公文处理规定

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1、公文处理规定1、总则1.1为规范招商港湾集团公文处理工作，特制定本规定。1.2公文是传达贯彻上级方针政策、发布规章制度、情况交流、信息沟通的重要工具。各单位必须重视并认真做好公文处理工作，切实提高公文质量和公文处理的效率。1.3集团企业管理部是集团公文处理工作的主管部门,负责公司公文处理，同时指导各分子公司的公文处理工作。各分子公司应按本规定的要求，规范本单位的公文处理工作。1.4各分子公司行政部门应配备专职或兼职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，具备相应的专业知识。1.5公文由各单位行政部门统一收发、分办、传递、立卷。公司公文归档参见《档案管理制度》。1

2、.6公文处理工作必须做到准确、及时、安全，必须严格执行有关保密规定，保守秘并积极采用先进的技术、手段，提高公文处理效率，逐步实现办公自动化。2、适用范围适用于招商港湾集团及下属分、子公司。3、公文种类与用语3.1公司常用的公文种类有：3.1.1命令：以上级向下级发布执行令（命令），用“命令”。3.1.2决议：经公司的程序通过或审批，对重大事项形成的方案或意见，用“决议”。3.1.3决定：对重大事项或者重大行动作出安排，用“决定”。3.1.4纪要：记载传达会议议定事项和主要精神，用“纪要。3.1.5通知：发布规章、制度、办法，转发上级单位，同级单位和不相隶属单位的公文，

3、批转下级单位的公文，要求下级办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用人员，用“通知”。3.1.6通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或内部重要情况，用“通报”。3.1.7通告（公告）：宣布重大事项，在较广泛的范围公布应当周知的事项，用“通告”。3.1.8报告：报告工作，反映情况，提出意见或建议，用“报告”。3.1.9请示：向上级请求指示、批准，用“请示“。3.1.10批示：向下级作出指示，用“批示”。3.1.11批复：答复请示事项、用“批复”。3.1.12函、复函：商洽工作、询问和答复问题、请求批准等，用“函”。回复来函，用“复函”。3.2各单位公文按上述规

4、定用语。4、公文格式与标注4.1公文主要由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄报单位、抄送单位等部分组成。4.1.1秘密公文视秘密等级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。4.1.1.1绝密是最重要的公司秘密，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害。4.1.1.2机密是重要的公司秘密，如果泄露会使公司的安全和利益遭受严重的损害。4.1.1.3秘密是一般的公司秘密，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害。4.1.2紧急公文视情况标明“特急”、“急”。4.1.3发文单位标识由发文单

5、位规范化简称，用蓝色标识；联合行文时，主办单位排列在前。4.1.4发文字号，由单位代字、年份、序号组成。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文字号的基本格式是“○○［年份］××号”。“○○”表示发文单位代字；“××”代表发文流水排序数，不加“第”字，不编虚位（即1不编为001）；年份应标全称。公司及各部门发文字号由公司企业管理部统一分配、掌握（见附件一），并根据公司管理架构变动情况作出适时调整。下属单位发文字号由本单位行政部门分配、掌握和调整。4.1.5公文应标明签发人，签发人为主签发人。联合行文时按发文机构顺序标明各单位的主签发人。4.1.6公文标题，应当准确简要地

6、概括公文的主要内容，一般应标明发文单位、事项和公文种类；标题中除法规、规定名称加书名号外，一般不用标点符号。4.1.7主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或简称；抄送单位和抄报单位指除主送单位外需要办理或阅知公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称。公司在一定范围内发送的公文，主送、抄送单位一般不具体列明，只标明有关单位的总称。详见《管理名词定义规定》。主送“各有关单位”，须在文件末尾主送栏具体标明主送的单位。抄报、抄送不使用“各有关单位”的总称，而应具体标明相关单位。4.1.8公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。4.1.9成文日期以领导签发日期为准；

7、联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准。会议通过的文件以通过日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。4.1.10纸质文件除会议纪要外一律加盖印章，电子文件以电子方式签章。4.1.11公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在成文日期下一行。“请示”及其他需要回复的公文应在附注处注明联系人的姓名和电话。4.1.12公文用纸为A4型，左侧装订。4.1.13公文文字从左至右横写、横排。主要要素的字号、字体为：4.1.13.1秘密等级、紧急程度、签发人、文件编号，为黑体12号字；4.1.13.2标题为宋体16号加粗，正文为