國立臺北科技大學電子公文簽核管理作業規則 - 秘書室.doc

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國立臺北科技大學電子公文簽核管理作業規則99年10月5日99學年度第1學期第5次行政會議討論通過第一條為提升國立臺北科技大學（以下簡稱本校）行政效率，特建置本校電子公文簽核管理系統（以下簡稱本系統），為便於各單位人員遵循共同性事項，特訂定本規則。第二條本規則僅針對電子公文簽核管理部分訂定作業規範，有關檔案管理部分依本校檔案管理作業要點辦理。第三條本系統使用單位為本校行政、教學單位、各研究中心、創新育成中心、專利及技術移轉中心及奉核定納入本系統之任務編組。本系統使用人員為前項單位主管、行政人員（編制內公務人員、資料管理師、助教、幹事、約僱人員、專案管理人、專案教師及校務基金進用之專案助理）、教師及簽奉核准使用系統之人員（工讀生不納入系統）。第四條各單位相關人員使用本系統之簽核角色計有：總收文人員、登記桌、分辦人員、承辦人、三層閱（核）稿人員、二級主管、二層閱（核）稿人員、一級主管、一層閱（核）稿人員、主任秘書、副校長、校長、發文人員、檔案管理人員等14類。第五條本校系統使用人員之行政職稱、單位層級、簽核角色與處理公文方式對應關係，如附表一。第六條本系統使用人員以本校員工編號+密碼登入。第七條納入、不納入本系統之文類：(一)納入本系統之文類：1.校外來文2.創稿、創簽的公文(二)不納入本系統之文類：本校各類請購申請單、經費核銷單、財產異動單、獎學金申請單等各式表單。第八條本系統採線上簽核與紙本簽核擇一使用，使用原則如下：(一)線上簽核：各層次人員全程使用本系統製作公文、影像簽核與公文流程管理；適用之公文型式為（本文加附件）10頁以下（含10頁）校外來文之電子公文或紙本公文及創簽、創稿。11 (一)紙本簽核：各層次人員使用本系統製作公文、紙本實體簽核及公文流程管理；適用之公文型式為本文加附件達11頁以上、附件為原始憑證、須用印之表冊、證書、摺頁、實體物品、海報與機密等級為「密」等以上之機密文書或陳核過程需保密之公文。第一條本系統維運權責劃分：(一)本系統管理單位為總務處。(二)本系統操作諮詢及教育訓練服務、技術服務、伺服器維護、使用單位及人員基本資料系統端維護之單位為計算機與網路中心。(三)本系統管考單位為秘書室。第二條本系統增加單位時由新設單位提出申請，刪減單位時由系統管理單位提出申請，表單格式如附表二。第三條本系統使用人員離退時由所屬單位提出申請刪除使用權及職章，表單格式如附表三。單位內人員角色權限異動時由所屬單位提出申請，表單格式如附表三，審核後計算機與網路中心辦理角色權限及職章異動。人員由原單位調任新單位角色權限異動時由新任單位提出申請，表單格式如附表三。審核後計算機與網路中心辦理角色權限及職章異動。第四條電子公文異動撤銷由原承辦人提出申請，審核後由計算機與網路中心辦理,表單格式如附表四。第五條為確實查核本系統每日維運情形，系統服務人員應依附表五每日詳實查驗登載維運情形。第六條本系統相關資源、教學影片、FAQ、諮詢服務人員與電話及系統重大訊息建置於本校首頁「校園入口網站」登入後「電子公文系統」資料夾內之「公文系統資源頁」及http://140.124.13.166/ii/install/sysdeploy.htm第七條本規則經行政會議通過後施行，修正時亦同。11 附表一本系統行政層級架構表行政層級單位行政職稱系統角色第一層校長室校長校長秘書室副校長副校長主任秘書主任秘書秘書、組長一層閱（核）稿人員單位內指派人員擔任登記桌第二層一級行政單位與各學院一級行政單位主管、各學院院長、通識教育中心主任、體育室主任、師資培育中心主任一級主管一級行政單位副主管（副教務長、副總務長）、一級行政單位擔任秘書工作人員（專員、輔導員、專案助理、辦事員…）及學院院長特別助理二層閱（核）稿人員單位內指派人員擔任登記桌、分辦人員單位主管、公務人員（秘書、技正、編審、專員、輔導員、組員、技士、技佐、辦事員、書記…..）