001.文件编写导则

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1、文件编写导则1目的规范公司内部管理体系文件、记录的编写。2适用范围适用于公司内部管理手册、程序文件、工艺技术文件、设备技术文件、部门专用文件、外部文件及记录的编制和管理。3职责3.1生产部负责《文件编写导则》的制定、发放、更改控制。3.2文件记录、编制部门负责实施。4内容4.1管理手册的编写要求4.1.1管理手册封面格式见附件1。4.1.2管理手册内容管理手册内容包含目录、发布令、前言、方针和目标、手册的管理、目的和适用范围、术语和定义、标准要求描述、附录等几个方面的内容：a.目录:明示本手册所包含的章节、排序。b.发布令:阐明管理手册的纲领性、权威性、发布实施日期。c

2、.前言:介绍公司的基本情况。d.方针和目标：阐明组织的宗旨方向和追求的目的。e.手册管理:阐明对手册的发放、更改、管理的基本要求。f.目的:阐明制定本手册的目的。g.适用范围:阐明本手册涉及的范围。h.术语和定义:对有关概念的解释或描述。i.标准要求描述:按管理体系所涉及标准的条款要求描述职责的分工和工作全过程。J.相关文件和记录:列明本要素涉及的相关文件和记录。4.1.3管理手册的编写、审核、批准、发放、更改、换版、作废、管理，执行《文件控制程序》。4.2程序文件的编写要求64.2.1程序文件汇总本封面格式见附件2。4.2.2程序文件格式内容见附件3。4.2.2.1目

3、的:阐明制订本程序的目的。4.2.2.2适用范围:阐明本程序工作所涉及的范围。4.2.2.3职责:阐明本程序工作涉及的主要部门及相关部门的职责。4.2.2.4程序要求:按工作的先后顺序描述工作的全过程。4.2.2.5相关文件和记录:列明本程序涉及到的相关文件和记录。4.2.3程序文件的编写、审核、批准、发放、更改、换版、作废、管理，执行《文件控制程序》。4.3三级文件的编写要求4.3.1三级文件封面格式见附件4，工艺规程等技术性文件的封面审批人分别设置为审核人和批准人。4.3.2三级文件内容格式见附件5。4.3.2.1文件目录：三级文件形成的文本页数较多时，可根据实际需

4、要按文件内容编制目录，以便查询。4.3.2.2目的:阐明制订本文件的目的。4.3.2.3适用范围:阐明本文件活动涉及的范围。4.3.2.4职责:阐明本文件活动涉及的相关部门及人员的职责。4.3.2.5内容:按活动的先后顺序描述活动的全过程。4.3.2.6相关文件和记录:列明本文件涉及到的相关文件和记录。4.3.2.7管理方案、计划等三级文件，内容时效性强，格式不确定性因素较多，可结合实际需要具体制定。4.3.2.8产品标准的格式及内容按相应国家标准的统一格式执行。4.3.2.9工艺技术文件、设备技术文件及部门专用文件的编写按4.3.1-4.3.2.8执行。4.3.2.1

5、0对临时作业指导、工作安排、通知、调度令等简单、临时使用、时效性强的指令性文件，文件编制部门根据实际需要确定具体格式，分类编号。4.3.2.11公司红头文件按红头文件一般格式要求进行制定,应严格履行文件的审批、发放程序，严格执行相关管理要求。4.3.3三级文件的编写、审核、批准、发放、更改、换版、作废、管理，执行《文件控制程序》。4.4文件编写注意事项64.4.1编制文件必须以相关标准要求为基础，具备标准要求的基本内容。4.4.2措辞精炼准确，不使用模棱两可或可能引起误解的语言，需要量化的尽可能使用定量描述，如对时间，温度的要求等。4.4.3对已有规定、作业规程或正在执

6、行中的有效文件，可直接引用，但须写明引用文件的名称及引用条款。4.4.4文件条款号排序方法以不超过五位数字为限，若有更具体的内容需区分时，则用小写英文字母作区别。4.5文件编号方法4.5.1管理手册及程序文件由生产部编号。4.5.2管理手册及程序文件的编号规则4.5.2.1管理手册编号AB-CD1-EFGXX-0修改次数文件编制部门号文件类别、层次号集团代号4.5.2.2程序文件汇总本封面编号AB-CD2-EFGXX-0～XX-0修改次数程序文件编号范围文件编制部门号文件类别、层次号集团代号4.5.2.3程序文件编号AB-CD2-EFGXX-XX-0修改次数该程序文件编

7、号文件编制部门号文件类别、层次号集团代号4.5.26.4公司管理体系内各子体系一、二级文件的编号方法参照4.5.2.1～4.5.2.3，文件属性代码按该体系名称的英文缩写具体确定。4.5.3工艺技术文件编号4.5.3.1产品标准编号(限出厂产品)Q/ABCXXX-XXXX年度号本标准的统一编号公司代号企业标准4.5.3.2产品接收标准编号Q/ABC-XX-XX-0修改次数文件编号文件编制部门号公司代号4.5.4工艺规程、检验试验规程、工序操作规程及作业规程编号AB-CDF3-GDXX-XXXX-0修修改次数文件编号（2～4位）文件编制部门