学校档案管理制度（篇五）

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1、学校档案管理制度（篇五）第一章总则第一条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学院考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。为进一步加强学生档案管理，提高档案管理水平，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，维护档案的真实性、严肃性，完善学院学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华

2、人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔**〕12号）及相关法律法规，结合学院实际，制定本办法。第二条本办法适用于我院各专业各层次在校学生及自由择业期内的毕业生。第二章管理机构及职责第三条全体学生档案由学生事务发展部学生事务服务中心集中管理。学生事务服务中心组织开展档案保管、整理与转递等工作。第四条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。第五条学生事务服务中心学生档案管理职责：（一）接收、整理、分类和保存学生档案材料；（二）办理学生转学、退学的转档手续；（三）整理和转递毕业生的档案

3、；（四）做好学生档案的安全、保密工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案统计工作。第六条书院及相关职能部门的职责：（一）教务部、各书院要及时向学生事务服务中心提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各书院及各相关职能部门按照要求做好新生档案、归档材料的收集、整理和移交工作；第七条学生档案管理实行登记审批制度和统计制度。（一）学生档案接收、查阅、存档、转递过程严格执行登记和审批制度；（二）学生事务服务中心每学期对学生档案进行详细统计工作。第三章档案保存第八条档案保存要做到安全、保密、便于查找，严防档案的毁损、失散和泄密。第九条档案管理人员须做好档案室的防

4、火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。（一）学生档案要用专门档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施应定期检查并记录；（二）保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。第四章归档材料范围及要求第十条归档材料分类及内容：（一）招生录取材料：教务部和书院提供的学生招生录取材料（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等教育招生部门提供的全部材料）；（二）学习材料：教务部提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单；（三）学籍材料：教务部提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等证明材料；

5、（四）毕业材料：各书院和相关职能部门提供的实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业报到证等各类材料；（五）奖励材料：各书院和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审材料）；（六）处分材料：学生事务服务中心、教务部提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；（七）贷款材料：学生事务服务中心提供的国家助学贷款材料；（八）组织材料：各书院提供的学生在校期间的党团材料；（九）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时

6、间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；（十）可供组织参考的其他材料。第十一条档案材料的归档要求:（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期;（二）凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明;（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨

7、水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写;（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章;（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放;（六）学生事务服务中心对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再登记归档。第五章档案材料移交和归档第十二条入学新生档案均由各书院在开学后两个月内收集齐全，并按学号并形成《新生档案移交清