无纸化办公给档案管理带来的利与弊

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1、无纸化办公给档案管理带来的利与弊　　摘要：近年来，随着科学技术的不断发展，很多办公的方式都已经开始向无纸化办公方向转变，档案管理工作也是如此，无纸化办公的出现给档案管理工作带来很大的便利，与此同时也出现了一些问题，要想使得无纸化办公更好地促进档案管理事业的发展，就要解决好实际工作中的问题。笔者通过对无纸化办公的利弊进行介绍，提出几点解决的措施，仅供参考。　　关键词：无纸化办公；档案管理；利；弊　　随着互联网时代的到来，使得很多办公的方式得到了改善，怎样利用好新技术来促进档案管理工作的发展，是当下应该考虑的问题。随着无纸化办公的出

2、现，使得档案管理的方式发生了很大的变化，管理的效率也得到了很大的提高，要想使其获得更大的发展，就要针对其存在的问题进行有效的解决。　　1无纸化办公给档案管理工作带来的优点　　我国原有的档案管理方式，都是对纸质的档案进行管理，不仅工作效率低下，而且档案信息的安全性也得不到保证，随着无纸化办公的出现，使得这一现象得到了很大的改善，不仅提升了档案信息的安全，而且实现了资源的共享。　　1.15促进了档案内部的局域网建设。通过无纸化办公的运用，各企事业单位有了自己的档案管理系统，可以通过互联网技术直接对档案信息进行管理，免去了人工进行整理

3、的阶段，使得档案管理的效率得到了很大的提升，而且使得各部门之间的联系加强，通过内部局域网的建设，使得档案管理部门在第一时间接收到信息，可以及时的对档案进行收集管理，以免单位的查档使用。　　1.2实现了信息资源的共享。原有的对档案信息的管理模式，都是被动进行的，没有发挥到档案管理的应有作用，随着无纸化办公的出现，使得这一现象得到了很大的改善，各部门之间可以通过内部的局域网对档案信息进行传输，可以实现资源的共享，减去了中间查找档案的时间，使得工作的效率得到了很大的提高。　　1.3信息网络服务中心的作用加强。无纸化档案管理工作的落实，

4、使得信息网络的服务作用得到了很大的发展，改变了档案部门一直处于被动的状态，网络服务中心的加强，使得档案管理部门可以通过单位的内部系统进行查询信息，收集与档案管理有关的数据，使得档案管理工作的内容进一步的丰富，可以更好地促进单位的发展建设。　　1.4自动化接收系统的建立。无纸化办公的方法使得档案管理的工作方法得到了很大的改善，工作人员在递送档案时，可以直接发送电子邮件，免去了中间递送纸质档案的过程，档案管理部门通过特定的系统进行接收，免去了中间的环节，使得档案管理的工作效率得到了很大的提升。　　2无纸化办公给档案管理工作带来的弊端

5、　　虽然无纸化办公使得档案管理的工作效率得到提高，但是在一些实际的工作中仍然存在一些弊端，有效更好地发挥无纸化办公的作用，就要把这些问题加以有效的解决。5　　2.1工作人员认识水平不高　　受到传统观念的影响，档案管理工作一直以来都不被人们所重视，这就使得工作人员的积极性不高，认为档案管理工作只是对一些档案进行整理归档，忽视了档案管理工作过的实际作用，再加上领导人员的重视程度不够，使得工作人员的认识水平不高。无纸化办公的出现，使得很多工作人员无从下手，而且认为档案管理工作根本无需这样，对无纸化办公的方法也不够认可，导致在工作中还保

6、持着原有的工作方法。　　出现这种现象的原因主要有两个方面：一是无纸化办公的发展速度太快。长时间以来工作人员已经习惯了档案管理的常规方法，让其迅速的改变，无论是在思想上还是在行动上都适应不过来，而且很多工作人员的技术水平不高，在无纸化办公的工作效率十分低下；另一方面就是工作人员不是十分相信无纸化办公的方式，在工作的过程中都对档案信息进行备份，这样完全失去了无纸化办公的作用，而且还极大地降低了档案管理的工作效率。　　2.2无纸化档案信息无法保证可读性　　我国传统的档案管理方式都是对纸质的档案进行管理，无纸化的档案管理都是对电子信息进

7、行管理，这种管理方式极大地方便了工作人员的工作，但是由于技术问题的限制，在很多软件管理上的问题难以解决，这就会因为一些硬件设施的损坏，使得档案信息丢失，或者是暂时不可查看的现象，如果这时需要对档案信息进行查看，就会严重影响工作的正常开展。　　2.3难以判断档案是否具有原始性5　　档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，

8、再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象。　　3解决无纸化档案管理挑战的措施　　3.1更新观念，迎接挑战　　无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利