浅析新时期高校校办性质与职能

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1、浅析新时期高校校办性质与职能　　摘要：众所周知，学校办公室（以下简称校办）是高校重要的办事机构，承担着长传下达，组织协调，对外联络等重要职能。笔者经过长期探索，通过调研和实践，在明确校办性质的前提下，以厦门理工学院为例对新时期校办职能加以梳理并分析，以期对新时期高校综合办公机构的良性发展以抛砖引玉的作用。　　关键词：高等院校；校办；职能　　【中图分类号】G640　　一、高校校办性质解读　　研究新时期高校校办职能，必须首先明确高校校办的性质。笔者认为，在新时期条件下，特别是教育体制改革进入“啃硬骨头”（袁贵仁语）阶段的大环境中，高校校办的职能更加复杂，其性质必然是多元和多重的。笔者认为，新时期下

2、的校办具有如下基本性质：　　1、统筹协调的中军帅帐。校办较一般的职能处室具有明显的宏观性。具体而言，做好统筹协调工作应处理好如下两对关系：首先，急事与缓事。校办的统筹协调功能的重大体现，就在于分清事务轻重缓急。在当今信息爆炸时代，此点尤其关键，否则必将造成人力资源的巨大浪费。第二，要事与常事。这涉及到人力、物力和财力的划分和倾向，分布不均或不合理都会导致“事倍功半”，更需仔细区分。4　　2、内部管理的有利平台。校办还有着相当部分的内部管理职能，。以厦门理工学院为例，该校在校办一套班子前提下，先后把综合办、总值班室、校董会、法务室等机构放置于校办之下，进而对校办的综合性平台作用加以充分运用，取得

3、了良好的效果。　　3、对外交流的形象所系。校办一般都有很大部分的外事职能，即具有一定的对外交流性质，主要分为国内交流和国际交流。国内交流主要是兄弟院校之间的人员交流、友好访学，与政府机关的业务交流、人员流动等等。国际交流则包括外籍学者、政要来校讲学等等。可以这样讲，在对外交流方面，校办有着“牵一发而动全身”的关键地位。　　二、当今高校校办职能梳理　　1、组织职能　　校办的组织职能，实际上体现于它的协调功能。如举办校庆庆典、开学典礼、新系部的落成仪式等重大活动，校办就因其特殊的职能定位成了当然的最佳选择。在这些重大活动中，校办须负责活动的方案企划、经费配置、人员安排乃至突发事件处理等工作。而对于

4、日常办公事务，则需要校办进行部门间业务的精确协调，作为一种“润滑剂”，维系着学校这部教学科研平台的良性运转。　　2、文秘职能4　　校办的文秘职能，主要分为日常公文处理和重要文稿草拟。日常公文处理是校办的主要工作之一，公文处理要求规范、精确，需要强烈的责任心和精湛的专业水平。对重要文稿草拟而言，对于领导拟参加的重大活动所需的讲话稿、贺辞等文字材料的草拟工作则是重中之重。以厦门理工学院为例，文秘科便是校办的重要职能科室之一，极好的诠释了校办不可替代的文秘职能。　　3、信息职能　　校办在学校日常管理中也是重要的信息机关。对于外来信息和领导指示，它承担着上传下达和信息发布职能。在今天科技高速发展，信息

5、量空前庞大的时代，我们对于校办信息职能的完善更应该从软、硬件两方面同时入手，配合建立完善的校内规章制度，强化对校办工作人员的职业道德和业务素质的综合提升。　　4、督办职能　　校办也是学校各级单位重大事务的督办机关。这主要表现在，对基层单位工作动态的及时掌握，对大型活动中可能出现的误差及时对领导进行必要提醒，对于领导交办的重点工作进行必要的调控等等。对于具体承办单位和个人，校办扮演的角色更大意义上是一种督导和指引，在一定程度上还有鞭策的职能。　　5、接待职能　　校办的接待工作，要做到态度热情、突出特色、方式灵活、节约效能。要特别注重建立完整的接待制度，按照来宾的行政级别，生活习惯，来访目的等方面

6、进行综合考虑，因人（团体）而异的设置接待方案。同时，应严格执行预算，对于非必要性接待开支进行严格控制并形成监督机制。厦门理工学院在此方面做出了重大探索，具体表现为：规章制定详尽，执行坚决有力，预算科学有度，领导把关严格。为树立学校良好对外形象立下了汗马功劳。　　6、应急（处突）职能4　　现阶段高校较为常见的突发事件主要表现为：人身安全事件、食品安全事件、校园安全事件、自然灾难防控等等。而面对随时可能存在的突发事件，校办的应急（处突）职能就显得尤为关键。对校办而言，应急（处突）工作应该做到以下两点：1.快速反应，有序应对。笔者认为，可以成立预案建设小组的方式专职负责。该小组应该有法律、公共管理、

7、高等教育等专业背景的教师和管理人员参加，在充分了解学校各方面情况的基础上，提前对不同的突发事件加以分析，制定该类突发事件在不同阶段的处置方案。2.跟踪善后，随时总结。要合乎新时期校办应急工作理念的要求，必须做到对每一个已处置突发事件处理进行完整分析，形成案例，总结经验教训，进而实现在新时期校园应急（处突）管理中做到与时俱进。　　参考文献　　[1]尚道文、周华中：《加强新时期高校校长办公室自身建设刍