签稿并陈时机

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1、公文簽核與寫作13壹、公文定義與類別處理公務之文書稱為公文。常用之公文格式有以下種類：一、函各機關處理公務，有下列情形之一時使用。（一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。（下行文）（二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。（上行文）（三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。（平行文）（四）民眾與機關間之申請或答復時。二、公告：就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。三、其他公文：其他因辦理公務需要之文書。（一）書函：1、徵詢意見或通報時

2、使用。2、答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之正式。（二）開會通知單：召集會議時使用。（三）簽：承辦單位就職掌事項或承辦案件，向機關首長有所報告、陳述，陳請核（批）示意見時使用。（四）聘書：聘用人員時使用。經簽准後，逕予發聘或用「函」檢附。（五）便簽：簡單案情的簽擬，單位間之洽商或回復公務之表示時使用。（六）契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。（七）定型化表單。貳、公文製作一般原則一、文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，達到「簡、淺、明、確」之要求。二、對

3、於案件應從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必須的文件，構成完成之幕僚作業，供上級採擇。三、文稿表示意見，應以負責的態度，或提出具體意見供受文者抉擇，避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。四、擬稿以一文一事為原則。13五、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠上數字，另列縮格以全形書寫為一、二、三、.....，（一)、(二)、(三).....，１、２、３、.....，(１)、(２)、(３)。六、字跡力求清晰，如有添註塗改，應於添改處蓋章。七、採用由左至右之橫行格式。八、附件處理方式

4、（一）附件應清點清楚。（二）附件有二種以上時，應分別標以附件1、附件2......。九、公文之陳核應使用公文夾，並選用正確顏色卷宗加以區分。公文夾的區分為：最速件用紅色；普通件用白色；機密件用黃色或機密件袋。參、公文處理流程一、公文處理，包含自收文或交辦起至發文、歸檔止之流程。（一）收文－總務處文書組處理。（二）公文簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。（三）公文擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。（四）發文處理－總務處文書組處理。（五）歸檔處理。二、公文處理應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓、損毀、遺失。（一）一般公文處理期限：最速件－1日；速件－3日

5、；普通件－6日。（二）注意來文是否訂有期限，依其規定期限辦理。三、依據分層負責之規定處理文書，於文面適當位置蓋職名章或簽名。承辦人員"直接主管進行初核"直接主管之上級主管進行覆核"（如有必要，送與本案相關之主管人員進行會核）"依據分層負責規定陳決行者進行核決。【註：本校分層負責詳細內容請參見秘書室網頁"分層負責明細表】四、公文會商注意事項（一）凡案件與其他單位之業務有關者，應儘量會商。若不確定會商單位可先電話洽詢後再決定是否送會辦。（二）對於其他單位送會之公文，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。1313肆

6、、公文結構一、「主旨」：（一）為全文精要，說明行文目的與期望，應力求具體扼要。（二）「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。二、「說明」：（一）當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。（二）如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。三、「辦法」：（一）向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。（二）其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。向受文者提出之具體要求無法在

7、「主旨」內簡述時，用本段列舉。伍、公文作法與範例一、簽（一）擬辦方式1、先簽後稿（1）制定、訂定、修正、廢止法令案件。（2）有關政策性或重大興革案件。（3）牽涉較廣，會商未獲結論案件。（4）擬提決策會議討論案件。（5）重要人事案件。（6）其他性質重要必須先行簽請核定案件。2、簽稿併陳（1）文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。（2）依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。（3）須限時辦發不及先行請示之案件。3、以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。（二）撰擬方式131、款式：（1）先簽後稿：按「主旨」、「說明」、「擬辦」3

8、段式辦理。（2）簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，不分段，以條列式簽擬。（3）一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。2、撰擬要領：（1）「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分