探析企业人事档案管理存在的问题及应对策略

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1、探析企业人事档案管理存在的问题及应对策略摘要：随着经济的不断发展和提高，企业人事档案管理也应加强，人事档案的管理工作是人事工作的一个重要部分，为人事工作的决策提供可靠的依据，为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考。本文通过分析企业机制变革过程中人事档案管理存在的问题，提出解决人事档案管理工作困境的应对策略，以便更好地为企业发展提供帮助。关键词：企业；人事档案管理；问题；策略1人事档案管理的重要性人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据

2、，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为我单位选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。2企业人事档案管理存在的问题2.1现行企业职工档案管理体制与劳动力市场发展不相适应现在企业职工档案没有统一管理，给企业基础管理工作带来许多麻烦，既不利于维护职工个人利益，也不利于劳动力合理有序流动，又不利于建设科学、规范的劳动力市场。部分企业对档案管理的重视程度不够，职工档案无人问津，甚至丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档

3、案长期存放在个人手里，有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案不给，使职工办不成调动手续。这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了职工个人利益。2.2企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应目前，我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工

4、作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。2.3僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放

5、其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。2.4职工档案材料的客观性、准确性、完整性差由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。有些企业的领导认为职工档案没什么用处，不给新招职工建立档案，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续时增

6、加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。2.5档案管理的软硬件不适应形势发展的需要档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治思想素质和业务能力。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，没有充分利用档案资源管理职工队伍。3面对问题的应对策略3.1建立健全科学合理的人事档案管理制度在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科

7、学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。3.2建立科学的人事档案分类系统并充实档案内容人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面

8、的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进