合同资料管理指南

《合同资料管理指南》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、合同资料管理指南为建立和完善公司合同等资料的管理制度，加强对合同证据资料的收集、整理，减少在可能发生的诉讼中因无法举证而遭受不应有的损失，请相关部门按以下要求进行合同及相关资料的收集、整理及存档。第一章合同证据资料管理要求一、合同证据资料管理的主要任务1、合同证据资料的收集；2、合同证据资料的分类和整理；3、合同证据资料的归档和保存；4、合同证据资料的提供和使用。二、保存合同证据资料的基本要求1、必须具备真实性证据必须是在实际实施合同过程屮的，必须完全反映实际情况，能经得住对方推敲。2、必须具有全面性和完整性证据应能说明事件的

2、全过程，所涉及的问题都有相应的证据，应能形成完整的证据链条，不零乱或支离破碎。3、必须符合特定条件(1)证据必须是事件发生时的书血文件。一切口头承诺、口头协议均无效。(2)变更合同的协议必须由双方签署，或以各方签字的会议纪要的形式确定，且为决定性的决议。一切商讨性、意向性的意见或建议均不应算做有效的证据。（3）所有证据资料均需严格保留原件。4、必须具备及时性证据是过程中的记录或对合同履行过程中有关活动的认可，通常，后补的证据很难被对方认可。如果书面材料无法搜集，就应当及时搜集视听材料。三、合同证据资料的管理方法1、公司合同资料

3、的归口管理部门为经营部，各业务部门配合负责对本部门签订的所有合同进行统一编号、统一登记、统一存档。2、公司建立有关合同签订、审批、履行、纠纷处理等情况的合同登记台帐。公司经营部设立公司的合同总台帐。3、合同承办部门应严格执行局和公司有关合同起草、会签、审批、签订、履行、变更的程序和规定。4、合同或补充协议签订后，合同承办部门应将合同原件提交本单位经营部和财务部各一份。业务部门签订的所有合同原件应提交公司经营部一份存档。5、合同承办部门要积极跟踪和监督合同的履行，注意收集、保存有关合同履行的证据资料原件。合同履行完毕，合同承办部

4、门应及时将与合同有关的全部资料原件整理归档，保存备查。6、合同承办部门要加强对合同资料的管理和归档。合同承办人员应定期将合同履行的有关资料原件按合同编号整理好，统一存放在公司经营部，不得随意处置、销毁、遗失。7、合同资料原件在发放过程中，要建立严格的签收制度。合同资料原件的借阅，要实行登记制度，对不能按时归还的，应及时追踪、查明原因、追冋原件。8、合同承办部门应按年度将履行完毕的合同档案资料移交给到公司经营部。经营部应组织对各部门所有合同资料进行全面核查、验收，制作完整的公司合同档案。合同档案由公司经营部保存和管理。四、合同证

5、据资料管理中应注意的几个问题1、合同证据资料管理应着眼于全局有别于普通文件资料，合同证据资料的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能像普通文件资料那样按时、定期上报整理，稍不留心就会出现遗漏、缺失。因此，在合同证据资料的收集、整理过程中，管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同证据资料的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同证据资料的归档范围,并随情况的变化不断进行修订和补充。在实际的工作过程中，合同证据资料的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同证据资料，为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地

6、。总而言之，要着眼金局，做到未雨绸缪，才能保证合同证据资料收集的完整、及时，进而发挥应有功效，维护企业的合法权益。2、收集应及时这要求资料管理人员了解合同的办理情况，正式合同文木一经签字、盖章、公证后就及时收集。对于其他相关的合同证据材料、以及履行过程屮当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的方法归档，避免合同证据资料的遗漏或时效的损失。3、收集范围应注意全面与准确要求合同资料管理人员熟悉相关的法律法规，了解合同的办理状况，保证不遗漏与合同有关的证据材料，能够准确、全面地反映合同的履行过程。4、

7、提供利用应注意规范鉴于合同证据资料的重要意义，管理部门或档案部门在提供利用时，除特殊情况外，一般不应提供原件，而是提供复印件，这样既方便了利用又减少了磨损；同吋对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施，以免泄露单位机密。5、管理部门与业务部门的协作互动要做好合同证据资料的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。管理部门应配合业务部门定期检查合同的办理情况，对办理结朿的新合同或补充协议等应及吋归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。另外，还应大力宣传合同证据资料的重要意义和相

8、关的法律知识，加强业务部门的资料证据意识，为合同证据资料的管理奠定良好的基础。第二章合同归档整理要求一、合同1、所签订的合同尽可能使用本公司的合同范本。2、公司要求留存合同原件三份。必须有签约双方的代理人签字和盖章，签订日期、合同号、双方信息准确、全而。签订的合同如有传真件、