接待工作流程指引

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1、接待工作流程指引编写部门：综合部批准人：公司总经理修订记录生效日期状态审批人跟进人联系方式6/7接待工作流程指引目录1.目的及适用范围22.主要职责23.关键活动描述24.附件56/7接待工作流程指引1目的及适用范围1.1为进一步加强公司接待工作，提高接待质量，树立公司对外良好形象，推进接待工作规范化、制度化、标准化，结合公司实际，制定本指引。1.2本指引适用于公司各部门接待工作。2主要职责2.1综合部统筹公司各接待工作：2.1.1负责编制接待方案2.1.2负责实施接待方案2.2相关部门2.2.1配合接待工作3关键活动描述3.1接待前期准备工

2、作3.1.1来访客人基本信息：所属单位、人数、姓名及职位、到达及返程日期、航班或高铁信息、贵宾厅预定、客人对住宿、饮食等生活习惯的要求及忌讳、来访目的、来访时长、联系人姓名及电话等。3.1.2接待方人员信息：公司出席的领导，申请部门对接联系人及联系电话。3.1.3拟定接待方案：接待统筹部门根据来访客人身份、来访时间、目的、意愿和领导的要求等情况，围绕以下内容按时间顺序拟定接待方案：接待标准、迎接地点、食宿地点、用车安排、参观安排、接陪领导、费用预算、是否需要安排照相、翻译、撰写新闻稿等事宜。拟定接待方案后，要及时征询领导或对方联系人意见，适当

3、作出修改。3.1.4接待前期安排3.1.4.1参观安排：(1)提前与参观点对接，落实参观路线、陪同领导。(2)准备简介资料6/7(1)安排参观现场电子屏幕显示欢迎词及集团宣传片等1.1.1.1会晤安排：(1)根据来访客人的情况，提前与领导预约时间；(2)落实会晤时间及会议室(3)按计划通知参加会晤的领导；(4)如遇临时调整，应及时告知相关领导和其秘书。1.1.1.2预定安排：(1)预订车辆、房间及餐饮，落实参观点的安排；(2)将客人及我司出席领导的详细信息、来访目的一并传阅给接待酒店及参观点对接人；(3)建立接待工作的微信群，保证接待信息的充

4、分畅通。1.1.1.3用车安排：(1)在接待车辆较多的情况下要提前对车辆进行编号；(2)通过钉钉发起“用车申请”流程，综合部按要求安排车辆。1.1.1.4房间安排：(1)通过钉钉发起“酒店预订申请”流程。(2)提供来访客人名单及相关信息给综合部提前预定；1.1.1.5饮食安排：(1)落实用餐人数、用餐地点；(2)根据来访客人的饮食习惯安排菜单，菜式安排注意口味及荤素搭配，份量适当，不宜过多。(3)酌情安排酒水等。(4)接待部门提前制作座位台卡并摆放及用餐摆位图。1.1.1.6通过1.1.1.72住宿安排：根据需要以及客人级别合理安排酒店房间；

5、3用车安排：根据需要以及客人级别合理安排接待车辆，如需集团办行政车队安排车辆，则请线上发起车辆申请流程，行政车队按要求安排车辆。6/71.1.1注意：人数较多的接待可以向顺碧楼巴车队申请大巴车，填写楼巴车队专用申请单，由部门负责人签名传真，提前预约。2参观安排：给物业公司发工作联系单，安排接待专员介绍讲解参观线路。（推荐的参观路线可参阅《接待工作之参观路线介绍》）3接陪领导：确认接陪领导的名单、联系式。4餐饮安排：确认用餐地点；如果有碧桂园集团主席参与的接待，应将就餐的地点安排在碧桂园接待中心，方便主席行程安排。5会议安排：确认参会人数、人员

6、名单、会议形式及内容；下单预定会议室，确定会议地点；编制会议议程。6安排照相（如需）6.1.13.1.4行程确认后，将客人及我司出席领导的详细信息传阅给接待酒店及参观点对接人，建立接待工作的微信群，保证接待信息的充分畅通。6.1.23.1.3拟定接待工作安排7餐饮安排：根据客人的饮食习惯安排菜单，注意口味及荤素搭配，控制预算；根据公司现行的规定使用酒水；提前将用餐摆位图发给酒店，制作座位台卡并摆放。7.1注：一般情况下，主位是我方最高领导，右手边和左手边分别是客方第一第二领导，接下来是我方第三第四，依次交替安排。如果客方的第一领导职位非常高，

7、可安排客方领导做主位，比如接待马来西亚苏丹，可安排苏丹坐主位，主席坐右手边。8会议安排：准备会议文字资料及电子资料，电子资料需导入投影设备，以便检查调试；对接会议室接待专员，准备会议排位、投影、电脑、麦克风、翻页笔、稿纸及文具笔、饮用水、零食或等。9填写接待安排预订单；准备投影播放欢迎词（代替横幅），以及公司宣传片。根据情况安排摄影摄像及录音。10参观点安排：11酒店或楼盘：及时与酒店大堂副理或接待对接人沟通，告知参观时间、参观项目、参观人员、参观车辆，要求大堂副理反馈参观点联系人及联系方式；6/71国华纪念中学及IB学校：提前与学校总办联系

8、并写工作联系单，内容包括客人单位、到达时间、参观人数及是否有公司领导陪同，要求学校反馈讲解的老师及联系方式；2客人指定参观地点：及时了解参观点信息，提前与参观点联系