从“档案工作的最终目的”角度议“学生类”档案

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1、从“档案工作的最终目的”角度议“学生类”档案　　【摘要】2008年教育部颁布第27号令，首次将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴。由于没有实施细则，国内学者对“学生类”档案的解析和如何开展存在很大争议。笔者认为“档案工作的最终目的”是提供利用服务，学生产生的档案材料只要是对学校、学生、社会有利用价值的，都可以看作“学生类”档案材料。　　【关键词】高校学生档案工作“学生类”档案　　2008年9月教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》（简称：27号令），首次明确将“学生类”档案纳入高校档案工作的范畴。然而作为法规性、指导性文件，27号令并未

2、颁布其实施细则，只指出“学生类”档案的归档范围。“学生类”档案是否就是学生个人档案，“学生类”档案工作如何开展？　　目前高校“学生类”档案工作的现状　　1.国内学者对“学生类”档案解析存在很大分歧　　一部分学者认为高校“学生类”档案仅仅是指学生的个人档案，也就是高校大一新生进校时由招办提供的，由学生管理部门或档案机构暂时管理的，学生毕业后又流转到用人单位人事部门或是人才交流中心的学生人事档案；而也有部分学者认为“学生类”档案要和高校其他档案一样要在档案机构长期保存；还有部分学者认为，“学生类”4档案是由学生的个人档案和十大类中涉及学生个人资料两部分组

3、成，其中学生个人档案是可以理解为暂时保管，但在教学类中，如增加学生登记表、毕业生登记表等。　　2.目前绝大部分高校在27号令下发之后，“学生类”档案管理工作并没有实质性进展　　27号令下发之前，学生档案一般是指的学生个人档案，一般是由高校的学生管理部门进行管理，学校档案机构并不参与管理。27号令颁布之后，“学生类”档案与其他类十类档案一同被纳入高校档案实体管理体系。然而，由于27号令并未出台其实施细则，缺乏实际的、可操作性的措施，再加上学生档案的产生部门较多，内容又较为复杂，同时高校专职档案人员数量较少。因此，目前绝大多数高校仍然是由学生管理部门管理

4、学生的个人档案。而档案机构并未对“学生类档案”工作有实质性开展。　　从“档案工作的最终目的”看“学生类”档案内涵　　什么是“档案”？自古以来不同的国家、学者对“档案”具体定义的探讨从来没有停息过。但不同的国家和学者都不约而同地认为，为利用者提供利用服务是档案的工作的最终目的。国家档案局局长杨冬权指出“做好档案的社会服务是档案工作的根本要求，是档案工作的永恒的主题”。由此可见，高校学生产生的只要是对学校、学生和社会有利用价值的档案材料都可以被称为“学生类”档案。为新时期指导高校档案工作的法规性文献，将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴，这是高校档案机构

5、“以人为本”服务学校、学生和社会的重要体现和新时代的要求。　　做好“学生类”档案工作的几点建议　　1.“学生类”档案工作的顺利开展，领导的重视和关心是关键　　“学生类”4档案工作是一个长期过程，仅仅依靠档案工作人员的努力是不够的，还需要相关领导给予关心和重视。27号令指出“高校档案工作由高等学校校长领导”。高校校长要批准“学生类”档案工作制度，要将“学生类”档案工作“三纳入”、“四同步”，并为“学生类”档案工作提供充足的人力、物力和财力。　　2.“学生类”档案由高校档案机构集中统一管理　　27号令明确指出“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机

6、构”。高校档案机构能更好地收集整理档案和为利用者服务。一方面，高校档案机构在实际的工作中更了解学校、学生、社会对“学生类”档案的需求，可以制订出比较完善的“学生类”档案工作制度；另一方面，高校档案机构工作人员在档案意识和业务技能方面都普遍高于部门兼职档案人员。　　3.加强对“学生类“档案的宣传力度　　近年来毕业生回母校查询个人档案、补办学籍档案等情况非常多。追究其原因，有的毕业生不清楚自己的个人档案有没有带走，或自己或用人单位丢失；还有部分毕业生，档案丢失后不知道怎么办，在哪里补办。可以看出，很多学生和用人单位对学生个人档案不是很重视。高校应该通过各

7、种渠道宣传“学生类”档案的重要性：一方面，对内加强对学生档案意识教育；另一方面，对外通过高校网站、档案机构网站宣传“学生类”档案的内容、价值、重要性等。　　4.关口下移，加强对“学生类”档案材料的收集和规范管理　　“学生类”4档案涉及的学生档案材料内容广泛、复杂，需要有高校档案机构主导，学院各学生工作部门、管理部门共同协助才能做好。专职档案人员要经常深入相关“学生类”档案产生部门，督促兼职档案员做好平时归档材料的积累和整理，在归档前，逐一进行手把手、面对面的技术指导与服务，针对问题及时提出解决方案，真正做到“关口前移，重心下移”，确保“学生类”档案归

8、档材料规范、齐全、完整。　　为学校、学生、社会提供利用服务是开展“学生类”档案工作的最终目的。高校档案机构和