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1、编号:商务出货物流作业指导书生效日期:制订单位:商务处版次:A-01页次:1/4广东奥其斯科技有限公司GuangdongOutraceTechnologiesCo.,Ltd.作业指导书核准审核审查制订制订日期2010-12-10机密等级:C级编号:商务出货物流作业指导书生效日期:制订单位:商务处版次:A-01页次:2/4制/修订履历版本页次变更内容摘要日期制/修订审查审核核准A-01All初版制订2010-12-10编号:商务出货物流作业指导书生效日期:2010-4-1制订单位:商务处版次:A-01页次:3/41目的规范商务出货物流流程,强化出货管制。2
2、适用范围本规定适用于公司商务处出货物流作业。3定义出货:按照合同要求,将产品通过货运等方式发给客人的过程。4相关文件4.1成品仓编制的《成品出货管理办法》5职责5.1商务处出货物流组:负责物流公司的开发与管理,产品运输的实施、跟催及资料归档;5.2商务处出货物流组:负责出货通知单下达、跟催及资料归档;5.3厂务处:负责出货通知单的组织实施、异常反馈、资料提供;5.4品质处:负责出货产品的检验、清单资料核对、检验资料的提供;6工作内容6.1物流公司的开发与管理6.1.1商务处出货物流组根据公司的销售网络,负责开发物流合作公司,建立厂商基本资料、分区域价格、
3、可靠度、运输能力等物流公司资料库。6.1.2筛选物流公司资料库优秀厂商,并实地考察做为合格合作商,其他做为后备合作商。要求同一区域或省份,至少有2家以上合格合作商,3家以上后备合作商。合格合作商资料须有商务处主管审批、执行副总核准后生效。6.1.3在公司实际物流出货过程中,因市场价格浮动因素根据实际出货内容,针对合格合作商做价格比较,按适时、适价原则选择,并报商务处主管审批后执行,对因合格合作商不能处理需要起用后备合作商的,必须通过执行副总核准后执行。6.1.4实际物流过程中,商务处出货物流组详细记录每批出货的运输状况、时效,对合格合作商每季度进行记录、
4、评估。6.2出货通知单的下达6.2.1根据合同付款条件,在合同约定款项进入公司指定账户后,商务处出货物流组承办人根据签约生效之合同、客户要求、我司选配机型、下达出货通知单。6.2.2出货通知单详细写明客户要求、特殊备注(祥见特殊规格统计表)。6.2.3出货通知单由商务处主管签核后分发到厂务、品保处执行。6.3出货物流的实施、跟催6.3.1通知单下达至相关责任处门后,由制造课PMC负责组织实施,要及时跟进。掌握成品、半成品货物准备情况。6.3.2品质在货物测试准备完成后,需要及时将产品测试报告及产品资料卡交至商务处出货物流组。6.3.3厂务处出货单产品准备
5、完成应当在指定日期当日上午12点之前,将《装箱清单》及《货物包装尺寸重量件数明细》以mail及书面形式交至商务处出货物流组。若确实不能在指定日期当日上午12点之前完成,要及时沟通,并协助商务处出货物流组收集相关数据,以便确定物流厂商到厂时间。6.3.4商务处出货物流组根据合同确定的收货地址、要求到货时间、备货单位提供的相关信息,根据公司合格物流公司资料,联系负责该区域的物流2公司以上,结合报价及当天时价进行比较,确定承运本批货物物流公司。6.3.5商务处出货物流组根据以上确定的资料信息,填写《送货单》《物流单》《物料放行条》《成品领料单》,并交主管、副总
6、审核,审批无误后通知物流公司到我司提货。特殊情况需要现金支付物流费用的填写《现金支出单》审批后到财务领取现金,特殊情况需要外出送货到物流公司的填写《派车单》审批后送货。6.3.6物流公司前来提货时,通知仓库人员出货装车(大件货物可以请叉车协助装车),并提供收货人及收货地址、联系方式的资料给仓库粘贴到外包装上。6.3.7装车完毕后,再次核对货物清单,确认无误,同物流公司分别在《送货单》“物流公司签收栏”《物流单》“提货单位栏”签字盖章确认。确认无误将物料放行条交至物流公司提货人,并在《来访单》上签署放行。6.3.8货物发出之后,根据客户要求,将资料及货物签
7、收单安排快递给客户(项目定单的所有随机资料、配件也是需要快递),并通知跟单人员(或收货人)货物、资料发出日期/件数/预计到达时间,并根据货物目的地情况,实时跟催到达,并将相关信息通知跟单人员。直至确认客户收到货物,并签回货物签收单。6.4资料归档6.4.1资料的整理以及归档。物流资料分两处分存档,出货通知单、送货单原件、产品资料卡、出货检验报告作为成品出货通知单存档;商务合同、送货单复印件、物流单作为商务合同存档。6.4.2项目机型中物流资料分两处分存档,出货通知单单独存放至成品出货通知单;商务合同、出货通知单、送货单、产品资料卡、出货检验报告、物流单一
8、起存放至项目合同中。7以上规定交商务处副总核准实施,修订时亦同。8附表:广东奥其
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