文件制作与编码导则

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1、文件制作与编码导则一、为使公司文件、记录编写编码规范化，以便于归档和保管，特制作本导则。二、本导则适用于公司所有文件、表格的编写编码。三、本导则由行政管理中心负责编制、实施，各部门配合。四、程序。1、文件的编写格式①管理文件的编写格式：（1）采用标准A4纸。（2）页眉/页脚之页眉左边顶格有中国皇宇标识和“中国皇宇”字样。（3）页边距设置为2cm，（4）文件排字为横排。（5）字体统一选用黑体、楷体、宋体三种之一。（6）字号标题宜小二号字，内容宜五号字。②管理文件的正文内容包括：（1）目的（2）适用范围（3）职责（4）概要（5）相关的管理文件③其他受控文件的正文格式可

2、根据具体情况灵活设计，将编号/版本号标在第一页右上角。2、文件的编码方法□□/□□/□□/□□子顺序号顺序号文件类别代码公司代码①公司代码：HY(皇宇)①文件类别代码：管理文件——GL程序文件——CX计划文件——JH作业指导书——ZD外来文件——WL岗位职责——GW②顺序号各类文件顺序号按编写的先后顺序进行编号。外来文件按收到的先后顺序进行编号。③子顺序号一个顺序号有多个文件，则用子顺序号来区分。子顺序号为两位。3、表格的编码方法□□/□□--□□--□□--□表格顺序号子顺序号顺序号文件类别代码表格代码①表格代码：BG②文件类别代码：以文件编号为依据，哪个文件产

3、生的表格就编写哪个代码。③表格顺序号：一个文件产生多个表格，则以表格顺序号来区分。④表格的编号标在表格的右上角。⑤程序文件产生的表格在编号中取消子顺序号。5、文件的版本、版次的代码：①文件的版本号用大写英文字母表示，第一版用A表示，第二版用B表示，……依次类推。②管理文件的版次号用阿拉伯数字表示，第一次修改用“01”表示，第二次修改用“02”表示，……依次类推。③第三层次文件用文件版本与修改次数表示，第一版用A表示，第一版第一次修改用A01，第二次修改用A02表示，……依次类推。6、文件的版本、版次的更改：①管理文件版次修改五次后便更改版本，如第一版文件的版本号为

4、第A版，版次号为第5次修改，下一次修改后的版本号就为第B版，版次号为第0次修改。②其他受控文件的更改只需要更改版本（大量更改时，更改版本，局部更改或增添时，直接在用红笔划改，并做好标识，如A版第一次更改作“A01”标识，同时还要有更改签名和日期，但直接更改5次，下次更改必须换版）。7、表格的版本代码及更改。①表格的版本号用大写英文字母表示，第一次用A表示，第二版用B表示，……依次类推。②表格的更改只需要更改版本。③表格的版本标在表格的左下角编号的右边，以“/”相隔。