9第九章应用文写作概述1

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1、第九章应用文写作概述本章对秘书写作的特点，应用文的作用、产生与发展等问题作概括的阐述。一、秘书写作的特点秘书写作涉及的文种较多，了解它们的特点，有利于掌握每个文种的个性，增强写作的文体感。秘书写作的主要特点如下:1・综合性秘书部门是一个综合性的工作部门，其中包含的文字工作，同样具有综合性的特点。比如说上情下达要用下行公文,下情上达要用上行公文，平行和不相隶属的机关单位之间商洽工作，要用平行公文。此外，还要拟订计划、起草总结和讲话稿、调查研究、编发信息等等。处在这个岗位上，如果笔杆子不过硬，不善于写

2、多种体裁的文件、文章，就难以适应工作的需要。2.实用性文学艺术作品用形象说话，着眼于供人阅读、欣赏，对人的思想感情起潜移默化作用，应用文写作以事晓人，以理服人，旨在提高认识，规范言行，推动工作。秘书写作具有明显的应用性、实用性。由应用性、实用性特点所决定，秘书写作的内容必须真实，即要如实地反映事物的本来面目，实话实说，不容许任何意义上的想象、虚构。具体来说是：汇报成绩不夸大，反映问题不缩小，分析现象见实质，作出结论不片面。在这方面稍为失实、失真，就会给领导决策带来失误，给工作造成损失。3・政策性通

3、过秘书人员起草的文件、文章，大多数是直接传达、贯彻党和国家的方针、政策的。因此，政策性强是这类文章的共同点。即使是以反映情况、问题、经验为主的文字材料,提倡什么，反对什么，都要准确地体现政策精神。政策走样,会产生不良影响。4.直书其事，排斥曲笔文学作品讲悬念、讲含蓄，而应用文一般是开门见山,有话直说，不搞“犹抱琵琶半遮面”。由此决定实用文特别注重写好开头，使人一看就知道文件、文章的写作目的或基本看法，这对于准确地领会意图和快捷地办事很有好处。5.主要用逻辑思维通讯、新闻小故事用叙述和描写，调查报告

4、和工作总结有时也借用描写手段，用一点形象思维。但从总体上看，秘书写作主要用逻辑思维，侧重通过系统的分析、综合，使文字材料条理清晰，纲举目张。在表述方面它力求概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。6.有相对固定的文体格式秘书写作的是应用文，在应用的过程中逐渐形成了相对固定的文体格式。这些格式都是人们在长期实践中共同约定的，有一定的历史继承性，相对稳定。写作时要合乎约定俗成的习惯，特别是公文，要遵守特定的格式。7・讲求时效秘书写作是为解决现实存在的问题而写的，这就要求必须在规定的时间内写成和运转，不允许慢

5、条斯理，拖拖拉拉,否则时过境迁，问题变化了，你写出的文章无的放矢，也就毫无用途，连阅读都没有必要。而一篇文章当它完成使命以后，也就“刀枪入库，马放南山”了。8•语言要精确、朴实、通顺、简洁语言采用严格合乎语法规律的书面语言，条理要清晰,直截了当，晓畅不曲折，使人容易明白、执行，不能让人揣测或摸不着头绪。总之，要办什么事情，写清楚说明白就行,不要再加上一堆浮词虚语。二、应用文的作用在长期的发展过程中，应用文为推动社会的进步起到了不可替代的作用。具体讲，它有以下五个方面的功用:1・规范和约束人们的行为

6、应用文中有不少是法律文件以及根据宪法和各种法律制定的规章制度。它们经过一定的法律程序通过后，就具有法律约束力，在它所涉及的范围内对任何单位和个人都具有规范和限定的作用，任何人不得违反，除非制定和发布的机关经过修改重新发布。如《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国治安管理处罚条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党章程》等，都是一定范围内人们行为的规范和准则。领导机关所制发的下行文，如命令、决定、决议、意见、批复、公告、通告、通知等，是要求下级机关和有关人员遵照执行的，具有规范和约束的作

7、用。此外，经济活动中的各项技术标准、技术安全规程，民间的乡规民约，都对相关人员的思想和行为起到一定的规范和约束作用O2・协调关系，指导工作行政管理的重要内容是指导工作、协调关系，它通常是通过应用文来实现的。如为了更好地开展工作，各级党政领导机关常常通过通知、批复、通报、总结、计划、简报、意见等等形式，对下级提出要求、部署任务，或尽可能及时准确地把有关情况传达下去。下级则常常通过请示、报告、简报等形式向上级反映情况，请求指示和指导，以便上下一致,协调行动，共同完成工作任务。经济活动中的协议、合同等,

8、既是为了规范签约双方的行为，也是为了协调有关有各方的实际活动。3・传递信息、宣传教育、相互交流应用文在人们的社会生活中经常起到传递信息、宣传教育、相互联系和沟通的作用。如一则租房启事，一则产品广告，就把互不认识的供求双方联系起来；召开会议，发个通知，有关人就知道；联系业务，可用公函来往；等等。应用文像纽带一样，将人们彼此联系在一起，为加强人际往来，提高工作效率，促进经济发展起到积极的作用。4.用作凭据“口说无凭，有书为证”。应用文作为一种以记录实事为主的书面语体，对已有事实的存在和