管理文件编写导则.doc

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1、CHEC.QD-CM-ZD-010-A华电青岛环保技术有限公司管理文件编写导则1目的本文件规定了管理体系文件编写的职责和要求，以便规范体系文件的编写。2适用范围本规定适用于本公司管理手册、程序文件、作业指导文件及记录的编写，其他文件可以参照执行。3术语和缩写本办法采用GB/T19000—2008中的定义。4职责质量安全部负责本规定的制定和解释，文件编写人员应按本规定编写管理文件。5工作程序及要求5.1版本管理管理手册、程序文件、作业指导文件以及记录按照以下规则进行版本的升级：初始版本号为A版，第n次修订表示为0n，记为A0n，当n=10或者有

2、重大修改调整时，版本号由A升为B，依次类推；记录与文件的版本管理相互独立。各部门需每年定期核查本部门的程序文件及作业指导文件的有效性，如涉及管理内容更改，需将相关文件升级版本，重新发布。CHEC.QD-CM-ZD-010-A华电青岛环保技术有限公司5.2文件编号规则5.2.1管理手册CHEC.QD/G.M-版本号（A、B、C……按续编排）；手册的英文缩写体系管理文件华电青岛环保技术有限公司5.2.2程序文件CHEC.QD/G.P-XX-版本号（A、B、C……按续编排）；文件顺序号程序文件的英文缩写体系管理文件华电青岛环保技术有限公司5.2.3

3、作业指导文件CHEC.QD/G.XX-XXX-版本号（A、B、C……按续编排）；文件顺序号部门代码体系管理文件华电青岛环保技术有限公司5.2.4记录表格5.2.4.1程序类表格P-XX（XX）-版本号（A、B、C……按续编排）；表格顺序号文件顺序号程序文件的英文缩写CHEC.QD-CM-ZD-010-A华电青岛环保技术有限公司5.2.4.2作业文件类表格XX-XXX（XX）-版本号（A、B、C……按续编排）；表格顺序号文件顺序号部门代码5.2.5部门代号部门代号综合管理部CM计划财务部PF市场营销部MD商务采购部CP技术质量部TQ生产管理部P

4、M5.3文件版式要求5.3.1页面设制——上边距：2.8cm——下边距：≥1.6cm——左边距：2.6cm——右边距：2.0cm5.3.2字号——文件标题：用3号；——文件正文：小4号；——封面见附录一。5.3.3字体CHEC.QD-CM-ZD-010-A华电青岛环保技术有限公司——文件标题和章条标题：宋体+加粗；——文件正文：汉字为宋体，数字和字母为TimesNewRoman。5.3.4首行缩进段落的第一行从左向右缩进2个字符。5.3.5行间距正文行间距：一般选固定值20~22，5.3.6标题的层次文件层次要求如下：文件可有六级标题，下一层

5、标题均为上层标题的子标题。一级标题：1，2……二级标题：1.1，1.2……三级标题：1.1.1，1.1.2……四级标题：1.1.1.1，1.1.1.2……五级标题：a)，b)……六级标题：1)，2)……5.3.7文件中的图表可以依照图的大小自由安排，以美观为主。5.3.8流程图说明流程图可根据实际情况自行采用各种方式绘制，如用VISIO、绘图工具等来画。5.3.9符号使用说明CHEC.QD-CM-ZD-010-A华电青岛环保技术有限公司5.3.9.1文件引用行文中引用规程或过程文档、技术文档时，使用《》（如《文件控制程序》）。5.3.9.2记

6、录引用行文中引用记录使用【】，如【管理评审报告】。5.310页眉与页脚公司内所有文件的页眉均如下例所示，左侧顶格为华电工程图标，右侧顶格为华电环保公司全称。页脚左侧顶格为文件名称，文件当前页码和总页码居中放置。页眉页脚中所有文字均为宋体五号字。页眉与页脚从文件正文部分开始出现。具体如下所示：华电青岛环保技术有限公司文件名称第2页/共10页5.4程序文件内容程序文件正文部分一般应包括(不限于)以下内容:5.4.1目的阐明编制该文件的目的和作用。5.4.2范围说明程序所控制的活动的适用范围。5.4.3定义CHEC.QD-CM-ZD-010-A华电

7、青岛环保技术有限公司根据需要给出理解该程序中使用的某些术语的定义。5.4.4职责──规定负责实施该项程序的部门或人员及其职责和权限；──规定与实施该程序相关的部门或人员及其责任和权限。5.4.5工作程序按活动的逻辑顺序描述活动的细节(可先画出简单的流程图)，根据实际需要可包括以下全部或部分内容：──规定应该做的事情(What)；──明确每一活动的实施者(Who)；──规定活动的时间(When)；──说明在何处实施(Where)；──规定具体实施办法(How)；──所采用的材料、设备、引用的文件等；──如何进行控制；──应保留的记录；──例外特

8、殊情况的处理方式等。5.4.6相关文件列出与本程序相关的文件编号、名称和版本号（不列版本号时适用该文件的最新版本）。5.4.7记录表格CHEC.QD-CM-ZD-0