礼貌原则下传递负面信息商务信函用词策略

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1、礼貌原则下传递负面信息商务信函用词策摘要：礼貌原则是商务英语信函写作的基本要求。如何更加有效地在传递负面信息的商务信函中体现礼貌的原则，如何从用词角度来补偿这类本质上威胁收信人面子的行为，以及达到照顾双方积极与消极面子的目的，对于商务活动的成败以及双方贸易关系的维持有着至关重要的作用。关键词：负面信息；商务信函；词汇策略中图分类号:H315文献标识码：A文章编号:1673-2596(2013)10-0221-02商务交往过程中存在许多的拒绝言语行为，在这些行为中充分体现了不礼貌及其冲突本质。通常情况下，写信人在英文商务信件表达拒绝信息时

2、有两个目标需要达到：第一个是其主要目标，即传递坏消息，第二个是次要目标，即和读者保持良好的关系。写信人要时刻清楚他自己任何不恰当的拒绝行为都可能意味着客户流失以及公司的经济损失。英文商务信件以上的特点说明写信人在写作过程中必须时刻保持警惕，避免拒绝信息的不当传递。因此，在布朗和列文森的面子理论的基础与指导下，本文主要从词汇学角度出发，探讨礼貌原则在英文商务拒绝信件中的使用。传递坏消息的商务信函易给收信人造成损失，因而会伤害收信人的正面面子。所以，在具体表达方式上，坏消息商务信函中的措辞应尽量使用模糊语，避免直接使用否定的词汇。在确保信息

3、准确性的前提下，通过多种用词策略来体现礼貌原则。一、使用正面的词语和表述商务信函中经常会涉及有关负面信息的表达和传递。为了尽量减小由负面的、否定的信息对交际双方关系带来不利的影响，最大限度维护对方，即坏消息接收方的面子，我们应尽量减少使用那些具有强烈否定意义的相关词汇。如cannot,forbid,fail,impossible,refuse,prohibit,restrictanddeny等，这些词汇的使用在口气上相对生硬,表达上过于直接。对于坏消息的接收方而言，它所带来的消极影响也被进一步放大。在处理外贸关系中，如何给对方留下一个良

4、好的印象是写信人首要考虑的基本要素，也是交流获得成功的基础。比较下列两个句子：(1)Pleasedonotexpectustosendyoutheformsyourequestedifyoucarelesslyomittedtheidentifyingnumbers・(2)Ifyouwillsendustheformnumbers,wewillbegladtosendyouallthepapersyourequested.从上面例句比较可以看出，例句(1)在措辞上显得生硬，突出了不友好的负面的情绪。这个句子出现在拒绝对方要求的商务信函中

5、，是属于典型的坏消息。句中使用了donotexpect这样具有强烈否定意义的表述，有对收信人的指责之嫌，态度上也比较傲慢，没有顾及到对方的感受。例句(2)使用了we'11begladto…这样的表述，向对方传达了肯定的意思，语气上也更加友好热情，通过这种正面的积极的表述，易于给对方留下好的印象，减小给对方带来的损失，充分顾及了收信人负面面子的需求，从而也更有利于双方今后的合作关系，从而在行文上也更符合商务信函的礼貌原则。二、使用模糊语根据Brown和Levinson的面子理论，我们要表达负面的或者否定的信息时，有可能使信息接收方的面子受

6、损，从而对双方后续关系的发展产生消极影响。在这种情况下，模糊语的使用可以使我们的表达显得更含蓄，伸缩度和灵活性也更强。且对双方都留有余地，情感上也更易于接受。何自然在讨论“面子理论”时提出了3个避免伤害面子的策略，其中之一便是间接礼貌策略：避免直言不讳，或者提出客观根据，对话语作出间接评估，如Ithink/believe/wonder/suppose等。例如：(1)I'mafraidwecan'teffecttheshipmentasyoudemand.(2)Iwonderifyoucanchangethetermsofpaymentt

7、oclosethisdea1.・这两个例句中，起模糊作用的就是afraid,wonder这两个关键词。如果将这两个词删除的话，原句就变为：Wecan"teffecttheshipmentasyoudemand.Youcanchangethetermsofpaymenttoclosethisdeal.比较上述两组例句，不难看出，例句(3)(4)在表达上更加委婉，给双方的进一步协商合作留有余地。即使协议不成，也很大程度上缓和了可能造成的尴尬局面。而后面两句显然在语气上更加生硬，态度上也缺乏努力达成协议的合作性，给对方感觉会比较傲慢，合作的成

8、功性降低。三、使用否定连词在坏消息商务信函中，不愉快的信息往往通过间接的方式来表现，以使对方有个逐渐适应接受的过程，不会让对方感觉唐突以至难以接受。否定连词用在坏消息商务信函中可以达到保存对方面子的目的。一