【8A文】办公室管理.ppt

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1、完善办公室管理之我见办公室：黄惠娟目录办公室管理的内涵及重要性一办公室管理的主要内容二办公人员职业素质三办公人员职业能力四课件内容一、办公室管理的内涵及重要性1.办公室2.办公室含义3.办公室的功能4.办公室管理的重要性1.办公室的由来西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部分。通常是一间存放有大量卷轴的房间，并有抄写员在其中进行工作。对一些考古学家和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”（Libraries），因为这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。事实上，除了诗歌或虚构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室

2、”的定义。2.办公室的含义（1）广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、等。（2）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如校长办公室等。（3）特指：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅。（4）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。办公室办公室的一般含义办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成。（此处采纳广义）办公设备辅助设备办公人员3.办公室的功能办公室的功能参谋与助手枢纽与心脏协调与沟通形象与管家4.办公室管理办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织

3、目标的过程。办公室管理的性质辅助性事务性综合性中枢性机要性办公室管理的指导思想(1)为领导服务(2)为相关的各级部门服务(3)为同事服务办公室管理四要素一、是明确的组织目标二、是服从自己目标的运转方式三、是管理人员四、是先进的科技管理手段四要素办公室管理的六项原则第一，准确原则第二，迅速原则第三，保密原则第四，密切联系群众原则第五，一切从实际出发的原则第六，协调配合原则5.办公室管理的重要性办公室作为公司的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。很重要哦加油吧！6.办公室管理的

4、必要性办公室职能的内在要求实现业务管理和行政管理“两翼齐飞”的必然要求提高办公室工作质效的主要途径7.全面推进办公室管理科学化（一）更新观念，提高认识（二）明确职责，细化流程（三）完善制度，强化考核8.案例分析案例分析目的：通过具体案例分析，明确办公室管理的重要性。血的教训“4.28”胶济铁路特别重大交通事故2008年4月28日，胶济铁路发生一起列车脱轨相撞的特别重大交通事故，造成了72人死亡、416人受伤、中断行车21小时22分，直接经济损失4192.5万元。事故分析事故性质：“4.28”胶济铁路特别重大交通事故是一起责任事故。原因之一：有关文件、调度命令违规发布，且错发漏发；机关公文管理混

5、乱。——摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告事故分析济南铁路局《关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知》（154号文件）文件及文件办理程序问题（1）内容违规——超出铁道部有关会议议定范围，擅自将事故路段的施工临时限速改为线路允许速度并予公开。（致命错误！）（2）会签部门不全——未会签济南铁路局相关部门。（失去纠正错误机会！）（3）漏发抄送单位——未发给与文件执行直接相关的北京铁路局相关单位，致使无法纳入列车运行监控器。（再次失去可能的情况下纠正错误机会！）事故分析济南铁路局《关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知》（154号文件）——反映了机关文件管理混乱（1）部分管理人员不熟悉、

6、不掌握有关重要规章制度，对规章制度理解有偏差；人员素质不适应岗位要求。在154号文件会签、审核中，总工室、工务、公文审核等部门均未发现并纠正存在的问题。（2）在154号文件的发文处理过程中，文件草拟部门审核人擅自修改已会签的文件、违规增加内容；公文处理部门负责人对审核人员的教育培训不够；文件签发走形式，签发人把关不严。——摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告二、办公室管理的内容信息政务品质制度M1M2M4M3服务平行信息平行信息1.信息管理：上行信息上行信息下行信息办公室下行信息信息管理信息工作的定位下情上达、上情下达宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象争取上级领导关注支持，推动难

7、点问题解决信息管理信息工作的理念信息工作无小事主动融入中心工作为本单位领导服务及时准确质量为本信息管理信息的基本要求基本要求：新、实、准、快、精、深新：一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。实：一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发生的程度，必须实事求是地予