初、中级档案职称考试教材解读《档案工作实务》六

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1、TouchWithGrassroots基层连线初、中级档案职称考试教材解读《档案工作实务》（六）第四章电子文件管理把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。第一节电子文件概述（三）真实性保障原则一、概念要求文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后保持不电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计变。算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。（四）完整性保障原则一、电子文件构成要素要求电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；每一份电子文件电子文件由内容信息、背景信息与结构信息三大基本要素构成，的内容、结构和背景信息没有缺损。其中，（五）可

2、读性保障原则（一）内容信息是指文件中所表达的对象，包含表达作者意图的要求文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理信息；（二）背景信息是对有关文件及形成、维护文件的管理背景的后能够以人可以识读、理解的方式输出，并保持其内容的真实性。描述信息；（三）结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现（六）风险管理原则形式的信息。通过对电子风险进行识别和评估，采用合理的技术、方法对电子二、电子文件的特点文件风险加以防范和控制，以最小的成本获得最大的电子文件安全保（一）信息的非人工识读性及系统依赖性；（二）信息与载体的证。可分离性；（三）信息的流动性与不稳定性；（四）信息存取的不可（七

3、）技术与管理手段结合原则靠性。电子文件管理技术手段与管理措施需要密切配合：技术手段是确三、电子文件的种类保电子文件真实、可靠的工具；严格的管理是保证技术措施可行与实根据不同的标准，电子文件以划分为不同的类别：现电子文件生命周期全过程控制的保障措施。（一）按文件信息格式可分为文本文件、数据文件、图形文件、二、电子文件管理模式图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等；（二）按文件功能可（一）机构内部电子文件管理模式分为主文件、支持性文件、辅助性或工具性文件；（三）按文件生成1．分散式管理方式可分为数字化文件、原始数字文件；（四）按组成方式可分为简电子文件分散地保管在各文件形成部门，归档保

4、存的是由电子文单文件、复合文件、复杂文件。件转换而来经正式签署的纸质文件的管理模式。2．集中式管理第二节电子文件管理概述在机构内部有统一的部门归口负责管理机构所有的电子文件。一一、电子文件管理原则般来说，归口部门有档案部门和信息技术部门。信息技术部门统一管（一）全程管理原则理电子文件无法真正保障电子文件的真实性、完整性与长期可读性。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体3．文档一体化管理系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行连贯、根据全程管理和前端控制原则，不再强调文件、档案界限改而采一致的管理。取一体化管理的方式。文档一体化管理最佳实现方式是建立功能

5、涵盖（二）前端控制原则电子文件全生命周期的电子文件管理系统。对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，（二）档案馆电子文件管理模式2010年第11期《浙江档案》万方数据TouchWithGrassroots基层连线1．集中式保管行，但还应考虑到以下因素：对于失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆进行长期管理的1．文件的复杂程度；2．文件的管理要求。保管模式。加拿大英属哥伦比亚大学学派是集中式保管的倡导者，美（二）具体要求国、英国等国国家档案馆采取这一模式。1．记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的2．分布式保管电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。文件

6、形成机构自始至终保管自己形成的电子文件，档案馆可对2．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格非现行电子文件保管提供指导和帮助，并具有一定的控制权的保管模的安全措施保证电子文件不被非正常改动，并将其存储于脱机保存的式。美国匹兹堡大学学派是分布式保管的倡导者，90年代中后期澳大载体上。利亚国家档案馆采取了分布式保管模式，2000年后又重新采纳了集中3．对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的式保管模式。电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂在上述两种方案的基础上，有人提出了集中式与分布式结合的存存储器中，以防散失。“自由进馆原则”。4．收集

7、不同类型电子文件还应注明格式、形成软件及相关信三、电子文件管理规范息，原则上要转换成通用格式，如不能转换则需将相关软件或算法（一）电子文件管理法规一并收集。文本文件以XML、RTF、TXT为通用格式，图像文件以目前世界上没有专门针对电子文件的独立法律，而是以其他法律JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体文件以MPEG、AVl为通用格中涉及电子文件及其管理相关的条款为主。式，音频文件以WAV、MP3为通用格式。1．电子文件相关的法律问题主要有：5．计算机