平已成为当前高职院校管理体制改革中应认真思考的问题。一、教学秘书在二级管理体制中的职能定位随着二级管理体制的实行，学院管理中心的下调

3、，学院的教学管理将逐渐由过去教务处的直接管理转为宏观管理，由过程管理转为目标管理，在管理职能上有了很大的变化圜。作为分院或系部教学秘书面对新形势、新问题，要及时转变管理观念，明确工作职责，调整心态，积极配合学校的改革和发展。概括起来，二级管理体制中教学秘书的具体职能主要表现在以下几个方面：1．助手和参谋职能。教学秘书除了要处理日常教学事务(如编排学期课表、办理日常调停补课、上报教师工作量、处理各种考务等)外，还要兼做有关科研、教改、人事、信息、档案、会务、兼职外聘教师管理等行政事务，是分院系部领导的得力助手。由于教学秘书处于教学管理第一线，能够及时掌握上级

4、管理部门的决策通知和教师学生的动态信息，所以在向分院系部领导传达上级决策通知的过程中更能提供合理的建议和方案，以供领导作决策时参考。2．沟通与协调职能。教学秘书是联系教务管理部门和教学单位之间的桥梁，更是连接教学单位和师生之间的纽带，沟通与协调是教学秘书工作职能的重要组成部分。教学秘书能在最大的范围内把教务处的相关信息及时通知到相关教师和学生，如学期开课计划、教材征订、教学计划、开课排课计划、教学档案的搜集、期末考试安排等。同时，又能及时把教师或学生们在教学方面提出的意见和要求反馈给教务处。在教学管理方面，教学秘书需要及时地与教务处、教研室以及教师进行沟通

5、，对教学活动、课表、考试安排等进行协调，保障教学秩序有条不紊地进行。3．服务与督办职能。教学秘书在教学管理过程中除了要当好服务协调者的角色，还要发挥督办的职能。实行了二级管理体制以后，各分院系部的领导和各教研室主任的责任加大了、担子更重了。教学秘书要明确定位，及时督促相关教研室、专业教师，积极完成各项教学事务，把好审核关，必要时请示分管领导，以便及时完成上级部门布置的各项任务，提高工作效率。二、教学秘书队伍建设中存在的问题1．领导重视不够，队伍建设滞后。目前很多高职院校的分院系部都设置了专职的教学秘书岗位，工作环境和物质待遇也有所改善。但是，在部分院校，教

6、学秘书队伍建设尚未引起领导的足够重视，教学收稿日期：2011-06—15基金项目：宁波天一职业技术学院2010年教育研究课题，课题编号：201019。作者简介：李习爱(1982一)，女，安徽桐城人，宁波天一职业技术学院健康服务与管理学院助教，硕士。8李习爱：二级管理体制下高职院校教学秘书队伍建设研究秘书在考核、职称职务晋升、学习培训等方面比同等学历的教师机会少很多，因而挫伤了其工作的积极性。2．素质层次不齐，人员流动性大。高职院校教学秘书素质层次不齐，其来源部分为留校的优秀毕业生，也有专业教师临时顶替的，还有的是引进的高级人才的家属等。由于来源多样，换人频

7、繁，很多人熟悉工作不久便转岗或跳槽，给院系的教学管理带来了困难。正是因为教学秘书的流动性大，整个秘书队伍呈现出不稳定的状态。3．工作强度大，管理水平偏低。随着高职院校专业的增加和学生人数的逐渐增多，教学秘书往往在管理日常教学事务之外还要应付上级部门下达的各项工作任务。据调查发现，在很多高职院校拥有500—2000人的分院系，配备的教学秘书只有1—2人。教学秘书的工作涉及面不仅仅局限于教学层面，大多数还要兼做科研和其他行政事务。由于工作任务的重复、繁杂，工作量大，工作效率和管理水平难以得到有效的提高。4．感到前途渺茫，产生职业倦怠感。近年来，由于就业的压力，

8、越来越多高学历的人才加入了教学秘书的队伍。学历素质的提高必然带来期