关于事业单位档案管理信息化建设的思考

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1、关于事业单位档案管理信息化建设的思考　　【摘要】随着信息化时代的到来，网络信息化早已渗透到各个行业内部，与传统档案管理相比，信息化的引进对事业单位档案管理起到了推动作用。本文通过分析传统档案管理特点，提出信息化档案管理的优势，并对如何加强信息化建设提出几点建议。　　【关键词】档案管理；信息化；建设　　一、传统档案管理的特点　　第一，传统档案管理主要通过人工完成。从档案的整理、储存到档案的提取、销毁等，都是经过人工完成。对于一些文案工作较多的单位来说，档案管理工作繁杂，由于人手不够，使得许多工作滞后，工作质量也

2、难以保证，档案管理工作效率一般比较低。　　第二，传统档案主要是记载在纸张上面，不便于长期保存。保存的久了，纸张颜色会变黄，待到查询时，有些字迹变得模糊，不利于查阅。其次，纸张的保存需要防虫防蛀，这也加大了资金投入。再次，纸质档案保存时间有限，许多资料需要重新抄写再放入保存。　　第三，传统档案收集管理受到时空的限制。在收集资料时需要从各部门内提取，然后汇编整理到档案处。完成后需要汇报给上级领导。整个搜集过程比较缓慢，工作人员需要投入比较多的时间和精力，而效率却比较低。此外，时空的限制对收集档案造成不便，收集上来

3、的档案常是零散、不连续的，需要投入较多时间进行汇集整理。4　　第四，传统档案提取工作程序繁琐。由于储存资料量过大，在需要查询一份档案时，程序非常繁琐。需要经过向上级申请、查询编码、寻找档案等一系列复杂的程序。而且在寻找档案时，由于时间的作用，档案文本上有些许灰尘，经过挤压，档案在再次利用时很容易遭到破坏。其次，有些情况需要对档案进行复制，这样又增加了一道对档案消耗的程序。　　二、事业单位信息化管理的优势　　与传统档案管理相比，信息化管理具有明显优势，主要体现在以下几点。　　第一，档案管理工作简单。信息化的档案

4、管理工作，无论从录入、整理、存储还是提取方面，只需对计算机进行操作，系统自动就会完成。简化了档案管理员的工作，提高工作效率，保证工作质量。　　第二，档案存储环境优越。网络信息化的档案存储，只要电子化的资料存入到磁盘当中即可，也可以将档案进行网络备份，比如现在可以存入到“云”里。电子档案存储空间大，避免了档案过多而没有空间放的尴尬。与传统档案存储相比，信息化存储只有干燥、无磁场干扰的要求，而不必担心灰尘、虫蚀等环境的要求。　　第三，档案收集整理方便。信息化的档案收集可以打破时空的限制，档案管理员不需要经过部门和

5、上级领导的申请报告，通过电脑就可完成。提高了他们的工作效率。4　　第四，档案的提取快速便捷。在信息化档案管理中，当我们需要某份档案时，只需经过电脑操作就可提出，而不必担心在查阅时造成档案的破坏或流失，因为档案已提前进行了存储备份。当需要复制档案资料时，只需要按下电脑复制打印键就可轻松完成，档案提取工作准确快捷。　　三、如何加强档案信息化管理建设　　第一，提高档案信息化管理人员的素质。要想加强档案信息化管理工作，首先应当加强档案管理主体-管理人员的能力提高。档案信息化管理人员必须强化信息意识，提高对档案信息化管

6、理的重视。事业单位应加强对档案管理人员的信息化培训，如计算机水平的培训等。单位要不定期地对档案信息化管理人员进行培训测验，在提高计算机水平的基础上，也应提升对信息的获取、分析、提取和评估能力。档案管理人员只有不断地提高计算机水平，才能使他们的“硬件”措施有保障，才能保证档案管理工作的顺利进行；档案管理人员只有不断提高专业素质，才能在档案管理工作中发挥自身价值。此外，管理人员档案信息化能力的不断提高，可以极大地提高工作效率，降低劳动强度。　　第二，加强档案信息化管理的硬件建设。档案管理人员在档案管理信息化工作中

7、是主体，是软件设备；而档案信息化管理的硬件设备主要档案的存储载体，包括计算机、数字存储设备、数据库、网络等。在事业单位进行档案管理信息化之前，要先加大对数字资源设备的投入，包括设备的采购、更新、升级等。要想不断地获取存储更多的档案资料，单位需要购入足够的存储光盘，保证光盘存储空间够大，光盘使用和保存时间够长，只有这样才能降低存储风险，保证档案资料的安全。在选取硬盘设备进行备份时，应选取性能好、稳定、有较强的抗外界干扰能力，只有这样才能保证档案资料健康、有效的保存。4　　第三，保证档案信息化的连续性。在档案信息

8、化管理过程中，应按照顺序进行信息录入，不得断篇跳章，以保持档案信息的连续性。在进行信息转化更新时，要对旧档案进行整理，并编排成合理的资料进行归档。在复制档案时，要做好备份工作，防止档案变更、失真或流失。在更新升级存储设备或更换时，要提前对档案进行备份管理，对档案进行多次备份。有些单位仍然保持着纸质档案的保存，单位可以对档案进行电子化处理并传到网盘中，便于连续查阅。总而言之，保持连续并多次备份以确保万