[英语学习]新手如何在外贸业务中避免出错的总结

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1、新手如何在外贸业务中避免出错的总结（一）接到询盘收到每一个询盘都要有所记录，客户的名字，电话，公司名及其它相关的信息都要记在笔记本上。为每一个客户都建一个文档，联系过的信息及传输过的文件都要保存下来。在每个客户文档都新建两个子文件夹分别命名为：接收到的邮件，发出去的邮件;收到的邮件要定期导出。1、认真报价（1）与公司总经理核对最新产品价格（2）查当日最新汇率（3）核算FOB价格，报价以小数点三位结尾。（4）与货代联系询最新海运价格（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是装箱资料。（6）付款方式要确认2、

2、做样品（1）一定要客户确认样品在下单（2）寄出去的样品要及时的进行跟踪，联系客户，随时出集客户的反馈信息-7-（二）客户下单1、做PI（1）公司名称、客户名称一定要认真核对，要逐一检查。（2）PI号，PI的时间一定要正确。（3）商品名称一定正确（4）单价金额一定要核准。（5）总金额和大写金额一定要正确。（6）一定要有正确的本公司银行信息。（7）付款方式交货期要明确2.做合同（1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查（2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误

3、。（3）合同其他条款一定要做细做全（三）收到客户预付定金-7-（1）收到财务通知，马上核对款项来源，及时与客户沟通。（2）跟单员记账（3）收到客户银行水单通知，再安排生产。（四）.安排生产1、下订单给跟单员（1）要写清楚客户购买产品的名称、规格和数量（2）合同一定要做细，合同号，各个产品规格参数一定要写全。（3）数量、金额要仔细核对无误（3）验货方式要写详细、清楚（4）确认付款方式（5）确认出了问题的解决办法（五）跟踪生产进程（1）随时掌握生产进程，每天与跟单员沟通自己负责的订单的生产情况。（2）确认货

4、物尺寸、重量（六）联系货代安排运输1、要价格（海运或空运）（1）多找几个货代比对价格和船公司-7-（2）选定价格和货代公司2、给货代托单订舱（1）给托单，托运人信息，提货人信息，起始港和目的港，件重尺MarksandNosQuantity　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Descriptionofgoods　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Grossweight　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

5、　　　　　　　　　　　Measurement(CBM)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（2）HS编码、单位代码和海关注册码（3）确认订舱信息（七）报关单据（1）报检资料的制作:确认好起运港和目的港后,提前一个星期准备,包括的文件有发票（invoice）&装箱单(packing)&中英文销售合同(SalesContract)&报检委托书（从青岛出口时需要《报检委托书》正本），厂检报告（由采购部张师傅负责办理商检并提供厂检报告），商检局相关手续做完后，会提供<商检换证凭条>给到我司，以备报

6、关用；另外，不同港口有不同的操作要求，可配合报关行的要求进行相应的更改。详细如下文件要求如下：-7-a.发票(invoice):电子档发票打印即可；b．装箱单（packinglist）：按采购部提供的装箱单制作，要注意唛头及其它相关内容；c．中英文销售合同(SalesContract):要注意起运港和目的港，合同总金额及砂轮的总数量。d.代理报检委托书：从天津港出口不需要提供，从青岛出口时需要提供《报检委托书》正本;e．厂检报告：采购部负责办理商检的人自行制作；2报关文件的制作（提前一个星期准备）：a.

7、发票（Invoice）:电子档以及需要在财务部打印《河北省出口商品统一发票》，可出货前或者出货后打印；；b.装箱单(Packinglist):同报检c．中英文销售合同(SalesContract):同报检；d.代理报关委托书:由自己填写，一式三联，由代理报关行代买的。e.出口核销单（财务提供）：在递交件给报关行时，需在电子口岸中备案；异地报关时，要备对应的港口名；f．换证凭条：商检局相关手续做完后，会提供<商检换证凭条>给到我司，以备报关用；在寄出文件给报关行时，需将以上文件传真给异地代理我司报关的报关

8、行确认，确认OK后方案寄出；-7-（1）快递报关单证给货代报关（报关单、代理报关委托书、核销单、3份装箱单、1份销售合同、3份发票、商检换证凭条）（2）确认报关信息（八）交货运输1、通知客户打余款（1）通知客户货已生产完成，拍照（2）安排送货到指定仓库（3）如果有需要，安排客户验货3、运输货物到目的港（1）货物运出后要提单（2）货到港后付货代运费（3）货代要发票（4）货代核销单和报关单（九）快递单证给客户1、快递提单2、其他产地证，保险单等