档案管理内容和方式的探索.doc

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1、档案管理内容和方式的探索档案管理内容和方式的探索档案管理内容和方式的探索档案管理内容和方式的探索档案管理内容和方式的探索档案管理内容和方式的探索档案管理内容和方式的探索档案管理内容和方式的探索档案管理内容和方式的探索　　1研究背景　　本世纪以来，为回应数字时代的挑战，我国多个地方档案局先后建立电子文件中心的机构或项目，针对某行政区划内的机关电子文件，开展各种集中管理的实践，迅速吸引业内外人士的注意力，也引发了研究的聚焦，可以说电子文件中心的实践和研究高度互动、平行发展，形成了一个颇有特色和影响的领域。笔者于2013年4月7日选取中

2、国期刊全文数据库，以“电子文件中心”或“数字文件中心”为检索词，以主题为检索字段开展精确检索，共检索出174篇文献，其中“电子文件中心”命中文献168篇，“数字文件中心”命中文献6篇。电子文件中心是个固定的名词称谓，各地对其功能定位却并不一致，电子文件集中管理内容也有很大差异，或在查阅利用，或在长久保存，或在临时代管，或在系统建设，或在信息备份，形成一名多实的局面。在未有定论的情况下，电子文件中心实践仍在向纵深方向发展，以地方名称命名的各种电子文件中心“模式”纷纷出现并得以宣传推广。2010年，国家档案局行业标准“电子文件中心系统

3、功能规范”正式立项，是时候统一电子文件中心的定位了。揭示我国电子文件中心问题背后的实质，而不是简单肯定或否定某一种模式，可以为相关问题的解决提供基础。　　2研究方法　　鉴于研究的目的在于发现我国各种电子文件中心理论和实践背后的规律性内容，故而本文采用历史回溯的方法。笔者以文献调研为主，以实地调研为辅，对我国电子文件中心实践和理论的发展过程进行梳理，通过对发展动力、发展阶段、研究过程的回溯，发现我国电子文件中心问题的实质，是档案界对于数字时代地方政府对档案集中管理方式的积极探索，探索的结果在于坚守和拓展，所谓坚守，是对档案永久保存职

4、能的坚守，所谓拓展，是对除永久保存之外档案集中管理职能的尝试。　　3我国电子文件中心的发展阶段　　电子文件中心建设始于21世纪初，起初只是个别地方的探索性做法，经国家行政管理部门的大力推广和推动，短短十余年左右的时间，已在全国全面铺开，大致经历了起步、高潮、全面发展三个发展阶段。　　起步阶段　　该阶段的时间跨度从21世纪初到2007年，标志性事件是有关地方开始出现名为“电子文件中心”的建设项目。尽管同类的实践项目早于2004年，比如2004年4月青岛市数字文件中心建设完成并正式投入运行，12月通过鉴定验收；[1]但是我国档案学界习

5、惯于将2004年底江苏省常州市电子文件中心的启动视作我国电子文件中心建设的起点，随后带动了全国电子文件中心的快速发展。[2]2005年10月，第一个省级电子文件中心———安徽电子文件中心启动，[3]标志着电子文件中心建设范围由市及省。　　高潮阶段　　该阶段的时间跨度从2007年到2009年，标志性事件是全国各地大规模涌现“电子文件中心”建设项目。2007年4月26日至27日，国家档案局在江苏、安徽两省召开了全国电子文件中心建设经验交流会。此次会议经中共中央办公厅批准召开，重点研究全国电子文件中心建设情况。与会代表实地考察了江苏省常

6、州市、张家港市、江阴市和安徽省开展电子文件中心建设的情况，听取了天津、上海、江苏、安徽、山东、广东、四川、陕西等八个省、市档案部门开展电子文件中心建设的经验和做法。[4]参会的各地方档案部门回到当地之后，贯彻落实会议精神，开展本地电子文件中心建设。　　全面发展阶段　　该阶段的时间跨度从2010年至今。2009年底，国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议的讲话中明确指出：“努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展

7、。”[5]自此，电子文件中心建设已经成为各级综合档案馆的基本任务。　　4电子文件中心的发展动力　　是什么原因让一个新生事物在功能定位不统一的情况下，便以较大力度全面推开？我们认为有必要分析电子文件中心的发展动力。电子文件中心是我国特殊文件、档案管理背景下的产物，其诞生有三大动因：　　公开现行文件的需求　　1998年深圳市档案馆以“文档资料中心”的设置首开现行文件服务，为档案部门担此职责积累了实践经验。[6]在政务信息公开的巨大推动力下，2004年底，全国千余家档案馆都已开展了此项服务。[7]信息时代，政府文件大多以电子形式产生、处

8、理和发布。档案部门如果要成为政务信息公开的统一窗口，那么统一收集、管理政府机关的电子文件可以为之提供坚实的前提。　　集约化管理电子文件的需求　　“IT黑洞”以鲜明、形象化的比喻告诉人们：信息化投入将是一个持续不断的过程，而如何提高产出将是隐匿在信息