二级采购管理程序计划采购部

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1、计划采购部管理程序编号:文件状态:持有人:编制:审核:批准:2014年08月01日发布2014年月日实施贵阳南明老干妈风味食品有限责任公司、贵阳南明春梅酿造有限公司GuiyangNanmingLaoganmaSpecialFlavorFoodstuffsCo.,Ltd&GuiyangNanmingChun-MeibrewingcompanyCo.,Ltd文件修订记录修订日期版本章节修订内容修订审核批准2014/08/010全部新版发行注:根据公司发展需要和执行情况,每年修订一次。1.目的根据公司《采购管理程序》,进一步明确本部门各岗位的职责及工作内容,使部门各项工作有一个明确的指导

2、方向,确保公司各类物资及项目采购工作有序进行。2.适用范围适用于集团公司各类原辅材料、机物料、燃料、机物料和设备、基础建设施工及维修等所有采购工作,包括供应商的开发和管理、供应商的合同洽谈、合同签订,合同执行、采购订单、物资调度等全过程控制。3.术语和定义3.1日常调度物资:指已确定一定的期间价格或是已签订期间采购合同的物资(具体见附件清单),日常调度物资采购实际上就是一个物资调度的过程,其余物资由相应的采购员根据公司生产用量及库存情况自行安排到货计划。3.2不锈钢订制品:指不锈钢定制加工产品,如不锈钢风管、不锈钢料斗、不锈钢拉料车、不锈钢桶等根据公司要求定制加工的不锈钢产品。4.

3、职责4.1部门经理:负责部门全面工作。4.2部门副经理:协助部门经理负责部门全面工作;负责部门绩效考核。4.3采购主管:负责所管辖范围内的所有工作及采购员的管理工作。4.4原辅材料(含燃料)采购员:负责分管物资的全面采购工作,包括市场调研、供应商开发与管理、供应商评审、物资成本核算、合同洽谈与拟定、物资计划与调度、到货跟进、合同执行情况跟进、质量问题处理等。4.5机物料采购员:负责所有机物料的单据审核和订单录入;负责机物料的调价、询价、谈价、报批等采购工作;负责机物料到货跟进、卸货协调及后续工作的跟进;负责省外机物料的收货工作。4.6设备采购员:负责设备技术要求、参数等的审查与对接

4、;负责供方与使用部门对接过程的协调工作;负责市场调研、调价、询价、谈价、供方选择、拟定合同和报批;负责款项支付、到货情况、合同执行情况跟进和验收协调的采购工作。4.7土建采购员:负责土建、基建设施等的新建及维修工作;负责工程量的测量及审核;负责工程造价及成本预算;负责供应商现场对接工作的协调;负责供方的选择、价格洽谈、合同签订、工程进度跟踪、工程验收协调等采购工作。4.8物资日常调度:负责物资日常物资的调度工作和供方送货通知、订单和收料录入等工作;负责日常调度物资因质量问题或其它特殊情况对生产造成影响的协调工作;负责日常调度物资的到货情况跟踪和协调。4.9合同订单管理员:日常合同和

5、文件管理;负责土建、设备类审批流程的进度跟进和合同执行情况汇总;负责其他或采购行政性事务(如内部会议安排、值班安排、供应商会议召开等)等。5.文件及合同管理5.1文件、合同由合同订单管理员统一接收,文件接收后应认真审核文件的有效性(即审批流程是否完成),然后交由相应的采购人员进行处理,并作好文件接收时间和转交时间记录。所有的文件及合同处理完所有相关事项后,统一交由合同订单管理员整理归档保存。5.2各相应的采购人员接收到合同订单管理员传达的文件后,按流程进行报批、跟进和发放。并对报批时间、返回时间和发放时间等作好详细的时间记录,在流程的审批过程中,次日文件尚未返回的,应及时跟踪了解审

6、批情况。5.3合同(及协议)编号统一由合同订单管理人员按规定进行编排和登记,以确保合同及编号的唯一性。5.4收到审批完毕的合同(公司已盖章),应立即转交相关的采购人员,由采购人员组织供方进行签字盖章,双方签字盖章完毕后于当日交行政综合部按公司流程进行发放和存档;收到已经双方签字盖章的合同(系统内)时,统一由合同订单管理员打印存档,并知晓相关采购人员,如合同需返供方一份的,由采购人员及时处理并作好相关的接收和确认记录。5.5收到外来文件时,由采购人员作好接收时间记录,并按流程及时处理相关事项;如收件人不是不是相关事务负责人员,应立即告知相关事务负责人员并转交文件。5.6公司所有文件(

7、合同、采购订单及《供应商质量改进对策表》等正常传递除外)需对外传递和发放时,一律须经部门负责人审批同意;原辅材料验收标准发放还须作好发放登记表,以便跟踪和追溯,验收标准发放原则上仅针对有强烈合作意向的供应商进行发放,或作合同附件时用,一般情况下口头进行交流。5.7收到公司内部管理文件时,应作好相应的记录和归档,及时更新过时无效的文件,以确保文件的有效性和唯一性。5.8合同订单管理员每周一须对各采购员(指设备、土建项目类)处理的报告文件处理进度和合同执行情况(预付款项支

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