合同资料管理

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1、为了适应公司新战略的发展，保障停车场安保新项目的正常、顺利开展，特制定安保从业人员的业务技能及个人素质的培训计划合同资料管理　　合同资料管理指南　　为建立和完善公司合同等资料的管理制度，加强对合同证据资料的收集、整理，减少在可能发生的诉讼中因无法举证而遭受不应有的损失，请相关部门按以下要求进行合同及相关资料的收集、整理及存档。　　第一章合同证据资料管理要求　　一、合同证据资料管理的主要任务　　1、合同证据资料的收集；　　2、合同证据资料的分类和整理；　　3、合同证据资料的归档和保存；　　4、合同证据资料的提供和使

2、用。　　二、保存合同证据资料的基本要求　　1、必须具备真实性　　证据必须是在实际实施合同过程中的，必须完全反映实际情况，能经得住对方推敲。　　2、必须具有全面性和完整性　　证据应能说明事件的全过程，所涉及的问题都有相应的证据，应能形成完整的证据链条，不零乱或支离破碎。　　3、必须符合特定条件目的-通过该培训员工可对保安行业有初步了解，并感受到安保行业的发展的巨大潜力，可提升其的专业水平，并确保其在这个行业的安全感。为了适应公司新战略的发展，保障停车场安保新项目的正常、顺利开展，特制定安保从业人员的业务技能及个人素

3、质的培训计划　　证据必须是事件发生时的书面文件。一切口头承诺、口头协议均无效。　　变更合同的协议必须由双方签署，或以各方签字的会议纪　　要的形式确定，且为决定性的决议。一切商讨性、意向性的意见或建议均不应算做有效的证据。　　所有证据资料均需严格保留原件。　　4、必须具备及时性　　证据是过程中的记录或对合同履行过程中有关活动的认可，通常，后补的证据很难被对方认可。如果书面材料无法搜集，就应当及时搜集视听材料。　　三、合同证据资料的管理方法　　1、公司合同资料的归口管理部门为经营部，各业务部门配合负责对本部门签订的所

4、有合同进行统一编号、统一登记、统一存档。　　2、公司建立有关合同签订、审批、履行、纠纷处理等情况的合同登记台帐。公司经营部设立公司的合同总台帐。　　3、合同承办部门应严格执行局和公司有关合同起草、会签、审批、签订、履行、变更的程序和规定。　　4、合同或补充协议签订后，合同承办部门应将合同原件提交本单位经营部和财务部各一份。业务部门签订的所有合同原件应提交公司经营部一份存档。目的-通过该培训员工可对保安行业有初步了解，并感受到安保行业的发展的巨大潜力，可提升其的专业水平，并确保其在这个行业的安全感。为了适应公司新战

5、略的发展，保障停车场安保新项目的正常、顺利开展，特制定安保从业人员的业务技能及个人素质的培训计划　　5、合同承办部门要积极跟踪和监督合同的履行，注意收集、保存有关合同履行的证据资料原件。合同履行完毕，合同承办部门应及时将与合同有关的全部资料原件整理归档，保存备查。　　6、合同承办部门要加强对合同资料的管理和归档。合同承办人员应定期将合同履行的有关资料原件按合同编号整理好，统一存放在　　公司经营部，不得随意处置、销毁、遗失。　　7、合同资料原件在发放过程中，要建立严格的签收制度。合同资料原件的借阅，要实行登记制度，

6、对不能按时归还的，应及时追踪、查明原因、追回原件。　　8、合同承办部门应按年度将履行完毕的合同档案资料移交给到公司经营部。经营部应组织对各部门所有合同资料进行全面核查、验收，制作完整的公司合同档案。合同档案由公司经营部保存和管理。　　四、合同证据资料管理中应注意的几个问题　　1、合同证据资料管理应着眼于全局目的-通过该培训员工可对保安行业有初步了解，并感受到安保行业的发展的巨大潜力，可提升其的专业水平，并确保其在这个行业的安全感。为了适应公司新战略的发展，保障停车场安保新项目的正常、顺利开展，特制定安保从业人员的

7、业务技能及个人素质的培训计划　　有别于普通文件资料，合同证据资料的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能像普通文件资料那样按时、定期上报整理，稍不留心就会出现遗漏、缺失。因此，在合同证据资料的收集、整理过程中，管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同证据资料的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同证据资料的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充。在实际的工作过程中，合同证据资料的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同证据资料，为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。总而言之，要

8、着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同证据资料收集的完整、及时，进而发挥应有功效，维护企业的合法权益。　　2、收集应及时　　这要求资料管理人员了解合同的办理情况，正式合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集。对于其他相关的合同证据材料、以及　　履行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的方法归档，避免合同证据资料的遗漏或时效的损失。