、資料管理師、助教、幹事、約僱人員、校務基金進用之專案助理及簽准使用系統人員承辦人第三層各系所、研究中心及二級行政單位各系主任、各研究所所長、各研究中心主任、創新育成中心主任、二級行政單位主管二級主管副系主任、計畫主持人三層閱（核）稿人員單位內指派人員擔任登記桌、分辦人員單位主管、公務人員（秘書、技正、編審、專員、輔導員、組員、技士、技佐、辦事員、書記…..）、資料管理師、助教、幹事、約僱人員、校務基金進用之專案助理及簽准使用系統人員承辦人11 附表二國立臺北科技大學【電子公文檔管系統】單位異動申請表填寫須知：1.新增單位時由該單位填表申請。2.如單位完全裁減時由系統管理單位填表申請，如為內部部分單位異動時，由該一級單位填表申請。3.每份單位異動申請表代表一內部單位，如需申請多個內部單位請另填申請單。申請日期：　　年　　月　　日申請異動狀態：□新增單位　□刪除單位單位資料單位名稱(行政單位請填寫單位名稱與所屬處室教學單位請填寫單位系所與所屬學院)單位負責主管資料員工編號姓名分機單位內部職稱E-Mail單位聯絡人員資料員工編號姓名分機單位內部職稱E-Mail申請單位人事室總務處計算機與網路中心註:1.新增單位內人員如需使用系統處理公文，請至計網中心網頁下載使用權限申請表填寫。2.本表處理後，計網中心將與貴單位聯絡人員確認。11 附表三國立臺北科技大學【電子公文檔管系統】使用權限申請表填寫須知：1.申請人狀態如為調職至校內其他單位或是，請填寫新任單位於所屬單位欄位並註明原單位名稱，同時於申請人權限欄位將原單位資訊角色權限畫叉、新任單位資訊角色權限打勾。2.申請人狀態如為在原單位但不需再處理此業務，請直接於申請人權限欄位將單位內刪除舊有角色權限畫叉、單位內新任角色權限打勾。3.申請人如為教師個人計畫助理，請由計畫主持人提出其使用權限申請。經人事室審核後，由計網中心開啟計畫助理之電子公文使用權限，並增設計畫主持人之「三層核稿人員」角色權限。申請日期：　　年　　月　　日申請人狀態：□退休/離職　　□調職至校內其他單位　　□在原單位但不需再處理此業務　　□新進職員申請人基本資料所屬單位(行政單位人員請填寫單位組室教學單位人員請填寫單位系所)員工編號姓名分機職稱E-Mail申請人權限※新增權限請打勾，刪除權限請畫叉，多重身分請多重勾選行政單位一般□承辦人　□登記桌　□分辦人員　□秘書　□單位副主管　□單位主管文書組□收文人員　□發文人員　□檔管人員秘書室□校長　□副校長　□主任秘書　□管考人員　□一層核稿人員教學單位一般□承辦人　□登記桌　□分辦人員　□秘書　□單位副主管　□單位主管教師□承辦人是否承接他人業務？　　□是（請填寫被承接者基本資料）　　□否員工編號姓名分機被承接者動態：　□退休/離職　　□調職至校內其他單位　　□在原單位但不需再處理此業務申請單位人事室總務處計算機與網路中心11 附表四國立臺北科技大學【電子公文檔管系統】異動撤銷申請表填寫須知：1.本申請表僅只適用於該公文主辦人填寫，請通知使用異動撤銷影響單位與人員於欄位內加蓋職章。2.本申請表處理後，計網中心將與貴單位申請人員確認。申請日期：　　年　　月　　日公文主辦人基本資料所屬單位(行政單位人員請填寫單位組室教學單位人員請填寫單位系所)員工編號姓名分機職稱E-Mail異動撤銷公文說明公文文號使用異動撤銷原因說明流程影響單位與人員申請單位總務處流程影響單位人員計算機與網路中心11 附表五國立臺北科技大學電子公文檔案管理系統系統維運紀錄記錄人員:記錄日期:年月日一、稽核內容:特殊權限帳號之異動與存取紀錄1、判斷準則:廠商使用2100tech帳號於申請開放時間登入。2、稽核週期:每日一次。3、紀錄內容:登入時間登出時間IP使用權限原因二、稽核內容:系統錯誤事件紀錄–當機事件1、判斷準則:系統是否有無預警當機。2、稽核週期:每日一次。3、紀錄內容:時間發生狀況11 三、稽核內容:系統效能及容量紀錄1、判斷準則:CPU效能0.9以上，儲存體容量90%以上為不正常。2、稽核週期:每日一次。