國立臺北科技大學電子公文簽核管理作業規則 - 秘書室.doc

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1、國立臺北科技大學電子公文簽核管理作業規則99年10月5日99學年度第1學期第5次行政會議討論通過第一條為提升國立臺北科技大學（以下簡稱本校）行政效率，特建置本校電子公文簽核管理系統（以下簡稱本系統），為便於各單位人員遵循共同性事項，特訂定本規則。第二條本規則僅針對電子公文簽核管理部分訂定作業規範，有關檔案管理部分依本校檔案管理作業要點辦理。第三條本系統使用單位為本校行政、教學單位、各研究中心、創新育成中心、專利及技術移轉中心及奉核定納入本系統之任務編組。本系統使用人員為前項單位主管、行政人員（編制內公務人員、資料管理師、助教、幹事、約僱人員、專案管理人、專案教師及校務基金進用之專案助

2、理）、教師及簽奉核准使用系統之人員（工讀生不納入系統）。第四條各單位相關人員使用本系統之簽核角色計有：總收文人員、登記桌、分辦人員、承辦人、三層閱（核）稿人員、二級主管、二層閱（核）稿人員、一級主管、一層閱（核）稿人員、主任秘書、副校長、校長、發文人員、檔案管理人員等14類。第五條本校系統使用人員之行政職稱、單位層級、簽核角色與處理公文方式對應關係，如附表一。第六條本系統使用人員以本校員工編號+密碼登入。第七條納入、不納入本系統之文類：(一)納入本系統之文類：1.校外來文2.創稿、創簽的公文(二)不納入本系統之文類：本校各類請購申請單、經費核銷單、財產異動單、獎學金申請單等各式表單。

3、第八條本系統採線上簽核與紙本簽核擇一使用，使用原則如下：(一)線上簽核：各層次人員全程使用本系統製作公文、影像簽核與公文流程管理；適用之公文型式為（本文加附件）10頁以下（含10頁）校外來文之電子公文或紙本公文及創簽、創稿。11(一)紙本簽核：各層次人員使用本系統製作公文、紙本實體簽核及公文流程管理；適用之公文型式為本文加附件達11頁以上、附件為原始憑證、須用印之表冊、證書、摺頁、實體物品、海報與機密等級為「密」等以上之機密文書或陳核過程需保密之公文。第一條本系統維運權責劃分：(一)本系統管理單位為總務處。(二)本系統操作諮詢及教育訓練服務、技術服務、伺服器維護、使用單位及人員基本資

4、料系統端維護之單位為計算機與網路中心。(三)本系統管考單位為秘書室。第二條本系統增加單位時由新設單位提出申請，刪減單位時由系統管理單位提出申請，表單格式如附表二。第三條本系統使用人員離退時由所屬單位提出申請刪除使用權及職章，表單格式如附表三。單位內人員角色權限異動時由所屬單位提出申請，表單格式如附表三，審核後計算機與網路中心辦理角色權限及職章異動。人員由原單位調任新單位角色權限異動時由新任單位提出申請，表單格式如附表三。審核後計算機與網路中心辦理角色權限及職章異動。第四條電子公文異動撤銷由原承辦人提出申請，審核後由計算機與網路中心辦理,表單格式如附表四。第五條為確實查核本系統每日維運

5、情形，系統服務人員應依附表五每日詳實查驗登載維運情形。第六條本系統相關資源、教學影片、FAQ、諮詢服務人員與電話及系統重大訊息建置於本校首頁「校園入口網站」登入後「電子公文系統」資料夾內之「公文系統資源頁」及http://140.124.13.166/ii/install/sysdeploy.htm第七條本規則經行政會議通過後施行，修正時亦同。11附表一本系統行政層級架構表行政層級單位行政職稱系統角色第一層校長室校長校長秘書室副校長副校長主任秘書主任秘書秘書、組長一層閱（核）稿人員單位內指派人員擔任登記桌第二層一級行政單位與各學院一級行政單位主管、各學院院長、通識教育中心主任、體育室

6、主任、師資培育中心主任一級主管一級行政單位副主管（副教務長、副總務長）、一級行政單位擔任秘書工作人員（專員、輔導員、專案助理、辦事員…）及學院院長特別助理二層閱（核）稿人員單位內指派人員擔任登記桌、分辦人員單位主管、公務人員（秘書、技正、編審、專員、輔導員、組員、技士、技佐、辦事員、書記…..）、資料管理師、助教、幹事、約僱人員、校務基金進用之專案助理及簽准使用系統人員承辦人第三層各系所、研究中心及二級行政單位各系主任、各研究所所長、各研究中心主任、創新育成中心主任、二級行政單位主管二級主管副系主任、計畫主持人三層閱（核）稿人員單位內指派人員擔任登記桌、分辦人員單位主管、公務人員（秘

7、書、技正、編審、專員、輔導員、組員、技士、技佐、辦事員、書記…..）、資料管理師、助教、幹事、約僱人員、校務基金進用之專案助理及簽准使用系統人員承辦人11附表二國立臺北科技大學【電子公文檔管系統】單位異動申請表填寫須知：1.新增單位時由該單位填表申請。2.如單位完全裁減時由系統管理單位填表申請，如為內部部分單位異動時，由該一級單位填表申請。3.每份單位異動申請表代表一內部單位，如需申請多個內部單位請另填申請單。申請日期：　　年　　月　　日申請異動狀態：□新