费用报销管理规定(20120718)

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1、爱华仕运动用品有限公司文件名称　费用报销管理规定文件编号OIWAS-XZ-002版本／修改A/41、目的：规范公司在经营运作活动中，所产生的费用，作规范的报销管理。2、适用范围：适用于本公司于经营运作中所产生的需作会计入帐的费用报销。3、职责：3.1、公司行政部负责规定的制订与修改、解释；3.2、报销人负责报前详细申请、按单实施、填报；3.3、各部门负责本部门的费用申报、初步审核；3.4、客户服务部负责报销费用申请的核销；3.5、正/副总经理负责报销费用的最终审批；3.6、财务部核算组负责按规定与

2、标准对各部单据的复核；3.7、财务部资金支配组负责对已作核实、批准费用的支付与发放；4、内容：4.1、费用报销管理流程：报销费用申请核销填报合适报销单财务核算组按标准与申请审核财务核批与款项支付报销费用申请符合条件的：预支借款按公司标准流程申批费用实施与控制4.2、费用报销资料必须严格按会计信息质量要求的原则执行，强调：真实性、相关性、可比性、一致性、及时性、明晰性。4.3、所有非常规性费用报销，都必须提前以书面形式作费用申请。注：常规性费用，如直营分部的日常巡店交通费用、固定出货物流费等；非常规

3、性费用，如非日常的出差、促销活动、大型客情活动、资产购买等。4.4、特殊紧急情况无法提前作书面形式申请的，可口头向领导申请，事后必须补回书面申请，在申请上注明“已口头请示领导”并取得该位领导的签名。4.5、费用申请必须按公司规定和要求的表单《内部联络单》、《出差申请表》详细填写，除此两份表单外，其他格式，一律不作审批。4.6、费用申请的签核流程必须遵照《审批权限及流程管理规定》相关标准执行。每个审核环节必须在一个工作日内（24小时内，从收单时间起）完成，每个审核环节每个月允许有一次延迟、但最长不得

4、超过三个工作日。4.7、部门负责人，必须对本部的费用开支，按厉行节约、开源节流的原则，严格把控本部的费用开支，作好初步审核工作，并报递相关技术部门取得信息支持。4.8、客户服务部与本部文员必须对书面申请、报销单作好申报日期、事项、金额、备注登记《文件签/报登记表》，并及时跟踪审核进程。生效日期修订日期2012-08-01页码/页数5/5编　　制审　　核批　　准爱华仕运动用品有限公司文件名称　费用报销管理规定文件编号OIWAS-XZ-002版本／修改A/44.9、围绕单个项目或活动（如促销活动、公司

5、团队活动、资产购买等）的实施而产生的费用开支，事毕作报销申请时，必须附上《项目总结》，内容必须按5W2H的原则申报。（总结大纲：主题、人物、时间、地点、原因、计划与实施内容、总结经验与改善措施、费用明细）4.10、报销申报必须按要求填写合适的表单4.10.1、非本直辖市区域范围的出差、涉及住宿费用开支的出差报销，必须填写A4幅面的《出差费用报销单》4.10.2、不涉及住宿费用的出差报销，填写A4幅面的《日常费用报销单》；4.10.3、一般购物、非出差费用的报销，填写非A4幅面的《一般费用报销单》（

6、约1/3的A4大小）4.11、对报销原始凭证的要求：按《会计法》的要求，公司要求正式发票为报销凭证。由于特殊原因，无法提供发票的，必须在收据背后附上说明，并取得总监级以上的的同意和签名。4.12、费用的报销期限4.12.1、跨工作所在地直辖市的出差费用报销：4.12.1.1、总部人员超14天的出差，为保证出差人员手上的出差预备金的充裕性和反映当月会计费用核报的及时性，按一周一申报的原则，每周一将上周的费用和单据，用快递（到付方式）寄回公司总部作申报。4.12.1.2、总部人员非超14天的出差，返回

7、工作所在地后，在3个工作日内作申报。4.12.2、驻外办事处费用报销：为保证业务人员手上备用金的合理性和反映当月会计费用核报的及时性，费用必须按一周一申报的原则，每周一将上周的费用和单据，用快递（到付方式）寄回公司总部作申报。4.12.3、总部人员其他费用报销：事项完成后一周内报销。4.12.4、用于日常事务（办公设备、办公杂项之处、导购员管理、租金、房屋押金等费用）的预支款，申请人需在收到款项后一周内报销，需时较长的事务（装修费、货架制作等费用）的预支款，申请人需在收到款项后一月内报销，逾期一周

8、未能报销的每单罚款50元，一周以上每单罚款100元，依次递增。4.12.5财务部做为报销单收单部门，专人负责接收报销单，异常单据退回给销售部助理处理。4.12.5.1、驻外办上周费用报销单最迟接单时间为本周周六下班前；4.12.5.2、经销商部上两周费用报销单最迟接单时间为本周周六下班前；4.12.6、对于申报不及时的处理：费用实施后，没有及时申报核销的（以快递签收日期为准，退回的异常单不属于延期），按以下标准（延期时间不包含正常报销时间）作核报处理序延期报销时间实际核销金额1一周