3、紀錄內容:日期時間CPU效能FileSystem千位元組用過可用容量(%)四、注意事項：1、此表內容為依循CCSP-011資訊系統獲取、開發、維護及管理程序。2、清查結果滙整後陳權責主管覆核，以確保紀錄之適切性。單位/組別組長11 電子公文檔案管理系統系統維運安全性檢測內容項目檢測內容檢查狀況ㄧ1、測試目的:檢查DB是否運作正常2、測試方式:輸入自己或本組其他人任ㄧ合法帳號登入系統3、錯誤情況:測試自己或本組其他人任ㄧ合法帳號均失敗，彈跳視窗顯示【系統設定有誤，無法成功登入，請聯絡系統管理人員】4、解決方式:遠端桌面連線DBServer，看是否已經無法連線，若無法連線，下去機房看是否開機□正常□異常二1、測試目的:檢查2100tech未知會而進入系統，或有任何非法帳號進入系統2、測試方式:進工作管理員，看目前正在線上的管理者有誰3、錯誤情況:進工作管理員，看見2100tech帳號未知會而在裡面，或有其他非法帳號在。4、解決方式:詢問2100tech客服人員□正常□異常三1、測試目的:檢查2100是否無預警重開電腦2、測試方式:看右下角區域連線小圖示，點擊左鍵滑鼠，看連線時間3、錯誤情況:若連線時間小於1天，代表可能被重開過4、解決方式:詢問2100tech客服人員近日是否有重開，若有請說明原因□正常□異常四1、測試目的:檢查DBServer是否被病毒感染2、測試方式:控制台->Windows內建防火牆->是否可以開啟3、錯誤情況:彈跳視窗顯示【因為一個無法辨識的問題，Windows無法顯示Windows防火牆設定值】4、解決方式:l掃毒若有病毒刪除後再測試lhttp://support.microsoft.com/?kbid=920074，若無效再重新安裝OS□正常□異常五1、測試目的:檢測防火牆雖可開啟，但已無法順利運作2、測試方式:新增一個連接埠，再刪除，測試是否可進行相關設定3、錯誤情況:無法新增或刪除4、解決方式:□正常□11 l掃毒若有病毒刪除後再測試lhttp://support.microsoft.com/?kbid=920074，若無效再重新安裝OS異常六1、測試目的:防止DBServer受有心人士攻擊2、測試方式:我的電腦->管理->檢查Windows的事件檢視器3、錯誤情況:l應用程式(AP)日誌：將稽核失敗訊息、錯誤訊息以及警告訊息予以記錄l安全性(OS)日誌：檢視稽核失敗訊息，看是否有異常使用者的帳號l系統日誌：檢視是否有錯誤類型紀錄4、解決方式:發信或詢問2100tech客服人員□正常□異常七1、測試目的:檢測防毒軟體是否正常2、測試方式:執行Symantec軟體，測試是否可開啟3、錯誤情況:無法開啟軟體4、解決方式:l根據出現的錯誤訊息找尋解決方案l重開機，若還不行重新安裝Symantecl正常後更新病毒碼進行掃毒□正常□異常八1、測試目的:檢測防毒軟體功能是否正常2、測試方式:l測試是否可進行相關設定。l執行Symantec軟體->選項->架構防火牆規則，新增一個黑名單，再刪除。3、錯誤情況:無法新增防火牆規則4、解決方式:l根據出現的錯誤訊息找尋解決方案l重開機，若還不行重新安裝Symantecl正常後更新病毒碼進行掃毒□正常□異常九1、測試目的:檢測防毒軟體攔截功能是否正常2、測試方式:l觀看Symantec(防毒軟體)的網路威脅日誌，攔截清單是否運作正常l執行Symantec軟體->檢視日誌->網路威脅防護->□正常□11 檢視日誌->流量日誌，看最近的時間是否有【已攔截】或【已允許】的動作發生3、錯誤情況:經過1小時都沒有任何【已攔截】或【已允許】的動作發生，且Windows防火牆事件檢視器中的應用程式清單中有近1hrs的稽核失敗資訊4、解決方式:檢視Symantec防火牆規則的設置是否正確異常十1、測試目的:因SQL2005備份可能因病毒或駭客而造成無法設定定時備份，因此需檢測每天系統是否按時備份2、測試方式:開啟SQL2005->管理->維護計畫，檢視是否有維護計畫3、錯誤情況:沒有任何維護計畫4、解決方式:發信或詢問2100tech客服人員□有□無11