中小离散制造企业采购管理系统研究

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1、万方数据中小离散制造企业采购管理系统研究StudyonPurchaseManagementSMSDiscrefeManufacturingEnterprises胡冬伟刘聆哲王佳周跃进(南京大学工程管理学院管理科学与工程系，江苏南京210093)摘要从企业现状出发，分析了我国中小离散制造企业采购管理中存在的问题。在此基础上，描述了企业采购管理的业务流程，并对采购管理的功能模块进行了设计，最后对报表设计进行了研究。关键词：中小企业，企业信息化，采购管理，报表设计AbSlmctThispaperana

2、IyzestheprObIemsexistinginpun：hasemanagementOfsma¨andmedium—sizeddiscrelemanufactu—ngenterprisesinChina．ThentheauthOrdescrIbedtheenlerprise’spurchasebusinessprOcessfbw，designedthepurchasemanagementfunCtiOnaIn10duIes．andalIaslmadeasIudyOnlablesdesign．

3、Keywords：sma¨andmedium—sizedenterprise(SME)，enterpriseinformatjon¨zation，purchasemanagement．tabIesdesign作为企业运作的核心环节，采购具有其举足轻重的地位。研究和开发适应制造业的现代化采购管理系统则是优化采购业务流程、提高采购效率和效益的有效手段，因而具有重要意义。目前的研究缺少对企业采购具体问题的识别和分析，较多地站在设计者的角度，很少从企业用户的角度去考虑，更多的研究是建立在大企业理想采购环

4、境的假设前提下，而较少对中小企业采购现实问题进行研究。本文则是在分析苏州某企业采购管理具体问题的基础上，实现对采购管理模块的设计与研究，并结合用户的具体需求，研究了报表系统的设计。1企业采购管理中存在问题苏州某企业是我国典型的中小离散制造企业。通过对其信息化需求的分析和系统实施的过程中问题的研究，发现该企业在采购管理中的一些问题，概述如下。1)采购周期长。可以说，这是传统采购中普遍存在的问题。分析起来，主要是由以下原因造成的：①采购流程复杂。在该企业中，一项采购业务的完成要经过技术部、生产部、采

5、购部、企管科、厂长、质检部、仓库、财务部等八个部门，中间的沟通与协调是一个反复的漫长过程，再加上与供应商的讨价还价等，更加导致了采购流程的复杂。②信息传递慢。采购流程中信息的交互是通过人工传递来实现的，与通过计算机网络传递数据相比，速度显然极低。③文档繁杂且手工操作。企业在信息化之前，采购是在纸质文本的基础上进行的。计划单、价格单、确认单、入库单、检验单等的书写、传递，占用了采购人员大量时间，延长了采购周期。④供货不及时。由于企业采购物料品种多、供应商多、采购部门人员少，导致采购人员没有精力对应

6、到货而未到货的供应商进行及时催货，或者说．他们有时候根本弄不清哪些物料应该到货了。而且由于企业一味寻求更低价格的供应商而频繁更换供应商，也导致了与供应商的关系仅仅停留在买和卖上，不能建立稳固的战略合作关系，从而不能保证其及时供货。2)采购质量没有保证。这一问题主要与供应商的选择有关。企业几乎没有建立起合理的供应商评价体系。采购员主要依据价格的高低去挑选供应商，而忽略了对供货质量的评判。质量的问题通常是通过事后控制来把关。3)库存控制不力，物料积压与缺货并存。采购员为了履行自己的职责，保证生产需要

7、，尽可能地提前采购和超量采购，而且在实施信息系统前，采购计划的制定是采购员根据经验制定的，缺乏准确信息的支撑，从而造成了采购的盲目性和波动性。这样做的后果必然导致部分物料库存积压，而有些物料缺货。结果占用了企业大量流动资金不说，更严重的是影响生产的正常运行．延长了交货期，降低了客户服务水平，不利于企业良好信誉的培养和竞争力的维持。4)采购计划的制定缺乏科学性。该企业在生产管理信息系统实施前，采购计划与生产计划缺乏严格的制约关系。采购计划的制定完全是采购员经验指导下的结果，缺乏科学性。采购计划人员

8、一旦变动，将会给企业采购业务带来很大影响。这与普遍认可的MRP思想不符，更不符合JlT的哲理。5)价格管理混乱。由于技术手段的落后和缺乏人手对价格数据进行及时整理和更新，导致了价格的混乱。这样，既不利于企管科和厂长对采购计划进行审核，也利于仓库和财务部门进行成本核算，从而不利于企业从整体上对成本进行控制，6)信息共享性差。由于企业各类数据是纸质管理，或者仅仅是存在于制定者的个人电脑中而不能通过网络传递，信息共享性差．而且由于信息分散，查询极其不方便，从而导致了信息滞后。以至于生产部门不知道还有多