【8A文】办公室事务管理实训.ppt

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1、办公室事务管理实训（二）主讲：胡明宝桂林航天工业学院人文社科系实训实习方法1.校内校外顶岗实习。2.见习、参观考察、操作。3.撰写实训报告。4.讨论、教师讲评、总结。第三单元：办公设备管理实训1.复印机使用、维护与管理2.传真机使用、维护与管理静电复印机的使用步骤：（1）预热（2）放置原稿（3)设定份数（4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸；（6）调节复印对比度；（7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。复印机的使用复印机送纸方式：复印送纸有两种：送纸盒自动送纸

2、和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。复印机的使用常识：1.选择合适的地方安装复印机。2.应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。复印文件资料要办理登记审批手续。为确保复印机的安全运转，每天下午下班时关机。不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。关闭复印机电源开关，切断电源。4.复印机管理复印机必须进行定期保养维护，也就是对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然

3、后分别将清洁器、显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周围部件时，要小心，不能划坏感光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹，很难修复。复印机的维护和保养复印机使用与管理实训要求：到复印室或校外复印店观摩复印机复印程序，请操作员介绍复印机的型号、性能与操作程序，并进行复印操作。（1）传真准备①调整传真机的工作状态②装纸记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧；记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前要将纸卷取出；注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头（没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划痕的一面为正

4、面）。传真机的操作方法③原稿凡出现下列情况之一的原稿都不能使用：大于技术规格规定的最大幅面的原稿；纸张厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。④放置文件一次放置的文件页数不能超过规定页数；文件正反面按要求放置；文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方；送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前端要摞成楔形。（2）试运行通常采用复印（COPY）方式，检查传真机是否能够正常工作。复印的具体操作步骤：①接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”（READY），或检查指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以发送或接收。②

5、将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。③选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8线/mm，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示。④原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。⑤最后按复印（COPY）键。（3）发送方式发送文件前不通话，操作步骤如下：①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态；②放置好发送原稿；③摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声)④按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显示“TR

6、ANSMIT”，表明机器开始送文件；⑤挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告；⑥根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。发送文件前需要通话，操作步骤如下：①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态；②放置好发送原稿；③选择扫描线密度和对比度；④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答；⑤双方通话；⑥通话结束后，由收方先按启动键；⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件；⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。发送操作时的注意事项①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开

7、盖板取出；②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿；③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作；④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。（4）接收方式自动接收具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。自动接收时，无需操作人员在场。过程如下：①电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指