有限公司文件管理制度

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1、********有限公司文件资料管理制度起草人：钟树生审批人：文件实施日期：2011.10.01唐山**********有限公司（行政中心）发布1目录'I—I••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••32适用范围33文件的换版说明34规范性引用文件35文件管理流程46文件层次架构及文件类别定义47文件起草的基本原则58文件资料各要素的基本要求59正文各耍素层次910文件资料格式911文件资料编号1112文件资料的审批1313文件的发放1414文件的更改、作废及销

2、毁1415文件资料的管理16********有限公司文件资料管理制度1目的为了使企业适用范围适用于企业各各部门、工段、处室所有文件资料的管理。3文件的换版说明本制度为2011年第一版文件。4规范性引用文件GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》；GB/T13017-1995《企业标准体系表编制指南》GB/T15496-2003《企业标准体系要求》GB/T15497-2003《企业标准体系技术标准体系》GB/T15498-2003«企业标准体系管理标准和工作标准体系》GB/T190

3、01-2000《质量管理体系要求》GB/T24001-2004《环境管理体系标准及使用指南》GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》GB/T22000-2006《食品安全管理体系要求》5文件管理流程图1：文件资料管理流程图6文件层次架构及文件类别定义6.1文件层次架构企业文件框架图厶企业文件框架6.2文件类别定义程序:为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序"形成书面文件吋，常称“程序文件雹程序文件是指导三级文件起草的依据。4技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术

4、性文件，技术性文件也称对“物"的全方位管理。管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事"的全方位管理。工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。工作标准也称对“人”的管理。7文件起草的基本原则符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确,篇幅力求简短。如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。必须使用国家法定的计量单位。缩

5、略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略语。文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。8文件资料各要素的基本要求文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。文件分汇编（1）汇编5成，其中每一个子文件有其单独的文件编号。汇编——统编式（页码连贯式）：即汇编本封面汇编本的文件必须设路封面封面”耍体现唐山市丰润区益嘉塑料制品有限公司、文件编号、文件名称、起草人、审批人、文件实施日期（“分

6、编式''结构编排的汇编单份文件可根据实际需要可设銘封皮也可不设銘封皮。8.2目录目录为可选项，但是汇编本的文件必须耍设路目录。目录所列的内容和顺序如下：6（1）前言（为可选耍素）（2）章（3）代有标题的条（为可选要素）（4）附件8.3正文名称为必备耍素，名称力求简练，并应明确表示出文件的主题，并能与其他文件区分，名称不应涉及不必要的细节。任何其他必要的说明都应在“适用范围,，中描述。8.4目的为必备要素，它应路于文件正文的起始位路,语言应简练。8.5适用范圉“适用范围”为必备要素，应明确表明文件所涉及的对象及各

7、个方面，同时还应体现文件适用的部门，必要时也可指岀文件不适用的界限。范围不能包含要求。8.6文件换版说明“文件换版说明"为可选要素，当文件换版吋必须体现文件换版说明，具体内容如下：（1）管理性文件体现的内容为文件编号、文件名称、更改的内容、作废信息;（2）技术性文件换版内容除了满足管理性文件的内容要求，文件在第二次换版时还应体现该文件的历次更改信息，可通过如下表格体现：8.7规范性引用文件“规范性引用文件"为可选要素，根据实际情况设賂即可。引用文件应注明编号和文件名称，文件名称用“《》芍舌起来。“规范性引用文件

8、”顺序为国家标准、行业标准、地方标准、其他相关要求（不包括企业术语和定义为可选要素，用于对文件中专业术语或名词做解释。8.9流程要求8.9.1工作流程见《益嘉塑料制品有限公司规章制度运行管理制度》中5耍求执行。8.9.2工艺流程图“工艺流程图'‘以MicrosoftOfficeVisio格式体现。Visio工艺流程图作图要求如下：（1）工艺流程流向把握，自上而下，自左向右原则；（2）每