档案管理信息化建设的思考

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1、档案管理信息化建设的思考：信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案在信息技术基础上的运动新规律，探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。　　关键词：档案；档案管理；信息化　　Abstract:Theinform

2、ationtechnologyhasalmostpermeatedallaspectsofsocialactivities.Asthetechnologybaseofmodernsocialactivities,itisgraduallychangingtheoperationmodesofsocialactivities.File,astheproductofhumansocialactivities,acpaniedbythechangeofsocialactivitiesoperationm

3、odes,ischangingessentiallyinform,transmission,storageanduseandsuchmovementrules.Peopleactivelyfacingtoinformationizationnotonlythepayattentiontofilecarrierformchange,findingasuitablesafetymanagementmethod,evenmoreimportantstudytheneovementruleofthefil

4、ebasedontheinformationtechnology,exploreandbuildneethodsbasedontheinformationmanagement.　　Keyanagement;informationization　　:G271：A：　　　　自上个世纪90年代后，互联X应用的普及和信息技术的兴起，带动了社会信息化的全面发展。互联X技术和应用的快速发展，不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一X络管理平台、跨部门信息共享和业务协同的方向发展。在信息化的大潮中，档案管

5、理这一传统部门必然要受到一定的影响。　　什么是档案？根据汉语词典的解释：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息”。我们将这一刻板的定义进行简单的概括就可以发现，档案的本质就是对过去发生事件的记录，这种记录是一种信息。但是信息化中的信息包含的不仅仅限于档案自身所记录的内容，它指的是将原始信息进行处理之后和其他信息形式相结合之后的新事物。所谓的档案信息化不是简单的为纸质档案“电子化”，而是指档案管理部门将现代信息化技术手段运用于档案的收集、整理、利

6、用等多个环节，实现对档案信息的高效利用，充分发挥档案的经济价值和社会价值　　一、档案信息化建设的作用　　档案信息化建设有两大目标：第一是将档案信息融入社会，能够在社会当中传播；第二是充分发挥档案自身作用，为社会发展贡献力量。档案信息化建设的重要标志，就是实现档案管理工作的信息化，即运用现代信息技术，借助计算机互联X技术，建立档案信息系统，在该系统中，可以实现对档案的建立、调阅、处理、检索，有效的将保护与利用相结合。档案信息化的作用主要有以下几个方面：　　1、缩短文献加工时间，提高档案信息的时效性。

7、在传统手工模式下，通常要经过确定题目、选择材料、编辑处理、整理出版四个环节才可以实现档案成果的最终形成。这样的模式下，不仅要耗费大量的人力物力，而且时效性不高，档案无法发挥它应有的作用。而通过档案信息系统则可以很好的解决这一问题，档案人员可以利用信息系统自带程序，自动生成所需要的档案，减轻了人员负担，提供了档案信息的时效性。　　2、档案信息化，可以缓解经费不足制约档案管理工作发展这一问题。档案信息成果的出版往往需要较多的资金支持，然而就目前情况来看，希望国家在短期内投入大量资金是不现实的。既然“开

8、源”较为困难，那么我们就应当从“节流”入手。档案信息化显然是不错的选项，不仅能有效降低管理成本，还可以加快档案编研成果的转化，有助于提高档案人员的工作积极性。　　3、档案信息化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案管理部门应当把握国家大力推进信息化建设的有利形势，制定合理方案，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为在将来“信息高速公路”中占有一席之地打下坚实的基础。　　4、档案信息化，有利于日后档案维护工作的开展。在手工条件下，若发现存在资料缺失的情况，只