浅谈商务秘书应具的素养与职能

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1、浅谈商务秘书应具的素养与能力2014213835姚季敏文学院摘要：自1992年以来，随着我国社会主义市场经济体制的确立和不断的完善,企业的数量大幅度的增加，而在企业内部运行机制中，商务秘书的作用愈来愈突出，这是冇商务秘书的职能以及金业自身的机制特点所决定的，一个商务秘书的白身素质和所具备的职业能力就显得尤为重要，立足于此，我将从秘书本身的职业道德、应具备的知识和能力进行分析，來总结概括作为秘书应具冇的索养与职能。关键词:商务秘书素养能力孔子曰：“质胜文则野，文胜质则史，文质彬彬，乃是君子”意为作为一位君子应是文、质兼备，那也就是说应有高尚的品德和自身的才能。那在现代企业要求秘书更

2、是“全才”，必须具有科学的预见和广I•専的知识，集多能于一身，构建自身的能力结构。同时，还必须具冇高尚的职业道徳和良好的心理素质。对于商务秘书口身來说，一是具有忠诚性、口谨口律等的职业道德和稳定的心理素质。二是扎实的专业知识和广泛的基础知识，如商务秘书的专业知识以及人文学科和自然学科的涉及。对能力来说，包括专业能力、办事能力、沟通能力和表达能力。以下我将对秘书应具有的素养与能力进行分析。职业素养。职业素养是指从事某种行业、担负着一定社会责任的人员应当遵循的道德准则。忠诚性是秘书的第一耍求，秘书作为与领导接触最多、也是对上级工作事物以及机密了解最多的人，对上级领导的机密以及企业内部

3、信息具冇“忠诚”性，对领导的忠诚不是一味的拍马屁和迎合领导的想法，而是站在尊重对方基础上忠诚。对于工作中，要求严守机密和一定的加密措施的施行，同时，对于对内部无用的文件信息单对外也是一种泄需的信息，也需在大家的监督下销毁。口谨口律即耍求秘书耍按规矩办事，按职权办事。在工作作风上要实事求是。细致严谨，同时对于自己要冇一定的自我约束和规范意识，对自己的时间以及相应的事物有一定的规划和安排。对各种事物要进行定性、定量的分析，工作有条不絮、有始有终，这样才符合一个秘书的职业道德。心理素养。秘书活动是一•种I•分繁重的劳动。秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来

4、越高的要求。“一个有着心理障碍的人，一个喜怒无常的人，是不可能做好秘书工作的。”秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。主要包括意志、性格、兴趣、情感等许多方面的索质要求。首先，秘书应具备坚韧的意志。现代秘书处于办公室的复杂环境，困难多，诱惑也多，因此必须具有坚强的意志力，才能胜任秘书岗位。再者，鉴于秘书可以参加各种会议，起草和保管各种机密文件，乂身处领导身边工作，对领导决策•领导行踪最熟悉，冇些人必然会从秘书嘴里“谈势头”“捞八卦”，因此，秘书必须以坚强的意志力抵抗诱惑，不能讲的，绝对不透露。另外，秘书的工作中应始终贯穿着坚韧的意志，才不至于做事虎头蛇尾，中途

5、放弃，令人难以满意。再者，要有稳定的情绪。秘书整天为领导，为单位处理繁琐的事物，工作永无止境，疲惫不堪尚月•欲罢不能。而且，秘书在满足上级要求的同时，还得顾及与同事的相处以及群众的上访，往往不能兼顾，两头为难。凡此种种，容易引起秘书情绪上的起伏。秘书不能“闹情绪”O第三，要有宽容的胸怀。秘书是领导的形象的补充，甚至可以说是领导的分身，因此有责任以宽容的胸怀为领导分忧解难。比如，工作中受了客户的气，不可当场大发脾气，让领导下不了台。又如，与同事Z间要竞而不妒，不应处处“监督”以抓其痛脚。为了协调工作的需要，秘书对卜•要容，对上要忍;容则能和众，忍则能抗压。专业能力。作为现代秘书必须

6、具备较强的专业能力，如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作屮的一个重要任务就是从事大量的文字工作，文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底,不仅耍精通语法、修辞、格式和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，耍做到内容与形式的统一，既耍有好的表现形式，又要有充实的内容。因此秘书一定耍加强写作实践，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平，注意文风的改革,培养精练的文字表达能力。对于秘书而言，也一定不可忽略了外语的学习和掌握。加入WTO后的中国，外贸出口己经在许多企业的贸易总额屮占据了相当大的比重，对外

7、贸易屮多多少少都会用到外语，因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络，述要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记屮或者录入到电脑屮，从而大大减少工作时间，捉高工作效率。表达能力。表达能力是文秘人员的重耍能力Z—。主耍包括I」语表达能力和书面表达能力。良好的口头表达能力