从选硬件到选方案办公打印设备采购

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1、从选硬件到选方案办公打印设备采购四川绵阳某电子企业陈先生："关键是要有成套的解决方案，才能让我们更方便地做出选择。"山东临沂某制药企业于先生："自动化、信息化、维护便捷化、成本最优化，这些都需要进行综合对比才行。"广东揭阳某中学老师林先生："办公打印设备需要长期的后续服务，因此非常需要厂商提供一整套成熟的解决方案。"…在最近对《微型计算机》读者的一项网络调查中，很多用户都表达了对文印管理解决方案的迫切需求，高达61.54%的用户表示需要办公打印设备厂商提供更完善的解决方案。这样的结果预示着办公自动化的发展正在步入一个新的阶段。如果把打印机、复印机、扫描仪和传真机一起进入办公室作为办公自动

2、化1.0时代的话，那么办公设备与网络技术的融合、以及完整解决方案的出现，就预示着办公自动化2.0时代的开端。当用户和管理员在为办公室设备既多又杂而焦躁的时候，更高效、更便捷的文印管理解决方案为企业带来了新的思路：从买产品到买方案，从独立到融合，从散乱到可控，一切可以变得更简单！集中管理安全高效企业文印管理的核心随着企业内办公环境的网络化程度越来越高，文档输出泄密、设备管理繁琐、操作方式单一、工作效率低下等问题渐渐浮出水面。伴随着复印打印需求的不断增长，办公文印设备和输出的文档也越来越难以监控，错误和重复操作也造成了大量浪费。目前的企业环境中，大家已经接受了对电脑、服务器的集中管理，相关企

3、业也推出了各类解决方案以满足用户需求。同样是信息类产品，办公打印设备的集中管理和安全问题，在企业中却往往被忽视，成为一个急需弥补的空当。而随着企业规模的扩大，这个空当往往会带来无法弥补的后果和损失。随着办公打印设备的发展，企业文印管理过程中需要解决三个方面的问题：1.成本控制：办公设备采购缺乏规划、设备庞杂，采购成本、维护成本、耗材成本以及资产管理的人力时间成本增高，却又难以明确责任。2.信息安全：在文档输出过程中，缺乏有效的安全机制，导致企业敏感文件泄露的风险极大。3.办公效率：设备功能与实际应用不匹配，或大量资源闲置浪费，或资源无法满足业务需求，无法有效提升办公效率。无序的企业办公环

4、境上述三个方面的问题如果解决不好，会给企业的经营运行带来巨大的隐患。通常情况下，企业中的文印业务只有10%的成本是清晰可见的，包括打印机、纸张、硒鼓、维修费用等；而其他包括网络管理和维护、基础设施、最终用户操作和停机时间、软件等隐性成本却往往被忽视。实际上，很多企业都承担了一些不必要的成本，例如企业的不同部门都会购置专门的办公打印设备，却没有统一的规划，造成各个部门之间各自为政，最后购买随着企业内办公环境的网络化程度越来越高，文档输出泄密、设备管理繁琐、操作方式单一、工作效率低下等问题渐渐浮出水面。伴随着复印打印需求的不断增长，办公文印设备和输出的文档也越来越难以监控，错误和重复操作也造

5、成了大量浪费。企业的发展对文印管理提出了要求除了成本控制，信息安全也是企业改善办公打印设备管理的一个重要方面，IBM收购Lotus的内幕交易案就是这方面最著名的案例之一。1995年3月，IBM向Lotus提出友好收购建议，当时Lotus的股价在30美元~35美元之间，而IBM最终的收购价为64美元。但在收购过程中，IBM一位女秘书劳伦从公司的复印文件中看到了IBM收购Lotus的协议，并在正式宣布前通过朋友购买了大量的股票。最终这个消息传了出去，共有25人根据这一消息购买了Lotus的股票获利130万美元，结局则是相关人员被提起内幕交易诉讼并处以罚款。而在我们身边也会出现很多类似的事情，

6、往往一个销售同事获得了企业特批的价格，却在给客户打印报价单时不小心被别的销售同事看到，在企业内部挑起事端；而人力资源行政部的同事，也遇到过印工资条时，不注意让其他员工了解到了非本人的薪资信息，带来很多不必要的麻烦。提高办公打印设备的可管理性是一个重要课题科技的发展是为了在提高效率的同时更加节省人力，人们都希望一些规律化的事务能够更多地交给机器管理，因此更希望机器能像人一样智能。但随着办公规模的扩大，办公设备的增多，耗费的人力成本却有增无减。办公打印设备为高速办公提供了帮助，然而任何机器都需要维护和保养，偶尔的卡纸、缺纸或碳粉不足都会影响办公的流畅性。而在解决种种小问题的过程中所耗费的寻找

7、相关人员、查找问题原因的时间有时比解决问题耗费的时间更久。而机器的使用情况又难以监控，如何及时平衡每台机器的使用率，针对使用率较高的机器进行重点维护也成为问题。多元化的办公方式需要的是一元化的设备管理，优秀的文印管理系统不应该单单只解决文档的管理问题，也应该对设备进行有效的监控。文印管理的部署包括了多个方面和步骤设计、采购-文印管理的思路企业应用文印管理解决方案，并不是一个简单的采购过程，而是需要遵循一定的规律和步骤。从目前的情况看