科研院所人事档案信息化管理问题和对策探究

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1、科研院所人事档案信息化管理问题和对策探究【摘要】建立信息化的人事档案管理在发挥信息化技术以提高行政管理程序、优化行政管理质量和效率上具有重要的作用。本文在探讨我国科研院所人事特征的基础上，分析了其信息化管理存在的问题，指出了提高信息化管理水平的途径。【关键词】科研院所人事档案信息化管理近年来，随着我国科研院所建设与改革步伐不断加快，其人才引进以及人才流动速度也不断加快，使得人事档案材料数量与种类不断增多、档案更新速度不断提髙，传统的人事档案制度已无法满足其管理的需要，信息化的人事档案管理成为科研人事管理的重要手段。［1］目前，我国大部分科研院所建立

2、了不同档次的人事档案管理信息系统，但由于历史和现实的原因，仍然有诸多问题亟待解决。、科研院所人事档案特点人才队伍的建设是关系到科研院所发展的大事，其人事管理涉及到人才选择引进、培养、考察、分流职称评定、离退休等各个方面。［2］人事档案是以个人为单位的，能反映个人履历、科研水平、思想道德等各个方面的经组织审核并归档保存的文本、照片和声相等档案资料。［3］科研院所是以科研为主要业务、以知识为主要产出的特殊单位，其人事不仅涉及到科研人员还涉及到相关后勤与服务人员，其人事档案具有自己独特的特点。（一）人事档案复杂科研机构人员结构复杂，对应的人事档案门类相当

3、复杂，由于其特殊的社会作用与人才评价制度，更进一步加大了其人事档案的复杂程度。（二）档案流动频率高随着国家对人才的重视和吸引人才方式的不断变化，以及科研院所对人才培养鼓励其走出去返回来的政策，使得科研机构人才流动性变大，相应的人事档案转档速度随之加快。（三）人事档案归档难度大我国科研院所一般具有多年的历史，历史的原因导致人才档案不全、存在档案空白期；而随着科研院所业务领域的扩展和人才引进幅度的变化，来自全国各地甚至海外的人才，其档案涉及到学历、体检、奖惩、教学科研成果等各个方面，档案很难完整、真实、准确以及及时的归档。（四）档案种类多科研院所中除个

4、人基本信息外，还大量涉及到科研成果、奖惩记录等重要信息，这些信息不仅有文字文本形式，更多的是图像、声音、视频影像等资料，种类繁多。二、科研院所人事档案管理信息化存在的问题人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，而信息化管理则是通过信息化的手段，将个人档案数字化并通过计算机或网络快速、及时的提供人员各方面的信息的管理方式。目前，我国科研院所在人事档案信息化管理上主要存在以下问题。（一）缺乏总体规划、人事信息共享落后信息化管理人事档案，源动力便是信息技术，而我国相关技术虽然在近年来发展迅速，但是却大多数集中在“北上广”

5、等一线城市，其他城市缺少技术型人才的支撑。［4］使得国家级或者一线城市的科院院所信息化水平高，而其余城市受到资金、技术、人力等限制人事档案信息化水平低。不平衡的信息化状况使得人事信息共享存在物理障碍。同时，大多数单位所建立的管理系统，通常用于上级领导的政绩考核凭据，并非真正的使用资源，在资源管理方面，无法实现资源共享的管理需要。管理系统中通常会设有一定的使用权限，各部门账号登入后，仅能够查阅本部门人事档案信息，部门之间的资源互通共享并没有落实。（二）信息管理形式落后，人事资料收录不全更新慢、不符合科研院所人事的特点大部分的科研人事档案信息管理，其管

6、理模式仍然是在管理者的机上进行信息的汇集、整理、修改和查阅，而并未使用者开放相应的权限。管理方缺乏个人参与的信息汇集往往使得人事资料收录不全，信息错误百出。而在信息存储处理中，系统并不能针对科研院所人事的特征，对不同的信息种类进行收集和分类管理，仍然局限在文本与图像上，不能及时的更新科研人员的流动信息和人事档案，存在档案落后于现实的情况。大部分的档案管理套用商业模式，不能有效体现出科研人员的信息特征，根据档案无法对一个人作出全面完整的评价，不利于优秀人才的发现和选拔。(三)信息化管理保密和安全度不够，专业人才缺失，系统易受网络攻击由于建设目的、经费

7、以及专业管理人才等因素的影响，大多数科研院所人事档案网络管理平台采用的网络安全技术比较落后，易受攻击，系统资料被盗的情况普遍存在。而在人事人才方面，由于人事档案信息管理是社会普遍性的人才缺口，科研院所对该类型人才的不够重视，提供的工资较少，使得人才档案信息管理者限于能力和年龄，学习信息化知识和技术较差，无法满足信息管理的需求。三、提高科研院所人事档案管理信息化水平的对策针对科研院所人事档案管理信息化出现的问题，需要从多个方面进行改革，突破制约信息化发展的限制因素。(-)加强认识，提高国家、科研单位对人事档案信息管理建设的重视鼓励信息化高水平地区支援

8、中西部低水平地区信息化的发展，打破部门不共享制度，从制度的高度提出信息共享的管理需求。(二)更新管理形式、强调科研人员参与