某公司公文管理办法

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1、XX集团公司公文管理办法第一章总则第一条为了保证全集团公文流转的规范性和公文的严谨性，明确公文的产生、流转、控制、执行等环节的流程，特制定本制度。第二条本制度适用于集团总部及下属各分公司对公文的管理事务。第三条自本制度颁布生效之日起，即取代原《公文格式、传递与签发制度》和《文印管理制度》。第二章分则第四条公文分类公文分类一般按照国家规范分为上行文、下行文和平行文。一、下行文是上级部门向所属下级部门的行文，包括命令、决定、决议、公告、通告、通报、批复、通知、指示、意见、公报、条例、规定和会议纪要等十四种。根据发文的不同目的和要求，可以采取逐级行文、多级行文和

2、直达基层等形式。二、上行文是有隶属关系的下级部门向上级部门的行文，包括议案、报告、请示等三种。各级部门一般不得越级行文请示问题；因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的部门。三、平行文是平级部门和没有隶属关系、业务指导关系的单位之间的公文往来的行文，不分系统、级别、地区的部门之间，均可采取平行文方式行文。主要用“函”的形式。第五条公文的构成公文一般由公文的行文加附件构成，行文部分一般按国家公文规范进行书写，附件部分则是该文件需具体详细阐述的内容。对于某些简短的文件，也可以不需要附件，而直接将内容写入公文行文。第六条公文的格式一、公文行文的格式（一）红头文

3、件格式：对内、对外的红头文件行文基本格式应保持一致，版面格式如下。1、版头：由发文部门全称或规范化的简称加文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。2、发文字号：由发文单位代号、发文年度和发文序号组成，标注于版头下方居中。3、签发人：批准发文的负责人。4、其它：其它内容还应包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、发文日期、抄送（抄报）单位、印章、主题词（主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，一件公文一般标3到5个主题词，按类别词、类属词、文种词的顺序排列。下同）（二）内部通知格式1、文件页眉：页眉左端应标各公司的标识，右端为编发文号。2、

4、内部通知还应包括以下内容：正文、附件、发文单位署名、发文日期、印章、页码（设在页面底端居中位置，单页不设页码）。（三）公文行文格式的其他要求：公文行文还要达到以下要求。1、字体字号：公文标题应用小二号黑体字，主送单位、文件正文、署名、日期等为小四号宋体字，日期应用汉字书写。2、纸张：公文用纸采用A4纸型。3、正文行距:固定值20磅。4、页边距：上：2.5cm,下：2.5cm,左：2.5cm,右：2.5cm。5、称谓：集团简称：XX集团公司简称：XXXX.XXXX.XXXX.XXXX.XXXX、XXXX.XXXX.XXXX6、条款编号：公文中的条款编号统一按

5、以下形式编写。一、1.1.11.1.1（1）•（四）公文的附件的格式应参照公文行文格式进行书写。第七条各类公文的应用范围一、红头文件的应用范围：（一）对政府相关职能部门的上行文应使用红头文件。（二）对所属内部机构的下行文中，如果内容是关于制度发布、人事任免、奖励与处罚，可以使用红头文件。其余情况原则上不使用红头文件（特殊情况下需要使用的，应报总裁批准）。二、内部通知的应用范围：原则上，除明确属于红头文件的应用范围的，其他公文均应采用内部通知形式。第八条公文管理流程一、文件的拟稿和审批流程文件的拟稿和审批应按以下程序执行：（-）拟稿提交：集团公司所有需要拟稿

6、的相关人员均可对文件进行拟稿；拟稿由集团总部（部门）或所辖公司的相关拟稿人员自行拟订，并填写“发文稿纸“，并将公文初稿作为附件，一同提交审批。（二）部门负责人审核：部门负责人对公文初稿进行审核。（三）会签：需要会签的文件，首先由拟稿部门负责人明确写明需参与会签的人员，然后交由各会签人员签署意见后，再报集团总部或所辖公司领导审批。（四）领导审批：集团总部或所辖公司领导对报上来的公文初稿及其审核、会签意见进行审阅，并作出明确批示。（五）领导审批权限：参照集团总部XXXXXXXXXX号文件《行政审批权限划分暂行规定》执行。特别说明：以上拟稿和审批流程也可通过集团

7、办公信息平台完成。网上审签意见也具备正式效力。二、文件的签发：对需要立即发文的集团总部公文文件，原则上由集团总裁进行签发（书面或网上签发）。三、文件的制作和发布（一）文件整理：由拟稿人将稿件连同其电子文件和审签记录交综合管理部（无电子文件的稿件原则上应由、各部门自行进行录入并形成电子文件后交综合管理部）。综合管理部依据会签意见进行修订，并完成公文编号、格式调整等工作。未完成审批签发流程的文件不得发布。（二）校对：文件整理后，需经过综合管理部进行正文格式和内容的校对，再由发文部门进行附件内容和格式的校对，无误后才能正式发布。（三）发布：校对无误后，综合管理部

8、负责进行公文的网上发布;对于无法或不便使用网络传递的文件或发文对象