《合同管理部制度》doc版

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1、合同管理部制度目录一、合同管理部组织架构图………………………………………………2/27二、合同管理部在岗人员编制表…………………………………………3/27三、合同管理工作流程指引………………………………………………4/27四、自营项目合同管理流程图……………………………………………5/27五、联营项目合同管理及工程款审批流程图……………………………6/27六、合同资料调阅流程图…………………………………………………7/27七、合同管理部工作职责…………………………………………………8/27八、合同管理部岗位职责…………………………

2、………………………10/27九、合同管理部日常工作规范……………………………………………13/27十、关于合同管理部工作的规定…………………………………………15/27十一、合同管理部工作表单……………………………………………18/27第27页共27页***有限公司合同管理部组织架构图部门经理资金管理员（1—N人）主要职责：1、处理拨付工程款的报批流程，并将数据录入工程合同动态监管表中。2、部门内部其他工作。合同管理员（1—N人）主要职责：1、对合同及合同相关资料的收集、跟踪、归档及办理相关报批流程，按时制作收款月报表等资料。2、

3、部门内部其它工作安排第27页共27页合同管理部在岗人员编制表职务姓名直属上司职责部门经理商务副总全面负责合同管理部工作合同管理员部门经理对合同及合同相关资料的收集、跟踪、归档及办理相关报批流程，按时制作收款月报表等资料。资金管理员部门经理处理拨付工程款的报批流程，并将数据录入工程合同动态监管表中。第27页共27页合同管理工作流程指引中标通知书签订合同书回收合同、设计图纸、中标通知书及招投标的相关信函文件。合同未返回的，采取扣留工程款措施。合同执行项目竣工期项目结束后所有合同资料（包含中标通知书、合同、竣工验收、收函发信、签证文件、

4、竣工图纸、工程照片、结算资料）收集封存合同结算注：对于未发中标通知书或未签订合同直接进场的特殊项目，则按实际情况参照本流程图操作，以收回合同相关资料为最终目的。第27页共27页自营项目合同管理流程图自营合同管理办理自营合作项目合同的盖章审批流程合同盖章完毕即可发出（寄往甲方或项目部），如果全部责任方都盖章的合同须至少留存一份合同原件编号归档办理项目部进度款催收及工程结算资料的盖章审批流程对已发出合同及合同相关资料归档进行后期跟踪（竣工验收资料、结算资料、图纸、工程照片）对返回的合同及合同相关资料进行编号归档，并扫描发邮件给公司内部

5、指定人员后续合同管理动态监管工作对工程管理中心总经办反馈的售后维修，转发给相关项目负责人第27页共27页联营项目合同管理及工程款审批流程图工程款审批流程合同管理流程资金管理员收到财务部发来已由会计签字的工程款进帐单（设计费除外）后，开始制作工程款拨付单并签名经营部在合同审批手续办理完成后将合同及审批表交由合同部统一编合同号（印章管理员见到有合同编号和审批表才盖章）合同管理部经理对工程款拨付单进行复核并确认签名合同部按合同编号的唯一性将对应的合同基本信息录入合同动态管理系统会计复核确认工程款进帐及应收、应付金额的准确无误后并签名对已

6、盖章发出合同归档并进行动态跟踪，按月制定合同管理情况报告表及自营项目回款月报表质安部经理对该工程款所属项目的质量、安全、进度、人工费及材料款支付等相关方面进行核定把控并确认签名合同相关资料的归档管理（向质安部、经营部索要竣工验收资料、结算资料、图纸，也可以直接向项目经理索要）财务总监对工程款项的拨付确认并签名对返回合同及相关资料按项目分类编号归档，汇总成合同动态项目归档清单将工程项目结算金额录入工程动态监管表的对应项目监事对工程款项的拨付确认并签名后续合同动态监管工作市场营销中心总经理对工程款项的拨付确认并签名第27页共27页合同

7、资料调阅流程图合同资料调阅自营合同资料（外部调阅，须办理借条）联营合同资料（外部调阅）合同调阅人提出申请（合同借阅审批单）合同调阅人提出申请(借阅审批单并交押金)合同部经理签字(公司内部借阅，合同部经理批准即可)合同部经理签字(公司内部人员借阅，合同部经理批准即可)商务副总批准或者市场营销中心总经理批准商务副总批准同意借阅流程完毕（合同资料可调阅）流程完毕（合同资料可调阅）借阅合同文件收回后，及时核销借条借阅合同文件收回后，及时核销借条如借阅文件丢失每份赔偿1000元，由借阅人承担。如借阅文件丢失每份赔偿1000元，由借阅人承担。

8、第27页共27页合同管理部工作职责一、负责公司所有工程项目合同的管理工作1、负责办理合同盖章的报批流程；2、负责对自营及联营已盖章发出工程合同的回收工作；3、对返回合同及相关资料进行编号、归档；4、负责对合同及相关资料的信息化管理；5、每月呈报合同