座机电话使用管理规定3篇.doc

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1、座机电话使用管理规定3篇座机电话使用管理规定旨在保证公司正常联络通讯，节约公司电话费用。下面是座机电话使用管理制度，欢迎参阅。　　座机电话使用管理规定1一、目的为进一步规范服务标准，树立良好的企业形象;为保证公司通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，特制定员工电话使用制度。二、适用范围本制度适用于公司全体员工。三、电话、拨打电话1.打电话的时间应尽量避开上午8点前、晚上6点以后的时间，还应避开晚饭时间、午休时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，一般以3-5分钟为宜。2.通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通

2、话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。3.拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称;应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。4.使用电话时严禁在电话上闲谈;不允许使用公司电话打私人电话。、接听电话1.标准用语公司前台服务人员的统一用语：“您好!香港俏妈妈，有什么可以帮到您?”直接面对外部客户的部门的统一用语：“您好!香港俏妈妈**部门，我是***。”面对公司内部职能部门统一用语：“您好!**部门，我是***。”接听电话时，不允许说一些低级的词语或一些不礼貌的语句;不准用粗鲁的语气叫人，

3、应先说出职位。接听时。一般由专门人员接听，新员工对企业情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。2.接听电话的规范在电话响三声接听电话，超过三声接通应致歉“对不起，让您久等了”。接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作。在接听电话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时应答，给对方以积极的反馈;通话不清楚或听不明白时，要马上告诉对方。声小时。对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方,“对不起，声音有点小。”中断时。通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。接听到客户的电话避免客

4、户在电话中等候的处理原则：①告知客户预估时间，让客户选择等待或稍后回复;②如预估时间可能超过1分钟，让客户留下电话，稍后给回复;最好不要让客户在电话中等待的时间超过1分钟。、代接和转接电话1.原则上接到不属于自己分管的业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同事，请他给客户回电话，解决问题。2.如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。3.通话时。通话时如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后

5、再呼喊接话人。4.转接电话的规范：不要让顾客等太久;假如要让顾客等待，一定要先致歉，告诉对方要等多久，提供选择;假如处理需要时间，可以建议选择“再回电”或其他;在转接之前先记录下来电者的电话;假如等候的时间过长，每20秒再问是否还要继续等;转接过去时：“谢谢您的等待”。5.如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。、接听投诉电话在处理顾客投诉时，以倾听顾客抱怨的方式来稳定顾客情绪;并尽快将电话转接到有经验的主管或经理来处理。结束语谈话结束，表示谢意(“感谢您的致电，再见。”、“谢谢，再见。”，等待对方先挂电话。四、本制度于发布之日

6、起实施，若有遗缺，再行补充。电话登记表　　座机电话使用管理规定2公司为方便每位员工的正常联络工作，给每位办公室人员配备电话一台，且没有设置长话限制。为保证公司正常联络通讯，节约公司电话费用，特制定本制度。一、公司电话只可用于处理工作上的事务，原则上不允许处理私人事务。如有紧急情况需拨打时，经主管批准后方可拨打市内电话。二、不允许使用公司电话拨打私人长途电话。三、业务人员尽可能使用电子邮件和客人联系沟通，如遇紧急情况向业务经理汇报或批准后方可拨打国际长途电话。四、办公室人员应及时接听电话，一般铃响不超过3声。如受话人员不能接听，离其座位最近的人员应主动代为接听电话，做好电话记录

7、，不应置之不理。五、拨打电话时应言简意赅，把问题集中说清楚，避免反复拨打电话，严禁长时间占用电话线路。天有与天之行之间通话应尽可能使用台式手机。六、每月定时打印电话清单交行政部审核。行政部对于发生的大额通讯费用应予以核查，对于长时间占用电话处理私人事务者将予以经济处罚。七、办公室人员应定期清洁自己座位上的电话机，一旦发现电话线路发生故障，应及时报修。江苏天有贸易有限公司　　座机电话使用管理规定3一、职责1、管理部：负责开通国内、国际长途电话的审批,电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的统