浅析在新时期如何加强高职院校系部教学秘书工作

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1、浅析在新时期如何加强高职院校系部教学秘书工作　　摘要：高校教学秘书是一个特殊而重要的岗位，文章重点评价了教学秘书在教学管理中的作用，澄清了此前关于教学秘书工作的认识误区，全面分析了教学秘书的素质要求，并且就加强高校教学秘书队伍建设提出了具体的对策建议。　　关键词：教学秘书教学管理　　随着我国高等教育大众化局面的到来，高校教学管理改革逐步深入，教学管理日趋制度化、规范化和科学化，教学秘书作为教学工作的具体组织者、执行者，院系领导的助手，在新形势下必须及时转变教育思想，适应教学改革发展的需要，提高教

2、学管理水平。在高校系部教学管理中如何充分发挥教学秘书的职能作用成为摆在我们面前亟待解决的新课题。　　一、目前高校教学秘书工作存在的问题　　教学秘书作为高校教学管理中的重要一环，许多教学日常事务的处理依靠教学秘书。教学秘书在教学管理中具有协调沟通、参谋助手、管理建设、检查监督等重要作用。但目前高校的教学秘书队伍建设、教学秘书的普遍工作状态却不容乐观，存在许多问题，主要表现在以下两个方面：5　　首先，教学秘书处于被忽视地位，人员流动性大。在高校，教学及科研是高校的核心工作，衡量一所学校的主要标准是教

3、学和科研两方面。过于忽视教学秘书工作，认为教学秘书所作的工作只是排课、调课、统计成绩、管理学籍等简单的事务性工作，这样最终削弱了教学秘书工作的主动性和积极性。　　其次，教学秘书普遍存在着不同程度的职业倦怠，工作状态不容乐观。随着近几年来，高校逐年扩招，教学秘书的工作量越来越大，而严峻的就业形势使得越来越多的高学历人员走上教学秘书的岗位，工作任务的重复、烦杂，工作量的逐年增大，责任的重大、前途的渺茫使得越来越多的教学秘书身心疲惫，身体和情绪都处于极度疲劳状态，工作态度消极，产生职业倦怠感。　　这两

4、个问题一方面影响着稳定的专业化教学管理队伍的建设，另一方面影响到实际的教学管理效率和效果，从而直接影响到整个高校教学管理的质量。造成这种现状的原因是多方面的，高校的管理模式、教学秘书工作的自身特点、传统的人事管理方法等等都有关系。实际上，目前教学秘书队伍建设的不稳定性和教学秘书的工作状态与现有管理机制中对于这一职位的制度安排有密切的关系。下面我们就从制度安排分析一下造成这种状况的原因：5　　第一，缺少合理的职位发展定位。教学秘书被提升的机会很少，没有确定的晋升发展，这是教学秘书的普遍状况。在现有

5、的管理体制下，学校各类人员基本可以分为三个主要系统：最主要的是教学、科研系统，这一部分以教师、科研人员为主，由确定的职称晋升途径和制度。另一部分是包括辅导员序列在内的教辅人员，目前这一部分人的也逐渐建立起了较为合理的晋升发展制度。其次为学校的行政管理系统，作为管理的主体，其行政晋升途径也是较为清晰和稳定的。而教学秘书既不能作为教师、科研人员参与专职人员的技术职务晋升，也没有自成一体的合理晋升途径。这导致了教学秘书的发展前景缺乏稳定性和确定性，也是大多数教学秘书对本职工作丧失主动性的重要原因。　　

6、第三，缺乏统一的管理部门，没有归属感。教学秘书作为联系学校教务部门和各教学执行院系的纽带，作为各院系领导与广大师生之间的沟通桥梁，其实际的定位却模糊不清，与其工作职能不相吻合。在实际的工作中，教学秘书既受到教务部门的领导，又在院系领导的直接管理之下，但实际上造成了这样一种局面，两边的事情都要做，却没有确定的管理部门，造成教学秘书实际归属感的缺乏。　　二、对教学秘书的作用以及素质要求的再认识　　要想充分发挥教学秘书的作用首先在观念上要更新对教学秘书的认识。教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者

7、。教学秘书高效细致的工作，是保证教学工作正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。它是连接学校与院系之间、院系与院系之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。　　作为教学秘书也要在观念上充分认识到自己工作的重要性，进一步加强自身的思想品德与职业道德素养，增强责任意识与服务意识，强化工作的自觉性与主动性。5　　教学秘书的工作是繁琐而复杂的，它的涉及面非常广泛。每个学期开学前就要制定教学计划，安排教学任务，编排课表，安排老

8、师上课；开学后还要安排日常教学检查，对教师的教学计划、教学周历及教案进行检查督促；期末又要安排考试考查，布置老师出卷阅卷，登分统分及进行试卷检查与装订。同时还要负责对教学计划、教学日历、学生成绩及各种教学文件进行收集整理并存档。一个教学秘书成天呆在办公室好像总有做不完的闲杂事，有时候这边老师找那边学生找，忙起来就像陀螺一样。所以，这就要求教学秘书不能把自己看做是闲杂工，而要把自己培养成一个具有一定基层管理才能与实践操作能力的专业技术人员。　　三、改进教学秘书工作的措施，全面提升教学秘书素质　　针