XX医药有限公司行政文件管理制度

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1、XX医药有限公司行政文件管理制度一、目的：为规范公司行政文件管理，确保文件使用规范，特制定本制度。二、制度依据及引用标准：《药品经营质量管理规范》（2016年修订）。三、适应范围：本制度适用于本公司行政文件的管理。四、责任：办公室、质量管理部、销售部、采购部等五、内容1.管理原则1.1.文件准确无误。1.2.使用最新版文件。1.3.批准使用的文件是一切行为的准则，具有法律效力，任何人无权任意修改。2.文件的复制2.1.复制的基本要求1.1.文件复制不允许手工抄写。1.2.文件复制可以印刷、复印，但复制的文件必须经过核对无

2、误，且加盖企业公章后方可使用。1.3.对于批文件，每次复制的文件必须清晰，易识读，且标明页数，防止混淆和差错，便于管理。1.4.所有文件不经总经理批准，不得擅自复制、带出。2.文件的颁发2.1.根据要求，文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件的印刷份数。2.2.文件形成后，统一进行分类、编码、印刷。2.3.文件批准执行后，加盖公章即可生效颁发。3.文件的接收3.1.收文者收到文件后签收、启封、登记。3.2.来文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导阅批或直接送给承办部门办理。3.3.属于知晓的文

3、件内容，先上级后下级，先主管后承办部门，依次快速、准确、安全的传阅。3.4.文件传阅过程对于有关人员进行催办。当文件传阅、办复后及时将文件上交回收保管，认真填写文件传阅记录。1.文件的回收1.1.文件由于以下原因而宣布废止、停止使用时必须及时回收。1.1.1.文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。1.1.2.文件发现错误，必须立即废止并及时回收。1.2.文件回收时必须填写文件回收记录，要注明：交回文件的名称、份数；交回部门及交回人；交回日期；收件人。2.文件的归档文件归档

4、后要及时填写文件管理台帐，注明：归档文件名称、文件号、页数、文件类型；文件的附件名称、页数；归档部门、归档人、归档日期；档案室收件人。3.文件的销毁3.1.以下文件要销毁：文件编制或修订过程中的草稿，复制、打印过程中的草稿；回收的旧版文件，归档一份后的其余文件；其他的废止文件。3.2.当文件档案保存到制度保管期限且已失效的档案，认真鉴定，编制文件销毁记录，该记录永久保存。填写文件销毁申请单，办理销毁手续，经总经理批准签字，方能销毁销。1.1.企业采取严密管理措施，防止各类文件泄密。